Табель обліку робочого часу здається звичайною формальністю, доки в ньому не знаходять помилки. Від правильності його ведення залежать і кадровий облік, і готовність підприємства до перевірок.
У статті розберемо, хто зобов’язаний вести табель, як правильно його заповнювати, які позначення використовувати та як автоматизувати цей процес.
Що таке табель обліку робочого часу?
Облік робочого часу — це відображення фактично відпрацьованих годин, відпусток, лікарняних та відряджень кожного співробітника. Він необхідний для коректного розрахунку заробітної плати, дотримання вимог трудового законодавства та ведення кадрової документації.
В Україні для обліку робочого часу використовують типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Її Держкомстат України затвердив наказом від 05.12.2008 № 489. Бланк табеля обліку робочого часу ви можете переглянути на зображенні праворуч.
У документі відображають явки працівників на роботу, кількість відпрацьованих години, відпустки, лікарняні, відрядження та інші причини відсутності на роботі.
Табель складають щомісяця для всіх співробітників, які працюють за трудовим договором.
Для чого підприємству потрібен табель?
Багато хто сприймає табель робочого часу лише як документ для нарахування зарплати. Насправді у нього значно більше функцій. За допомогою табеля підприємство:
- веде достовірний облік фактично відпрацьованого часу;
- правильно нараховує заробітну плату та інші виплати;
- підтверджує роботу у нічний час, понаднормово або у вихідні дні;
- контролює трудову дисципліну;
- веде кадровий облік;
- використовує інформацію для статистичної звітності та внутрішньої аналітики.
Крім того, саме табель часто стає одним із перших документів, які перевіряють під час інспекцій з питань праці. Якщо дані в ньому не відповідають наказам про відпустку, лікарняним або розрахункам заробітної плати, це може призвести до додаткових запитань і необхідності надавати пояснення.
Хто зобов'язаний вести облік робочого часу?
Основна вимога міститься у статті 30 Закону України «Про оплату праці». Вести табель повинні всі роботодавці, які використовують найману працю за трудовими договорами. Це стосується як великих підприємств, так і невеликих компаній, незалежно від форми власності.
Якщо на підприємстві застосовуються змінний графік, дистанційна робота, підсумований облік робочого часу або неповна зайнятість, правильне ведення табеля стає ще важливішим. Саме він підтверджує фактично відпрацьовані години працівників.
Чи обов’язково заповнювати табель ФОПам?
Якщо фізична особа-підприємець не має найманих працівників, вести табель обліку робочого часу не потрібно.
Інша ситуація — коли ФОП укладає трудові договори з працівниками. У такому разі він є роботодавцем і повинен фіксувати робочий час співробітників. При цьому ФОПу не обов’язково використовувати саме форму № П-5. Можна розробити власний шаблон табеля, але він повинен містити мінімальний набір обов’язкових реквізитів первинного документа:
- назву документа;
- дату складання;
- ПІБ підприємця;
- ПІБ працівників, їхні посади або табельні номери;
- відмітки про кількість відпрацьованих годин за кожен день місяця;
- умовні позначення для різних видів робочого часу та відсутності (робота, відпустка, лікарняний тощо);
- підпис особи, яка склала табель (самого ФОП або відповідального працівника).
Власний шаблон дає змогу достовірно фіксувати робочий час співробітників і використовувати ці дані для нарахування заробітної плати та інших виплат.
Хто відповідає за складання та підписання документа?
Законодавство не визначає конкретну посаду працівника, який має вести табель. Роботодавець сам вирішує, хто відповідатиме за процес, і закріплює це у внутрішніх документах підприємства.
Найчастіше обов’язок із ведення табеля покладають на:
- працівника кадрової служби;
- бухгалтера;
- керівника структурного підрозділу (начальника відділу, цеху);
- табельника або іншу уповноважену особу.
Головне, щоб ця людина своєчасно отримувала інформацію про відпустки, лікарняні, відрядження та інші кадрові події, адже саме від цього залежить правильність заповнення документа.
Після завершення облікового періоду табель підписують відповідальна особа, а також керівник структурного підрозділу або інша посадова особа, якщо це передбачено внутрішнім порядком підприємства. Потім документ передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
У якому форматі вести табель?
Підприємства можуть складати табель як у паперовому, так і в електронному вигляді. Законодавство не обмежує роботодавця у виборі формату, якщо шаблон містить усі необхідні реквізити первинного документа відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Дедалі більше компаній відмовляються від паперових табелів і переходять на електронний формат. Це допомагає швидко вносити зміни, автоматично формувати звіти та уникати дублювання інформації.
Незалежно від способу ведення табеля важливо забезпечити:
- достовірність внесених даних;
- можливість ідентифікувати відповідальних осіб;
- захист табеля від несанкціонованого редагування;
- збереження документа протягом установленого строку.
Якщо підприємство використовує електронний документообіг, варто визначити порядок ведення табеля обліку робочого часу, а також його погодження, підписання та зберігання.
Як заповнювати табель?
Табель ведуть протягом усього календарного місяця. Інформацію бажано вносити щодня, а не заповнювати документ наприкінці місяця заднім числом. Так значно менше ризиків допустити помилку.
Підставою для внесення записів є кадрові документи та документи, що підтверджують певні обставини. Наприклад, наказ про відпустку, відрядження, встановлення неповного робочого часу або листок непрацездатності.
Під час заповнення табеля варто дотримуватися кількох правил.
- Відображайте лише підтверджені факти.
- Використовуйте однакові умовні позначення протягом усього місяця.
- Не залишайте незаповнених клітинок, якщо причина відсутності працівника вже відома.
- Після отримання підтвердних документів своєчасно уточнюйте попередні записи.
Системне ведення табеля допомагає уникнути розбіжностей між кадровими документами та розрахунками заробітної плати.
Які існують умовні позначення в табелі робочого часу?
Типова форма № П-5 містить рекомендовані літерні та цифрові позначення для різних видів робочого часу та причин відсутності працівників. Давайте розглянемо, як позначається відпустка в табелі, лікарняні, відрядження та інші події:
- Р (01) — години роботи, передбачені графіком роботи;
- РС (02) — робота на умовах неповного робочого дня (тижня);
- РН (04) — нічні години роботи;
- НУ (05) — надурочні години;
- РВ (06) — робота у вихідні, святкові або неробочі дні;
- ВД (07) — відрядження;
- В (08) — щорічна основна відпустка;
- Д (09) — щорічна додаткова відпустка;
- ТН (26) — оплачувана тимчасова непрацездатність (лікарняний);
- НН (27) — неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством;
- НЗ (28) — неявка з нез’ясованих причин;
- ПР (24) — прогул.
Підприємство має право використовувати власну систему умовних позначень, якщо її закріпили у внутрішніх документах, вона є зрозумілою та забезпечує правильний облік робочого часу.
Які особливості обліку дистанційної роботи та неповної зайнятості?
Перехід на дистанційний формат не скасовує обов’язок вести табель. Якщо співробітник працює віддалено за звичайним графіком, у табелі це відображають так само, як і для тих, хто виконує свої обов’язки в офісі.
Якщо ж встановлено неповний робочий день або неповний робочий тиждень, у табелі потрібно зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин або днів відповідно до умов трудового договору.
Особливо уважними варто бути під час поєднання дистанційної роботи з гнучким режимом робочого часу. У такому разі інформація в табелі має відповідати графіку, який затвердив роботодавець.
Як відображати прогули і відсутність працівника з нез’ясованих причин?
Не кожна відсутність працівника автоматично вважається прогулом. Якщо працівник не з’явився на роботу, але причина ще невідома, у табелі спочатку проставляють позначення неявки з нез’ясованих причин. Після того як роботодавець з’ясує обставини та отримає необхідні документи, запис коригують.
Якщо ж встановили, що працівник був відсутній без поважних причин, у табелі зазначають прогул. Таке рішення має ґрунтуватися на підтвердних документах і результатах службового з’ясування обставин, а не лише на факті неявки працівника.
Які особливості табелювання мобілізованих працівників?
Після отримання документів про призов або прийняття співробітника на військову службу роботодавець видає відповідний наказ і відображає його відсутність у табелі згідно з системою умовних позначень, яка застосовується на підприємстві.
Оскільки законодавство щодо проходження військової служби та трудових гарантій може змінюватися, бухгалтеру та кадровику варто щоразу перевіряти актуальні норми перед відображенням таких періодів у табелі та нарахуванням виплат. Це допоможе уникнути помилок під час розрахунків і можливих претензій під час перевірок.
Як заповнити табель обліку робочого часу в онлайн-бухгалтерії Dilovod?
Вести табель значно простіше, коли більшість процесів автоматизована. Онлайн-бухгалтерія Dilovod допомагає швидко сформувати документ, мінімізувати ручне введення даних і знизити ризик помилок під час нарахування заробітної плати. Розглянемо зразок заповнення табеля обліку робочого часу в Dilovod.
1. Створіть графіки роботи. Налаштуйте робочі графіки з нормою робочого часу, робочими, вихідними та святковими днями. Покроковий алгоритм, як це зробити, є у нашій базі знань.
2. Призначте графік працівнику. Закріпіть відповідний робочий графік за співробітником у наказі «Прийом на роботу».
3. Сформуйте розрахунок заробітної плати. Створіть документ «Розрахунок заробітної плати», у якому автоматично додається вкладка «Табель».
За потреби дані табеля можна відкоригувати вручну. Натисніть правою кнопкою миші на потрібний день, оберіть команду «Редагувати» та внесіть необхідні зміни. Після цього виконайте перерахунок заробітної плати та податків.
4. Отримайте готовий табель. На підставі цих даних автоматично сформується звіт «Табель обліку робочого часу» з відповідними умовними позначеннями.
Більшість даних для табеля у Dilovod підтягується автоматично на підставі кадрових та облікових документів. Наприклад, відпустки та лікарняні після їх оформлення враховуються під час заповнення вкладки «Табель» у документі «Розрахунок заробітної плати».
Інші події, які не оформлюються окремими документами, зокрема відрядження, прогули чи простої, за потреби можна швидко скоригувати вручну на вкладці «Табель» у документі «Розрахунок заробітної плати». Після цього всі дані автоматично потрапляють до звіту «Табель обліку робочого часу» з відповідними буквено-цифровими позначеннями.
Як вносити зміни та виправляти помилки у табелі?
Навіть за уважного ведення табеля обліку робочого часу іноді виникають ситуації, коли дані потрібно скоригувати. Наприклад, працівник надав лікарняний із запізненням або вже після закриття місяця з’ясувалося, що в табелі зазначили неправильну кількість відпрацьованих годин.
Якщо помилку виявили до передачі табеля до бухгалтерії, її можна виправити відповідно до порядку, який діє на підприємстві.
Якщо ж документ уже став підставою для нарахування заробітної плати, доцільно оформити коригування. Оскільки законодавство не встановлює єдиного механізму внесення таких змін, роботодавцю варто прописати його у внутрішньому положенні про табельний облік або іншому локальному документі. Це допоможе уникнути непорозумінь під час перевірок.
Найголовніше правило — усі зміни повинні бути документально підтверджені. Якщо працівник приніс листок непрацездатності, наказ про відрядження або інший документ, саме він є підставою для коригування табеля.
Які строки складання, передачі до бухгалтерії та терміни зберігання табеля?
Після завершення календарного місяця табель передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Конкретні строки підприємство визначає самостійно з урахуванням внутрішнього документообігу та дат виплати зарплати.
Термін зберігання табелів обліку робочого часу зумовлений нормами Податкового кодексу України (п. 44.3.4 ПКУ) і становить щонайменше 3 роки. Оскільки документ містить дані, що використовуються для розрахунку заробітної плати та сплати податків (ПДФО, військового збору, ЄСВ), податківці можуть перевірити правильність відповідних розрахунків.
Якщо табель містить інформацію про працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, або осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, строк зберігання становить 75 років.
Яка відповідальність за відсутність або неправильне ведення табеля?
Окремого штрафу саме за відсутність табеля законодавство не встановлює. Водночас роботодавець зобов’язаний достовірно фіксувати робочий час працівників. Якщо під час перевірки з’ясується, що такого обліку немає або він ведеться з порушеннями, це може свідчити про недотримання вимог трудового законодавства.
Найчастіше проблеми виникають тоді, коли дані табеля не збігаються з наказами, графіками роботи, лікарняними листами чи розрахунками заробітної плати. У такому разі інспектори можуть вимагати пояснень, а якщо виявлять інші порушення трудового законодавства — застосувати фінансові санкції, передбачені статтею 265 КЗпП.
Висновок
Табель обліку робочого часу — це основа правильного обліку праці та нарахування заробітної плати. Щоб уникнути помилок і запитань під час перевірок, своєчасно вносьте дані, підтверджуйте їх відповідними документами та регулярно звіряйте з кадровими наказами.
Полегшити цю роботу допомагає Dilovod. На підставі графіка роботи система автоматично заповнює табель під час розрахунку заробітної плати, а відпрацьований час враховується для точного нарахування зарплати.
Автоматизація цього процесу допомагає дотримуватися вимог законодавства та заощаджує час бухгалтера.