Облік в Excel або Google Sheets — популярний і простий спосіб для малого бізнесу. Ці інструменти зручні для нескладних операцій, але вони мають обмеження. З якими труднощами можна стикнутись, які бувають ризики та як їх уникнути — розповіли в статті.
Помилки та фінансові втрати
Excel або Google Sheets не мають вбудованих механізмів автоматичної перевірки даних, через що збільшується ризик людських похибок. Наприклад, можна випадково забути ввести важливу інформацію, неправильно заповнити поле або зробити помилку при копіюванні даних. Це може призвести до фінансових втрат, штрафів чи інших серйозних наслідків.
Як уникнути? Використовуйте програми з автоматичною перевіркою файлів. Dilovod контролює правильність заповнення документів, формує звіти, а також попереджає про можливі неточності. З онлайн-бухгалтерією ризик помилок зменшується, адже більшість даних вноситься автоматично на підставі первинних документів.
Недостатня безпека інформації
Файли в Excel можна втратити або їх викрадуть через різні кібератаки або фішинг. Це потягне за собою розголошення конфіденційної інформації. Хоча дані в Google Sheets зберігаються в хмарі, існує ризик, що через неконтрольований спільний доступ до інформації, вона може потрапити не в ті руки.
Недостатній контроль допуску та безпека файлів у цих інструментах ставить під загрозу бухгалтерію ФОП.
Як уникнути? Зберігайте дані у спеціалізованих хмарних сервісах з високим рівнем шифрування. Наприклад, облікова система Dilovod забезпечує безпеку інформації, шифрує її та копіює на кілька серверів. Для додаткового захисту в Dilovod також використовується двофакторна ідентифікація, яка не дозволить зайти в вашу базу даних з іншого комп’ютера без коду підтвердження по SMS або за допомогою Google Authenticator. Це гарантує, що дані будуть в безпеці, навіть у разі кіберзагроз чи спроб несанкціонованого доступу.
Відсутність автоматизації
В Excel та Google Sheets потрібно постійно вручну вводити дані та розрахунки. Це збільшує ймовірність помилок і забирає багато часу.
Як уникнути? Перейдіть на бухгалтерські рішення, які механізують ці процеси.
Облікова програма Dilovod дозволяє автоматизувати багато задач.
- Фінансові операції. Контролюйте грошові потоки бізнесу в режимі реального часу та автоматично завантажуйте банківські виписки.
- Оновлення даних. Коли ви доповнюєте інформацію у базі Dilovod, зміни автоматично зʼявляються у всіх пов’язаних документах.
- Цілісність інформації. При введенні певної операції (закупівля, продаж, переміщення тощо) інформація по ній відображається у різних звітах, кожен з яких надає відповідну інформацію для різноманітних потреб.
- Створення готових шаблонів звітів і форм. Робіть власні друковані форми з вашим стилем і логотипом. Усі необхідні дані підтягнуться автоматично.
- Облік заробітної плати та кадрів. Автоматично розраховуйте зарплату, ведіть контроль робочого часу, лікарняних та відпусток.
Завдяки автоматизації обліку, ви зможете заощадити час на рутинних операціях.
Втрата даних
В електронних таблицях немає автоматичного резервного копіювання, тому якщо ви випадково видалите файл або він пошкодиться, ви ризикуєте втратити важливу інформацію.
Як уникнути? Потрібно самостійно створювати резервні копії. Однак, якщо ви використовуєте Dilovod, ми вже подбали про регулярні бекапи ваших даних. Вся інформація дублюється на кілька серверів. Якщо основний виходить з ладу, ви автоматично переключаєтесь на резервний. Тому ваші дані завжди залишаються в цілості.
Відсутність інтеграцій
Без можливості автоматичного обміну даними між різними платформами, вам доведеться вручну переносити інформацію з одних систем в інші. Це займає багато часу та підвищує ймовірність помилок. Також обмежені інтеграції ускладнюють збереження актуальності даних, оскільки їх потрібно постійно оновлювати самостійно.
Як уникнути? Для зручності обміну інформації між різними платформами, використовуйте онлайн-інструменти з готовими підключеннями. Система обліку Dilovod пропонує багато вбудованих інтеграцій з популярними сервісами, які значно спрощують обробку та обмін інформацією.
Детальніше про кожну інтеграцію ми розповіли тут.
Проблеми масштабування
При розширенні бізнесу Excel і Google Sheets стають менш зручними. Збільшення обсягу даних і численності співробітників ускладнює роботу з таблицями.
Вони не дають ефективного контролю за змінами, не дозволяють автоматично оновлювати інформацію в кількох місцях одночасно, а також можуть стати незручними при обробці великої кількості даних. А коли зростає кількість замовлень і клієнтів, підтримувати облік на підприємстві в таблицях стає все важче.
Як уникнути? Перейдіть на хмарні рішення, які будуть рости разом із вашим бізнесом.
З бухгалтерською програмою Dilovod ви отримуєте доступ до всіх необхідних інструментів, щоб автоматизувати та легко контролювати різні аспекти управлінського обліку у процесі розвитку вашої справи:
- керування продажами;
- реєстрація та обробка замовлень;
- створення завдань для співробітників та контроль виконання;
- бухгалтерська звітність та моніторинг фінансів;
- облік складу та керування доставкою;
- аналіз даних та формування звітів за різними напрямками діяльності;
- управління взаємовідносинами з клієнтами.
Завдяки цим інструментам, ви організуєте ведення даних, знизите навантаження на команду та покращите точність і швидкість обробки даних.
Висновок
Не обмежуйтеся електронними таблицями, якщо хочете вести облік ефективно. Сучасні облікові програми допоможуть вам уникнути помилок, зменшити фінансові ризики та оптимізувати робочі процеси. Інвестиція в такі інструменти не тільки заощаджує час, але й підвищує точність та надійність бухгалтерського обліку, що своєю чергою сприяє сталому розвитку вашого бізнесу.