Индексация заработной платы: как не ошибиться в расчетах

Индексация зарплаты — на первый взгляд небольшая выплата, но ошибка в ее расчете может обернуться доначислениями и штрафами для работодателя. Особенно сложно контролировать ее, когда в компании много сотрудников, разные оклады, графики и изменения в оплате труда. В статье разберемся, что такое индексация, как правильно определить ее размер и можно ли ее избежать.

Простыми словами, индексация — это доплата к зарплате, которая частично компенсирует рост цен на товары и услуги. Обязанность работодателя проводить такую выплату предусмотрена статьей 95 Кодекса законов о труде Украины и статьей 33 Закона Украины «Об оплате труда», а правила ее расчета определяет Порядок № 1078.

Право на индексацию возникает, когда накопленный индекс потребительских цен (ИПЦ) превышает 103%. То есть стоимость товаров и услуг должна увеличиться более чем на 3% по сравнению с базовым месяцем. Например, если накопленный показатель составляет 103,2%, это означает рост цен на 3,2%. Именно эти 3,2% используют как коэффициент для расчета выплаты.

Право на индексацию не зависит от размера зарплаты. Важно, чтобы выплата была частью заработной платы и имела постоянный характер. Основные виды доходов, которые подлежат индексации или не учитываются при ее расчете, собрали в таблице ниже.

Перед расчетом бухгалтер должен правильно определить состав дохода сотрудника, поскольку от этого зависит, какую сумму можно учитывать для индексации.

Базовый месяц — это точка, с которой начинают накапливать рост индекса потребительских цен. От него зависит, когда у сотрудника возникнет право на индексацию и какой коэффициент применят для ее расчета.

В 2026 году действует специальное правило: согласно статье 41 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2026 год», январь 2026 года принимают за 100%. После этого ежемесячные показатели накапливают, чтобы определить общий рост цен.

Если работодатель повышает должностной оклад, месяц такого повышения становится новой точкой отсчета. При этом сумму повышения сравнивают с суммой индексации, которая полагалась бы сотруднику на этот момент. Если зарплату повысили на меньшую сумму, чем положенная индексация, сотруднику выплачивают разницу. Если повышение равно этой сумме или превышает ее, индексацию за этот период не начисляют.

Для нового сотрудника дата приема на работу сама по себе не определяет базовый месяц. В 2026 году для всех расчетов действует общая начальная точка — январь 2026 года. Поэтому при расчете нужно учитывать не только дату трудоустройства, но и изменения должностного оклада по соответствующей должности.

В 2027 году ожидается «обнуление» индексации. Что это означает? С января 2027 года начисленная ранее индексация не будет сохраняться для дальнейшей выплаты.

Согласно проекту Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2027 год», базовым месяцем для всех сотрудников станет январь 2027 года, а расчет индекса потребительских цен начнется с февраля 2027 года.

То есть правило будет аналогичным тому, которое действует в 2026 году, но с новой точкой отсчета.

Полностью «отменить» индексацию доходов по желанию работодателя нельзя. Но законодательство предусматривает механизм, при котором повышение оклада может перекрыть сумму индексации.

Например, если сотруднику полагается 139,78 грн такой выплаты, а работодатель повышает его оклад на 200 грн, повышение превышает эту сумму. В таком случае индексация в месяце повышения оклада не начисляется, а этот месяц становится новым базовым.

То есть работодатель может пересматривать уровень оплаты труда так, чтобы повышение выполняло мотивационную и компенсационную функции. Но речь идет именно о реальном повышении оклада, а не о замене индексации разовой премией или другой выплатой.

Штрафы за неначисление индексации

Индексация зарплаты относится к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. Поэтому ее неначисление, несвоевременная или неполная выплата считаются нарушением трудового законодательства.

За несоблюдение установленных гарантий в оплате труда предусмотрен штраф в размере двух минимальных заработных плат за каждого сотрудника, в отношении которого допущено нарушение. В 2026 году минимальная зарплата составляет 8 647 грн, поэтому базовый размер такого штрафа — 17 294 грн за одного сотрудника. В 2027 году минимальная зарплата должна вырасти до 9 546 грн, соответственно, сумма взыскания за каждого сотрудника составит 19 092 грн.

Кроме штрафа, работодателю придется доначислить сотруднику положенные суммы. Поэтому индексацию лучше контролировать при каждом расчете зарплаты, а не исправлять ошибку после проверки.

Индексация требует внимания к деталям, поскольку ошибка в одном показателе может повлиять на сумму выплаты сотруднику. Чтобы не держать в голове все расчеты и изменения, часть этой работы лучше передать Dilovod. В программе можно автоматизировать начисление индексации и хранить данные, необходимые для ее расчета, чтобы ничего не пропустить и не перепутать.