Расходная накладная сопровождает едва ли не каждую сделку по продаже или приобретению товаров. Пока все проходит без проблем, о ней почти не вспоминают. Но когда возникает спор по поводу поставки, количества товара или расчетов, именно она может стать важным подтверждением сделки.
Давайте разберемся, как бухгалтерам и ФОП правильно работать с этим документом, на что обращать внимание и как выглядит образец накладной.
Что такое накладная?
Расходная накладная — это документ, подтверждающий, что продавец передал товар, а покупатель его получил. В нем прописывают, что именно отгрузили, сколько и по какой цене.
Простыми словами это доказательство того, что вещи действительно перешли от одного владельца к другому. Именно на основании расходной накладной продавец списывает переданный товар с учета, а покупатель оприходует его.
Расходная накладная является первичным документом, если он содержит все обязательные реквизиты и подтверждает факт хозяйственной операции.
Какие данные должен содержать бланк накладной?
Для накладной на товар нет единой утвержденной формы. Предприятие может разработать собственный бланк и добавить в него нужные для работы данные. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством для первичных документов:
- название;
- дату составления;
- название предприятия или другого лица, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции;
- единицу измерения товара;
- данные, что позволяют идентифицировать лиц, ответственных за совершение сделки и ее оформление, включая подпись или другие данные.
Предприятие может добавить и другие реквизиты, если они требуются для учета или контроля операции. Такие правила предусмотрены статьей 9 Закона № 996-XIV и Положением № 88.
Пример накладной представлен на изображении справа.
Кто выписывает и подписывает расходную накладную?
Обычно документ оформляет поставщик, поскольку он передает товар покупателю. Расходную накладную подписывают уполномоченные представители обеих сторон. У поставщика — это ответственный за отпуск товара, а у покупателя — ответственный за его прием.
При этом важно, чтобы работники имели право подписывать первоначальные документы от имени предприятия. Такие полномочия можно закрепить внутренним приказом или распоряжением.
Для представителя покупателя этим подтверждением может быть доверенность с правом принимать ТМЦ и подписывать документы об их передаче.
Какие правила и порядок заполнения расходной накладной?
Накладную заполняют при совершении операции или непосредственно после ее завершения. Данные о товаре должны соответствовать фактической передаче и документам, что сопровождают продажу. Если покупатель возвращает товар, сделку также нужно оформить должным образом, в частности, потребуется накладная на возврат.
Как мы уже писали выше, предприятие может использовать собственный бланк, если он отвечает требованиям первичных документов. Главное — не форма сама по себе, а наличие необходимых реквизитов и возможность подтвердить содержание хозяйственной операции.
Образец накладной, которая уже заполнена, можно просмотреть на изображении справа.
Есть ли отличие расходной накладной от других документов?
Расходная накладная — не единственный документ, который оформляется при продаже товара. Чтобы не путать ее со счетом-фактурой или товарно-транспортной накладной (ТТН), давайте разберемся, чем они отличаются.
Расходная накладная и счет-фактура
Счет-фактура используется для выставления покупателю суммы к оплате и сам по себе не подтверждает передачу товара. Расходные накладные, напротив, фиксируют именно факт отпуска и получения товара.
Расходная накладная и ТТН
ТТН связана, прежде всего, с перевозкой груза автомобильным транспортом. Она содержит данные, необходимые для оформления транспортной операции.
ТТН и расходная накладная могут оформляться одновременно. Одна подтверждает соответствующую транспортную операцию, другая — передачу товара между сторонами.
Можно ли создавать накладную в электронном формате (образец накладной на товар)?
Товарную накладную не обязательно печатать — ее можно вести полностью в электронном формате. К примеру, создавать и обрабатывать этот документ удобно в онлайн-бухгалтерии Dilovod. Электронный формат значительно упрощает работу. Вы мгновенно отправляете накладные контрагентам, отслеживаете их подписание и экономите время на печати и доставке. Все документы хранятся в единой системе, поэтому найти нужный файл можно в несколько кликов.
Чтобы электронная накладная обладала юридической силой, ее подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченные представители сторон. О том, как создать накладную онлайн в Dilovod, мы подробно описали в пошаговой инструкции.
Как исправить расходную накладную с ошибкой?
Если в расходной накладной обнаружили ошибку, ее нужно устранить так, чтобы после внесения изменений можно было определить правильные данные, дату исправления и лиц, которые осуществили исправление. Порядок такой корректировки устанавливает Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина №88.
Для бумажной накладной ошибочную запись исправляют корректурным способом: неверные данные зачеркивают одной чертой, рядом указывают правильные, а исправления подтверждают надписью «исправлено», подписями ответственных лиц и датой.
Если ошибка касается данных, которые определяют содержание сделки, например, количества, номенклатуры, цены или сторон, корректировка должна достоверно отображать фактически совершенную операцию. В таких случаях может потребоваться оформление нового документа вместо ошибочного.
Какие сроки хранения расходных накладных?
Расходные накладные следует хранить не менее 1825 дней, то есть 5 лет. Такой срок предусмотрен подпунктом 44.3.2 пункта 44.3 статьи 44 Налогового кодекса Украины. Отсчет начинается со дня представления налоговой или другой отчетности, для составления которой использовались эти документы. Если декларацию не отправляли, отсчет ведется от предельного срока ее подачи.
Вывод
Правильно оформленная товарная накладная помогает подтвердить передачу продукции и отразить операцию в учете. Теперь вы знаете, какие данные должен содержать документ, кто его подписывает и как действовать в случае ошибки. А чтобы было проще применить эти правила на практике, держите под рукой пример накладной, который есть в статье.
Для упрощения работы с документом можно работать в электронном виде. В Dilovod расходная накладная создается в несколько шагов, а на ее основании формируются другие файлы, связанные с реализацией.