Видаткова накладна супроводжує чи не кожну операцію з продажу або придбання товарів. Поки все проходить без проблем, про неї майже не згадують. Але коли виникає спір щодо поставки, кількості товару чи розрахунків, саме вона може стати важливим підтвердженням операції.
Давайте розберемося, як бухгалтеру чи ФОП правильно працювати з цим документом, на що звертати увагу та як виглядає зразок накладної.
Що таке видаткова накладна?
Видаткова накладна — це документ, який підтверджує, що продавець передав товар, а покупець його отримав. У ній прописують, що саме відвантажили, скільки та за якою ціною.
Простими словами, це доказ того, що речі дійсно перейшли від одного власника до іншого. Саме на підставі видаткової накладної продавець списує переданий товар з обліку, а покупець оприбутковує його.
Видаткова накладна є первинним документом, якщо вона містить усі обов’язкові реквізити та підтверджує факт здійснення господарської операції.
Які дані має містити бланк накладної?
Для накладної на товар немає єдиної затвердженої форми. Підприємство може розробити власний бланк і додати до нього потрібні для роботи дані. Головне, щоб документ містив усі обов’язкові реквізити, передбачені законодавством для первинних документів:
- назву;
- дату складання;
- назву підприємства або іншої особи, від імені якої складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиницю вимірювання товару;
- дані, які дають змогу ідентифікувати осіб, відповідальних за здійснення операції та її оформлення, зокрема підпис або інші дані.
Підприємство може додати й інші реквізити, якщо вони потрібні для обліку або контролю операції. Такі правила передбачені статтею 9 Закону № 996-XIV та Положенням № 88.
Шаблон видаткової накладної представлений на зображенні праворуч.
Хто виписує та підписує видаткову накладну?
Зазвичай документ оформлює постачальник, оскільки саме він передає товар покупцеві. Видаткову накладну підписують уповноважені представники обох сторін. З боку постачальника — це особа, яка відповідає за відпуск товару, а з боку покупця — та, яка його приймає.
При цьому важливо, щоб працівники мали право підписувати первинні документи від імені підприємства. Такі повноваження можна визначити внутрішнім наказом або розпорядженням.
Для представника покупця цим підтвердженням може бути довіреність із правом приймати ТМЦ та підписувати документи про їх передачу.
Які правила та порядок заповнення видаткової накладної?
Накладну заповнюють під час здійснення операції або безпосередньо після її завершення. Дані про товар мають відповідати фактичній передачі та документам, що супроводжують продаж. Якщо покупець повертає товар, операцію також потрібно оформити належним чином, зокрема, може знадобитися накладна на повернення.
Як ми вже писали вище, підприємство може використовувати власний бланк, якщо він відповідає вимогам до первинних документів. Головне — не форма сама по собі, а наявність необхідних реквізитів і можливість підтвердити зміст господарської операції.
Зразок видаткової накладної, яка вже заповнена, ви можете переглянути на зображенні праворуч.
Видаткова накладна ФОП
Видаткова накладна від ФОП (фізичної особи-підприємця) та від юридичної особи (ТОВ, ПП, ПАТ тощо) має однакову юридичну силу та містить однакові обов’язкові реквізити.
Проте є кілька невеликих нюансів у заповненні, на які варто звернути увагу.
Реквізити сторін
- Для ФОП у полі “Постачальник” чи “Покупець” вказується “ФОП [Прізвище, Ім’я, По Батькові]”, а також його реєстраційний номер (ІПН — 10 знаків).
- Для ТОВ/Юросіб вказується повна або скорочена назва компанії (наприклад, ТОВ “Альфа-Ком”) та код ЄДРПОУ.
Підписи та посади
- У юросіб документ зазвичай підписує директор, головний бухгалтер або менеджер за довіреністю. Обов’язково зазначається назва посади.
- У ФОП підприємець підписує документ особисто. Оскільки у ФОП немає директора, у полі посади зазначають просто “ФОП” або “Фізична особа-підприємець”. Якщо товар видає найманий працівник ФОП, він підписує накладну на підставі довіреності чи наказу.
ПДВ (Податок на додану вартість)
Це залежить не від форми діяльності (ФОП чи ТОВ), а від системи оподаткування:
- Якщо ФОП є платником ПДВ, він, як і ТОВ-платник ПДВ, зобов’язаний виділити податок окремим рядком і нарахувати 20% (або іншу ставку) на вартість товару.
- Якщо ФОП працює без ПДВ, у графі “ПДВ” пишеться “Без ПДВ”.
Яка відмінність видаткової накладної від інших документів?
Видаткова накладна — не єдиний документ, який оформлюють під час продажу товару. Щоб не плутати її з рахунком-фактурою чи товарно-транспортною накладною (ТТН), давайте розберемося, чим вони відрізняються.
Видаткова накладна та рахунок-фактура
Рахунок-фактура використовується для виставлення покупцю суми до оплати та сам по собі не підтверджує передачу товару. Видаткові накладні, навпаки, фіксують саме факт відпуску та отримання товару.
Видаткова накладна та ТТН
ТТН пов’язана насамперед із перевезенням вантажу автомобільним транспортом. Вона містить дані, які необхідні для оформлення транспортної операції.
ТТН і видаткова накладна можуть оформлюватися одночасно. Одна підтверджує відповідну транспортну операцію, інша — передачу товару між сторонами.
Чи можна створювати накладну в електронному форматі (зразок накладної на товар)?
Розхідну накладну не обов’язково друкувати — її можна повністю вести в електронному форматі. Наприклад, створювати та обробляти цей документ зручно в онлайн-бухгалтерії Dilovod. Електронний формат значно спрощує роботу. Ви миттєво надсилаєте накладні контрагентам, відстежуєте стан їх підписання та заощаджуєте час на друку й доставці. Усі документи зберігаються в єдиній системі, тож знайти потрібний файл можна за декілька кліків.
Щоб електронна накладна мала юридичну силу, її підписують кваліфікованим електронним підписом (КЕП) уповноважені представники сторін.
Про те, як створити видаткову накладну онлайн в Dilovod, ми детально описали в покроковій інструкції.
Як виправити видаткову накладну з помилкою?
Якщо у видатковій накладній виявили помилку, її потрібно усунути так, щоб після внесення змін можна було визначити правильні дані, дату виправлення та осіб, які його здійснили. Порядок такого коригування встановлює Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну № 88.
Для паперової накладної помилковий запис виправляють коректурним способом: невірні дані закреслюють однією рискою, поруч зазначають правильні, а виправлення засвідчують написом «виправлено», підписами відповідальних осіб і датою.
Якщо помилка стосується даних, які визначають зміст операції, наприклад, кількості, номенклатури, ціни або сторін, коригування має достовірно відображати фактично здійснену операцію. У таких випадках може знадобитися оформлення нового документа замість помилкового.
Які терміни зберігання видаткових накладних?
Видаткові накладні потрібно зберігати не менше 1825 днів, тобто 5 років. Такий строк передбачений підпунктом 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Відлік починається з дня подання податкової або іншої звітності, для складання якої використовувалися ці документи. Якщо декларацію не відправляли — відлік ведеться від граничного строку її подання.
Висновок
Правильно оформлена товарна накладна допомагає підтвердити передачу продукції і відобразити операцію в обліку. Тепер ви знаєте, які дані має містити документ, хто його підписує та як діяти у разі помилки. А щоб було простіше застосувати ці правила на практиці, тримайте під рукою приклад накладної, наведений у статті.
Щоб спростити роботу, з документом можна працювати в електронному вигляді. В Dilovod видаткова накладна створюється в кілька кроків, а на її підставі — формуються інші файли, пов’язані з реалізацією.