Табель учета рабочего времени кажется обычной формальностью, пока в нем не находят ошибки. От правильности его ведения зависят и кадровый учет, и готовность компании к проверкам.
В статье разберем, кто должен вести табель, как правильно его заполнять, какие обозначения использовать и как автоматизировать этот процесс.
Что такое табель учета рабочего времени?
Учет рабочего времени — это отражение фактически отработанных часов, отпусков, больничных и командировок каждого сотрудника. Он необходим для корректного расчета заработной платы, соблюдения требований законодательства и ведения кадровой документации.
В Украине для учета рабочего времени используется типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени». Ее Госкомстат Украины утвердил приказом от 05.12.2008 г. № 489. Образец табеля учета рабочего времени можно просмотреть на изображении справа.
В документе отображают явки сотрудников на работу, количество отработанных часов, отпуска, больничные, командировки, а также другие причины отсутствия на работе.
Табель составляют каждый месяц для всех сотрудников, которые работают по трудовому договору.
Зачем предприятию нужен табель?
Многие воспринимают табель рабочего времени лишь как документ для начисления зарплаты. На самом деле у него гораздо больше функций. С помощью табеля предприятие:
- ведет достоверный учет фактически отработанного времени;
- правильно начисляет заработную плату и другие выплаты;
- подтверждает работу в ночное время, сверхурочно или в выходные дни;
- контролирует трудовую дисциплину;
- ведет кадровый учет;
- использует информацию для статистической отчетности и внутренней аналитики.
Кроме того, именно табель часто становится одним из первых документов, который проверяют во время инспекций по вопросам труда. Если данные не соответствуют приказам об отпуске, больничным или расчетам заработной платы, это может привести к дополнительным вопросам и необходимости давать объяснения.
Кто должен вести учет рабочего времени?
Основное требование содержится в статье 30 Закона Украины «Об оплате труда». Вести табель должны все работодатели, которые используют наемный труд по трудовым договорам. Это касается как крупных предприятий, так и небольших компаний вне зависимости от формы собственности.
Если на предприятии применяются сменный график, дистанционная работа, суммированный учет рабочего времени или неполная занятость, правильное ведение табеля становится еще более важным. Именно он подтверждает фактически отработанные часы работников.
Обязательно ли заполнять табель ФОПам?
Если у физического лица-предпринимателя нет наемных сотрудников, вести табель учета рабочего времени не нужно.
Другая ситуация — когда ФОП заключает трудовые договоры с работниками. В этом случае он является работодателем и должен фиксировать время сотрудников. При этом ФОП не обязательно использовать именно форму №П-5. Можно разработать собственный шаблон табеля, но он должен содержать минимальный набор обязательных реквизитов первичного документа:
- название документа;
- дату составления;
- ФИО предпринимателя;
- ФИО работников, их должности или табельные номера;
- отметки о количестве отработанных часов за каждый день месяца;
- условные обозначения для разных видов рабочего времени и отсутствия (работа, отпуск, больничный и т.п.);
- подпись человека, который составлял табель (самого ФОП или ответственного работника).
Собственный шаблон позволяет достоверно фиксировать рабочее время сотрудников и использовать данные для начисления заработной платы и других выплат.
Кто отвечает за составление и подписание документа?
Законодательство не определяет конкретную должность сотрудника, который должен вести табель. Работодатель сам решает, кто будет отвечать за процесс, и закрепляет это во внутренних документах предприятия.
Чаще всего обязанность по ведению табеля возлагается на:
- работника кадровой службы;
- бухгалтера;
- руководителя структурного подразделения (начальника отдела, цеха);
- табельщика или другое уполномоченное лицо.
Главное, чтобы этот человек своевременно получал информацию об отпусках, больничных, командировках и других кадровых событиях, ведь именно от этого зависит правильность заполнения документа.
После завершения учетного периода табель подписывают ответственное лицо, а также руководитель структурного подразделения или другое должностное лицо, если это предусмотрено внутренним порядком предприятия. Затем документ передают в бухгалтерию для начисления заработной платы.
В каком формате вести табель?
Предприятия могут составлять табель как в бумажном, так и в электронном виде. Законодательство не ограничивает работодателя в выборе формата, если шаблон содержит все необходимые реквизиты первичного документа в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
Все больше компаний отказываются от бумажных табелей и переходят в электронный формат. Это помогает быстро вносить изменения, автоматически формировать отчеты и избегать дублирования информации.
Независимо от способа ведения табеля важно обеспечить:
- достоверность внесенных данных;
- возможность идентифицировать ответственных лиц;
- защиту табеля от несанкционированного редактирования;
- сохранение документа в течение установленного срока.
Если предприятие использует электронный документооборот, следует определить порядок ведения табеля учета рабочего времени, а также его согласование, подписание и хранение.
Как заполнять табель?
Табель ведут в течение всего календарного месяца. Информацию желательно вносить каждый день, а не заполнять документ в конце месяца задним числом. Так гораздо меньше рисков допустить ошибку.
Основанием для внесения записей являются кадровые документы и документы, которые подтверждают определенные обстоятельства. Например, приказ об отпуске, командировке, установлении неполного рабочего времени или больничный лист.
При заполнении табеля следует соблюдать несколько правил.
- Отображайте только подтвержденные факты.
- Используйте одинаковые условные обозначения в течение всего месяца.
- Не оставляйте незаполненные клетки, если причина отсутствия работника уже известна.
- После получения подтверждающих документов своевременно уточняйте предыдущие записи.
Системное ведение табеля помогает избежать разногласий между кадровыми документами и расчетами заработной платы.
Какие условные обозначения в табеле рабочего времени?
Типовая форма № П-5 содержит рекомендованные буквенные и цифровые обозначения для разных видов рабочего времени и причины отсутствия сотрудников. Давайте рассмотрим, как отражается отпуск в табеле, больничные, командировки и другие события:
- Р(01) — часы работы, предусмотренные графиком работы;
- РС(02) — работа на условиях неполного рабочего дня (недели);
- РН (04) — ночные часы работы;
- НУ (05) — сверхурочные часы;
- РВ (06) — работа в выходные, праздничные или нерабочие дни;
- ВД (07) — командировка;
- В (08) — ежегодный основной отпуск;
- Д(09) — ежегодный дополнительный отпуск;
- ТН (26) — оплачиваемая временная нетрудоспособность (больничный);
- НН (27) — неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством;
- НЗ (28) — неявка по невыясненным причинам;
- ПР (24) — прогул.
Предприятие имеет право использовать собственную систему условных обозначений, если ее закрепили во внутренних документах, она понятна и обеспечивает правильный учет рабочего времени.
Какие особенности учета дистанционной работы и неполной занятости?
Переход на дистанционный формат не отменяет обязанности вести табель. Если сотрудник работает удаленно по обычному графику, то в табеле это отражают так же, как и для тех, кто выполняет свои обязанности в офисе.
Если же установлен неполный рабочий день или неполная рабочая неделя, в документе следует указывать фактическое количество отработанных часов или дней в соответствии с условиями трудового договора.
Особо внимательными следует быть при сочетании дистанционной работы с гибким режимом рабочего времени. В таком случае информация в табеле должна соответствовать графику, который утвердил работодатель.
Как отражать прогулы и отсутствие работника по невыясненным причинам?
Не каждое отсутствие работника автоматически считается прогулом. Если сотрудник не явился на работу, но причина еще неизвестна, в табеле сначала проставляют обозначение неявки по невыясненным причинам. После того, как работодатель выяснит обстоятельства и получит необходимые документы, запись корректируется.
Если установили, что работник отсутствовал без уважительных причин, в табеле указывают прогул. Такое решение должно основываться на подтверждающих документах и результатах служебного выяснения обстоятельств, а не только на факте неявки работника.
Какие особенности табелирования мобилизованных работников?
После получения документов о призыве или принятии сотрудника на военную службу работодатель выдает соответствующий приказ и отражает его отсутствие в табеле согласно системе условных обозначений, которую применяют на предприятии.
Поскольку законодательство о прохождении военной службы и трудовых гарантий может изменяться, бухгалтеру и кадровику следует каждый раз проверять актуальные нормы перед отображением таких периодов в табеле и начислением выплат. Это поможет избежать ошибок в расчетах и возможных претензий во время проверок.
Как заполнять табель учета рабочего времени в онлайн-бухгалтерии Dilovod?
Вести табель гораздо проще, когда большинство процессов автоматизировано. Онлайн-бухгалтерия Dilovod помогает быстро сформировать документ, минимизировать ручной ввод данных и снизить риск ошибок при начислении заработной платы. Рассмотрим пример заполнения табеля учета рабочего времени в Dilovod.
1. Создайте графики работы. Настройте рабочие графики с нормами рабочего времени, рабочими, выходными и праздничными днями. Пошаговый алгоритм, как это сделать, есть в нашей базе знаний.
2. Назначьте график работнику. Закрепите рабочий график за сотрудником в приказе «Прием на работу».
3. Сформируйте расчет заработной платы. Создайте документ «Расчет заработной платы», в котором автоматически добавляется вкладка «Табель».
При необходимости данные табеля можно откорректировать вручную. Щелкните правой кнопкой мыши на нужный день, выберите команду «Редактировать» и внесите необходимые изменения. После этого сделайте перерасчет заработной платы и налогов.
4. Получите готовый табель. На основании данных автоматически сформируется отчет «Табель учета рабочего времени» с соответствующими условными обозначениями.
Большинство данных для табеля в Dilovod подтягивается автоматически на основании кадровых и учетных документов. К примеру, отпуска и больничные после их оформления учитываются при заполнении вкладки «Табель» в документе «Расчет заработной платы».
Другие события, которые не оформляются отдельными документами, в том числе командировки, прогулы или простои, можно быстро скорректировать вручную на вкладке «Табель» в документе «Расчет заработной платы». После этого все данные автоматически попадают в отчет «Табель учета рабочего времени» с соответствующими буквенно-цифровыми обозначениями.
Как вносить изменения и исправлять ошибки в табеле?
Даже при внимательном ведении табеля учета рабочего времени иногда возникают ситуации, когда данные нужно скорректировать. К примеру, работник предоставил больничный с опозданием или уже после закрытия месяца выяснилось, что в табеле указали неправильное количество отработанных часов.
Если ошибку обнаружили до передачи документа в бухгалтерию, ее можно исправить в соответствии с действующим на предприятии порядком.
Если табель уже стал основанием для начисления заработной платы, целесообразно оформить корректировку. Поскольку законодательство не устанавливает единого механизма внесения таких изменений, работодателю следует прописать его во внутреннем положении о табельном учете или другом локальном документе. Это поможет избежать недоразумений при проверках.
Самое главное правило — все изменения должны быть документально подтверждены. Если работник принес листок нетрудоспособности, командировочный приказ или другой документ, именно он является основанием для корректировки табеля.
Какие сроки составления, передачи в бухгалтерию и хранения табеля?
После завершения календарного месяца табель передают в бухгалтерию для начисления заработной платы. Конкретные сроки предприятие определяет самостоятельно с учетом внутреннего документооборота и дат выплаты заработной платы.
Срок хранения табелей учета рабочего времени обусловлен нормами Налогового кодекса Украины (п. 44.3.4 НКУ) и составляет не менее 3 лет. Поскольку документ содержит данные, которые используют для расчета заработной платы и налогов (НДФЛ, военного сбора, ЕСВ), налоговики могут проверить правильность соответствующих расчетов.
Если табель содержит информацию о работниках, занятых на работах с вредными условиями труда, или лицах, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы, срок хранения составляет 75 лет.
Какая ответственность за отсутствие или неправильное ведение табеля?
Отдельного штрафа за отсутствие табеля законодательство не устанавливает. В то же время работодатель обязан достоверно фиксировать рабочее время работников. Если в ходе проверки выяснится, что такого учета нет или он ведется с нарушениями, это может свидетельствовать о несоблюдении требований трудового законодательства.
Чаще проблемы возникают тогда, когда данные табеля не совпадают с приказами, графиками работы, больничными листами или расчетами заработной платы. В таком случае инспекторы могут требовать объяснений, а если выявят другие нарушения трудового законодательства, — применить финансовые санкции, предусмотренные статьей 265 КЗоТ.
Вывод
Табель учета рабочего времени — это основа правильного учета труда и начисления заработной платы. Чтобы избежать ошибок и вопросов при проверках, своевременно вносите данные, подтверждайте их соответствующими документами и регулярно сверяйте с кадровыми приказами.
Облегчить эту работу помогает Dilovod. На основании графика работы система автоматически заполняет табель при расчете заработной платы, а отработанное время учитывается для точного начисления зарплаты.
Автоматизация этого процесса помогает соблюдать требования законодательства и экономит время бухгалтера.