Індексація зарплати — невелика на перший погляд виплата, але помилка в її розрахунку може обернутися донарахуваннями та штрафами для роботодавця. Особливо складно контролювати її, коли в компанії багато працівників, різні оклади, графіки та зміни в оплаті праці. У статті розберемо, що таке індексація, як правильно визначити її розмір і чи можна її уникнути.
Що таке індексація зарплати?
Простими словами, індексація — це доплата до зарплати, яка частково компенсує подорожчання товарів і послуг. Обов’язок роботодавця проводити таку виплату передбачений статтею 95 Кодексу законів про працю України і статтею 33 Закону України «Про оплату праці», а правила її розрахунку визначає Порядок № 1078.
Право на індексацію виникає, коли накопичене зростання індексу споживчих цін (ІСЦ) перевищує 103%. Тобто вартість товарів і послуг має збільшитися більш ніж на 3% порівняно з базовим місяцем. Наприклад, якщо накопичений показник становить 103,2%, це означає зростання цін на 3,2%. Саме ці 3,2% і використовують як коефіцієнт для розрахунку виплати.
Коли нараховується індексація, а коли — ні?
Право на індексацію не залежить від розміру зарплати. Важливо, щоб виплата була частиною ЗП і мала постійний характер. Основні види доходів, які підлягають індексації або не враховуються для неї, зібрали в таблиці нижче.
|
Підлягають індексації |
Не підлягають індексації |
|
Посадовий оклад (тарифна ставка) |
Оплата щорічних, додаткових та інших видів відпусток |
|
Відрядна оплата праці |
Лікарняні та декретні виплати |
|
Постійні доплати та надбавки (за ранги, вислугу років, суміщення професій тощо) |
Середній заробіток мобілізованих працівників або під час виконання державних/громадських обов’язків |
| Щомісячні премії та інші постійні виплати |
Разові виплати, які не мають систематичного характеру |
Перед розрахунком бухгалтер має правильно визначити склад доходу працівника, адже від цього залежить, яку суму можна врахувати для індексації.
Що таке базовий місяць для індексації?
Базовий місяць — це точка, від якої починають накопичувати зростання індексу споживчих цін. Від неї залежить, коли у працівника виникне право на індексацію та який коефіцієнт застосують для її розрахунку.
У 2026 році діє спеціальне правило: відповідно до статті 41 Закону України «Про Державний бюджет України на 2026 рік», січень 2026 року приймають за 100%. Після цього щомісячні показники накопичують, щоб визначити загальне зростання цін.
Якщо роботодавець підвищує посадовий оклад, місяць такого збільшення стає новою точкою відліку. При цьому суму підвищення порівнюють із сумою індексації, яка належала б працівнику на цей момент. Якщо зарплату збільшили на меншу суму, ніж належна індексація, співробітнику виплачують різницю. Якщо підвищення дорівнює або перевищує цю суму, індексацію за цей період не нараховують.
Для новоприйнятого працівника дата прийняття сама по собі не визначає базовий місяць. У 2026 році для всіх розрахунків діє спільна початкова точка — січень 2026 року. Тому під час розрахунку потрібно враховувати не лише момент працевлаштування, а й зміни посадового окладу за відповідною посадою.
У 2027 році очікується «обнулення» індексації. Що це означає? Із січня 2027 року нарахована раніше індексація не буде зберігатися для подальшої виплати.
Відповідно до проєкту Закону України «Про Державний бюджет України на 2027 рік», базовим місяцем для всіх працівників стане січень 2027 року, а обчислення індексу споживчих цін розпочнеться з лютого 2027 року.
Тобто правило буде аналогічним тому, що діє у 2026 році, але з новою точкою відліку.
Як розрахувати індексацію?
Щоб отримати правильну суму індексації, потрібно виконати кілька дій.
- Визначте базовий місяць. Для розрахунку візьміть базовий місяць конкретного працівника. Детальніше про правила його встановлення у 2026 році ми розповіли вище.
- Виведіть коефіцієнт індексації. Послідовно перемножте щомісячні індекси споживчих цін після базового місяця. Коли накопичений показник перевищить 103%, із нього визначають коефіцієнт індексації. Наприклад, якщо в результаті отримали 104,2%, це означає, що зростання становить 4,2%. Саме цей показник використовують для подальшого розрахунку.
- Визначте суму, до якої застосовують коефіцієнт. У 2026 році індексацію розраховують у межах прожиткового мінімуму (ПМ) для працездатних осіб — 3 328 грн (до речі, за проєктом Держбюджету на 2027 рік його пропонують підвищити до 3 691 грн). Тому навіть якщо зарплата працівника становить 10 000 грн, для розрахунку беруть не всю суму, а лише не більше встановленого граничного показника (тобто 3 328 грн станом на жовтень 2026 року).
- Розрахуйте суму індексації. Помножте суму, що підлягає індексації, на отриманий коефіцієнт. Наприклад:
3 328 × 4,2% = 139,78 грн.
Якщо співробітник працює на 0,5 ставки, суму визначають пропорційно зайнятості:
139,78 × 0,5 = 69,89 грн.
Якщо людина була на роботі не весь місяць, суму також розраховують пропорційно відпрацьованому часу.
- Перевірте, чи не змінювався посадовий оклад. Якщо протягом року роботодавець підвищив оклад, потрібно врахувати це під час розрахунку виплати. Суму збільшення зарплати порівнюють із розміром індексації, яка належала б працівнику на цей момент. Якщо підвищення менше, виплачують різницю. Якщо воно дорівнює або перевищує належну суму, окрему індексацію не нараховують.
Такий алгоритм допомагає зрозуміти, як нараховується індексація, і послідовно виконати всі необхідні дії для правильного розрахунку виплати працівнику.
Чи можна уникнути індексації?
Повністю «скасувати» індексацію доходів за бажанням роботодавця не можна. Але закон передбачає механізм, за якого підвищення окладу може перекрити суму індексації.
Наприклад, якщо працівнику належить 139,78 грн такої виплати, а роботодавець збільшує його оклад на 200 грн, підвищення перевищує цю суму. У такому разі індексація в місяці збільшення окладу не нараховується, а цей місяць стає новим базовим.
Тобто роботодавець може переглядати рівень оплати праці так, щоб це виконувало не лише мотиваційну, а й компенсаційну функцію. Але йдеться саме про реальне підвищення окладу, а не про заміну індексації разовою премією чи іншою виплатою.
Штрафи за ненарахування індексації
Індексація ЗП належить до мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Тому її ненарахування, несвоєчасна або неповна виплата вважаються порушенням трудового законодавства.
За недотримання встановлених гарантій в оплаті праці передбачений штраф у розмірі двох мінімальних заробітних плат за кожного працівника, щодо якого допущено порушення. У 2026 році мінімальна ЗП становить 8 647 грн, тому базовий розмір такого штрафу — 17 294 грн за працівника. У 2027 році мінімалка має зрости до 9 546 грн, відповідно, сума стягнення за кожного співробітника буде 19 092 грн.
Окрім штрафу, роботодавцю доведеться донарахувати працівнику належні суми. Тому індексацію краще контролювати під час кожного розрахунку ЗП, а не виправляти помилку після перевірки.
Як автоматизувати розрахунок індексації в Dilovod?
В онлайн-бухгалтерії Dilovod індексацію можна автоматично враховувати під час нарахування зарплати. Програма бере до уваги кадрові дані, графік роботи та інші показники, необхідні для розрахунку.
Зміни окладу можна оформлювати кадровими наказами — інформація про них зберігається в системі та враховується надалі. Це особливо зручно для компаній із великою кількістю працівників, які мають різні умови оплати, графіки та дати прийняття на роботу: бухгалтеру не доводиться щоразу перевіряти ці дані вручну.
Висновок
Індексація потребує уваги до деталей, адже помилка в одному показнику може вплинути на суму виплати працівнику. Щоб не тримати всі розрахунки та зміни в голові, частину цієї роботи краще передати Dilovod. У програмі можна автоматизувати нарахування індексації та зберігати дані, необхідні для її розрахунку, щоб нічого не пропустити й не переплутати.