У логістиці товарно-транспортна накладна супроводжує кожне перевезення і виконує одразу кілька важливих функцій. Що означає ТТН для вашої бухгалтерії, яка інструкція з її оформлення, які штрафи та відповідальність за неналежне заповнення або відсутність документа — все це та інше розбираємо далі в статті.
Що таке ТТН і які її функції?
Як розшифровується ТТН? Це товарно-транспортна накладна — єдиний для всіх учасників транспортного процесу первинний документ, який фіксує факт перевезення товару. Простими словами, ТТН — це «паспорт» вантажу на час його перебування в дорозі. ТТН підтверджує, що товар законно переміщується від однієї точки до іншої, і зв’язує між собою відправника, перевізника та отримувача.
ТТН виконує кілька функцій.
- Офіційне засвідчення угоди. ТТН має повну юридичну силу і слугує головним доказом того, що відправник та транспортна компанія уклали договір на доставку вантажу.
- Розподіл відповідальності. Документ визначає обов’язки та права відправника, водія та отримувача. У ньому зазначаються точний час, місце й умови, яких сторони зобов’язані дотримуватися в дорозі.
- Пропуск для митниці. При перетині кордону накладна стає головним документом для митного контролю, оскільки детально розкриває всю інформацію про товар та маршрут його руху.
- Фундамент для обліку. Для бухгалтерії ТТН є підставою, щоб нарахувати плату за доставку, виставити рахунки-фактури та списати чи оприбуткувати ТМЦ.
- Головний аргумент у суді. Якщо між партнерами виникає конфлікт або податкова ставить під сумнів реальність угоди, саме ТТН засвідчує, що товар дійсно перевозили.
Такий широкий спектр функцій перетворює ТТН на інструмент захисту та контролю вашого бізнесу.
У яких випадках ТТН є обов’язковою?
Оформлення ТТН є необхідним у наступних випадках.
- Залучення стороннього перевізника. Якщо для доставки товару ви наймаєте транспортну компанію або приватного перевізника на договірних умовах.
- Перевезення підакцизних товарів. Незалежно від того, чий транспорт використовується, доставка алкоголю, нафтопродуктів або тютюнових виробів вимагає спеціальних форм ТТН.
- Доставка товару покупцеві його коштом. Коли перевезення оформлюється як окрема послуга і оплачується додатково до вартості товару за договором купівлі-продажу.
Проте існують ситуації, коли ТТН не потрібна. Це випадки, якщо:
- продавець везе товар покупцеві самостійно і вартість доставки вже закладена у ціну товару (достатньо звичайної видаткової накладної);
- покупець сам забирає товар зі складу продавця власним транспортом і перевозить його для потреб своєї компанії.
Знання цих нюансів допомагає бізнесу уникати зайвої паперової роботи або вчасно запобігати штрафам.
Хто має оформлювати та підписувати документ?
Процес створення та завірення товарно-транспортних накладних — це командна робота, в якій залучені три сторони. Кожна з них має визначений алгоритм дій та зону відповідальності.
Обов’язки вантажовідправника
Хто виписує ТТН? За загальним правилом саме вантажовідправник є ініціатором створення ТТН. Він зобов’язаний виписати документ до моменту виїзду автомобіля, вказати точні реквізити сторін, відомості про вантаж та пункт призначення. Відправник підписує документ і засвідчує, що передав товар у належній кількості та якості.
Роль перевізника
Водій (або експедитор) є матеріально відповідальною особою під час руху вантажу. Коли він приймає товар, то має перевіряти відповідність фактичної кількості місць тим даним, що вказані в накладній. Потім водій ставить свій підпис у ТТН, підтверджує, що прийняв вантаж, і зобов’язується доставити його в цілісності.
Дії вантажоодержувача
Вантажоодержувач приймає доставлений товар, звіряє його з даними в ТТН і перевіряє стан пакування чи пломб. Якщо все гаразд, він ставить свій підпис та печатку (за наявності) і фіксує успішне завершення перевезення.
Як заповнювати ТТН?
Коли ви знаєте правила заповнення ТТН, це допомагає уникнути помилок в обліку та зайвих питань під час податкових перевірок.
Обов’язкові реквізити та дані, які необхідно вказати
Щоб документ мав юридичну силу, в ньому треба заповнити обов’язкові реквізити ТТН.
- Дата і місце складання — точна дата оформлення та назва населеного пункту, де вантажиться машина.
- Інформація про сторони — повні юридичні найменування, адреси та коди ЄДРПОУ відправника, перевізника та одержувача.
- Дані про транспорт — марка, модель, державний номер автомобіля та причепа, а також ПІБ водія та номер його посвідчення.
- Параметри вантажу — найменування товару, його кількість, одиниці виміру, загальна вага (брутто/нетто) та вартість.
- Адреси пунктів — точне місце навантаження (звідки забирають) та розвантаження (куди везуть).
Зверніть увагу, що з 26 липня 2026 року у формі ТТН з’явиться новий рядок — «Місце зберігання транспортного засобу». Йдеться про адресу, де зазвичай базується або зберігається автомобіль: територія підприємства, філія, автопарк, гараж чи інше місце стоянки. Нововведення пов’язане з тим, що Україна приводить правила роботи водіїв у відповідність до європейських стандартів, зокрема щодо часу праці та відпочинку.
Кількість примірників та їхній правильний розподіл між сторонами
При використанні паперової форми ТТН її заповнюють щонайменше у трьох примірниках.
- Перший примірник залишається у вантажовідправника — він є підставою для списання товарів зі складу.
- Другий примірник водій передає вантажоодержувачу — на його основі товар приймається на облік.
- Третій примірник (завірений підписами відправника та одержувача) залишається у перевізника — він слугує підставою для розрахунку за транспортні послуги та обліку водійської роботи.
Такий розподіл гарантує кожній стороні наявність первинного документа для бухгалтерського та податкового обліку.
Як вносити виправлення в документ
У паперовій ТТН допускається виправлення помилок, але робити це потрібно суворо за правилами.
- Помилковий текст або цифри закреслюються однією тонкою рискою так, щоб можна було прочитати старий запис.
- Зверху надписуються правильні дані.
- Поруч робиться помітка «Виправлено» і ставляться підписи всіх осіб, які підписували документ спочатку, із зазначенням дати виправлення.
Використання коректорів чи зафарбовування в первинних документах суворо заборонені.
Що таке електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) і які її переваги?
Електронна ТТН — це аналог паперового документа, який має таку ж юридичну силу. Е-ТТН набирає популярності серед компаній, хоча наразі працює в експериментальному режимі. Обов’язковою вона стане після внесення змін до Закону «Про автомобільний транспорт».
Перехід на цифровий формат дає бізнесу очевидні вигоди.
- Заощадження часу. Контрагент отримує документ за кілька секунд, тож більше не потрібно чекати, поки водій доставить папери.
- Зниження витрат. Відпадає потреба витрачати гроші на папір, друк, обслуговування принтерів та послуги кур’єрської доставки.
- Мінімізація помилок. Система автоматично перевіряє заповнення обов’язкових полів, тому забути вказати вагу чи код ЄДРПОУ неможливо.
- Безпека зберігання. Електронні документи не губляться в дорозі та зберігаються в захищених хмарних архівах.
Процес створення е-ТТН складається з кількох кроків.
- Вантажовідправник створює документ у своїй програмі або кабінеті провайдера ЕДО, заповнює дані та підписує КЕП.
- Документ реєструється в центральній системі, а перевізник отримує сповіщення.
- Перевізник як юридична особа або ФОП підписує е-ТТН своїм КЕП і підтверджує прийняття вантажу. Водій при цьому ставить підпис на паперовій копії документа.
- Вантажоодержувач при отриманні товару підписує е-ТТН своїм КЕП, після чого документ набуває статусу завершеного для всіх учасників.
У Dilovod е-ТТН створюється прямо з документа реалізації. Програма підтягує дані одержувача з картки контрагента, розраховує вагу відправлення на основі вагового обліку товарів та підставляє оголошену вартість із документа-підстави. Інформацію про транспортний засіб і водія можна зберегти в довіднику автотранспорту і надалі обирати одним кліком.
Яка відповідальність та штрафи за відсутність або неповне заповнення ТТН?
Держава суворо контролює наявність та правильність оформлення транспортних документів. Порушення можуть коштувати підприємству чималих грошей.
- Штраф за відсутність ТТН. Оскільки ТТН є обов’язковим первинним документом при перевезенні вантажів на договірних умовах, його повна відсутність на момент перевірки Укртрансбезпекою тягне за собою адміністративно-господарський штраф для автомобільного перевізника згідно зі ст. 60 Закону №2344 у розмірі 17 000 грн.
- Штраф за неправдиві дані про вантаж. За внесення невірних відомостей про масу або габарити вантажу у ТТН вантажовідправник несе адміністративну відповідальність за ст. 132-2 КУпАП. Розмір штрафу залежить від ступеня перевищення: до 5% — штраф не передбачений; 5–10% — 8 500 грн; понад 10% — до 51 000 грн.
- Податкові ризики. Якщо ТТН відсутня, містить помилки або в ній не заповнені обов’язкові реквізити, контролюючі органи можуть визнати її недійсною. Як наслідок, податкова поставить під сумнів реальність усієї господарської операції та не визнає витрати на перевезення й податковий кредит з ПДВ.
Правильне оформлення ТТН — це спосіб захистити бізнес від штрафів і проблем під час перевірок.
Висновок
Товарно-транспортна накладна — важливий документ для підтвердження перевезення вантажу та захисту бізнесу під час перевірок. Використання сучасних онлайн-сервісів, таких як Dilovod, дозволяє автоматизувати створення документів, легко переходити на формат е-ТТН, уникати помилок у реквізитах і заощаджувати час для розвитку бізнесу.
Спробуйте 7 днів безкоштовно
Отримайте доступ до всіх можливостей системи, додайте необмежену кількість користувачів і працюйте без прив’язки банківської картки. Перевірте, як Dilovod спростить ваші бізнес-процеси та облік вже сьогодні. Після тестового періоду ви можете оформити підписку і продовжити роботу без втрати даних та налаштувань.