Учет в Excel или Google Sheets — популярный и простой способ для малого бизнеса. Эти инструменты удобны для несложных операций, но они имеют ограничения. С какими трудностями можно столкнуться, какие бывают риски и как их избежать — рассказали в статье.
Ошибки и финансовые потери
Excel или Google Sheets не имеют встроенных механизмов автоматической проверки данных, из-за чего увеличивается риск человеческих погрешностей. Например, можно случайно забыть ввести важную информацию, неправильно заполнить поле или сделать ошибку при копировании данных. Это может привести к финансовым потерям, штрафам или другим серьезным последствиям.
Как избежать? Используйте программы с автоматической проверкой файлов. Dilovod контролирует правильность заполнения документов, формирует отчеты, а также предупреждает о возможных неточностях. С онлайн-бухгалтерией риск ошибок уменьшается, ведь большинство данных вносится автоматически на основании первичных документов.
Недостаточная безопасность информации
Файлы в Excel можно потерять или их похитят через различные кибератаки или фишинг. Это повлечет за собой разглашение конфиденциальной информации. Хотя данные в Google Sheets хранятся в облаке, существует риск, что из-за неконтролируемого совместного доступа к информации, она может попасть не в те руки.
Недостаточный контроль допуска и безопасность файлов в этих инструментах ставит под угрозу бухгалтерию ФЛП.
Как избежать? Храните данные в специализированных облачных сервисах с высоким уровнем шифрования. Например, учетная система Dilovod обеспечивает безопасность информации, шифрует ее и копирует на несколько серверов. Для дополнительной защиты в Dilovod также используется двухфакторная идентификация, которая не позволит зайти в вашу базу данных с другого компьютера без кода подтверждения по SMS или с помощью Google Authenticator. Это гарантирует, что данные будут в безопасности, даже в случае киберугроз или попыток несанкционированного доступа.
Отсутствие автоматизации
В Excel и Google Sheets нужно постоянно вручную вводить данные и расчеты. Это увеличивает вероятность ошибок и отнимает много времени.
Как избежать? Перейдите на бухгалтерские решения, которые механизируют эти процессы.
Учетная программа Dilovod позволяет автоматизировать многие задачи.
- Финансовые операции. Контролируйте денежные потоки бизнеса в режиме реального времени и автоматически загружайте банковские выписки.
- Обновление данных. Когда вы дополняете информацию в базе Dilovod, изменения автоматически появляются во всех связанных документах.
- Целостность информации. При вводе определенной операции (закупка, продажа, перемещение и т.д.) информация по ней отображается в различных отчетах, каждый из которых предоставляет соответствующую информацию для различных нужд.
- Создание готовых шаблонов отчетов и форм. Делайте собственные печатные формы с вашим стилем и логотипом. Все необходимые данные подтянутся автоматически.
- Учет заработной платы и кадров. Автоматически рассчитывайте зарплату, ведите контроль рабочего времени, больничных и отпусков.
Благодаря автоматизации учета, вы сможете сэкономить время на рутинных операциях.
Утеря данных
В электронных таблицах нет автоматического резервного копирования, поэтому если вы случайно удалите файл или он будет поврежден, вы рискуете потерять важную информацию.
Как избежать? Нужно самостоятельно создавать резервные копии. Однако, если вы используете Dilovod, мы уже позаботились о регулярных бэкапах ваших данных. Вся информация дублируется на несколько серверов. Если основной выходит из строя, вы автоматически переключаетесь на резервный. Поэтому ваши данные всегда остаются в целости и сохранности.
Отсутствие интеграций
Без возможности автоматического обмена данными между разными платформами, вам придется вручную переносить информацию из одних систем в другие. Это занимает много времени и повышает вероятность ошибок. Также ограниченные интеграции затрудняют сохранение актуальности данных, поскольку их нужно постоянно обновлять самостоятельно.
Как избежать? Для удобства обмена информацией между разными платформами, используйте онлайн-инструменты с готовыми подключениями. Система учета Dilovod предлагает много встроенных интеграций с популярными сервисами, которые значительно упрощают обработку и обмен информацией.
Подробнее о каждой интеграции мы рассказали здесь.
Проблемы масштабирования
При расширении бизнеса Excel и Google Sheets становятся менее удобными. Увеличение объема данных и численности сотрудников усложняет работу с таблицами.
Они не дают эффективного контроля за изменениями, не позволяют автоматически обновлять информацию в нескольких местах одновременно, а также могут стать неудобными при обработке большого количества данных. А когда растет количество заказов и клиентов, поддерживать учет на предприятии в таблицах становится все труднее.
Как избежать? Перейдите на облачные решения, которые будут расти вместе с вашим бизнесом.
С бухгалтерской программой Dilovod вы получаете доступ ко всем необходимым инструментам, чтобы автоматизировать и легко контролировать различные аспекты управленческого учета в процессе развития вашего дела:
- управление продажами;
- регистрация и обработка заказов;
- создание задач для сотрудников и контроль выполнения;
- бухгалтерская отчетность и мониторинг финансов;
- учет склада и управление доставкой;
- анализ данных и формирование отчетов по различным направлениям деятельности;
- управление взаимоотношениями с клиентами.
Благодаря этим инструментам, вы организуете ведение данных, снизите нагрузку на команду и улучшите точность и скорость обработки данных.
Вывод
Не ограничивайтесь электронными таблицами, если хотите вести учет эффективно. Современные учетные программы помогут вам избежать ошибок, уменьшить финансовые риски и оптимизировать рабочие процессы. Инвестиция в такие инструменты не только экономит время, но и повышает точность и надежность бухгалтерского учета, что в свою очередь способствует устойчивому развитию вашего бизнеса.