Автоматизація рутинних завдань

Одне з ключових досягнень ШІ — це автоматизація рутинних процесів. Завдяки цьому обробка рахунків, виставлення рахунків-фактур, введення даних, створення звітів і інші процеси більше не потребують багато часу.

Приклад: ШІ може розпізнавати PDF або скановані документи й перетворювати їх у впорядковані дані, які автоматично завантажуються в бухгалтерську систему. Це прискорює процес і зменшує кількість помилок.

ШІ також аналізує фінансові звіти та проводить регулярні перевірки. Це звільняє бухгалтерів від ручної роботи, мінімізує ризик помилок і пришвидшує процеси.

Аналіз запитів клієнтів

Аналіз запитів клієнтів

Сучасні інструменти, такі як ChatGPT, можуть автоматизувати аналіз контактів із цільовою аудиторією. Наприклад, завантаживши таблицю із записами розмов менеджерів з клієнтами, можна отримати наступні інсайти.

  • Найпоширеніші питання клієнтів. ШІ аналізує питання та допомагає виявити основні теми.
  • Типові проблеми. Визначає найчастіші труднощі клієнтів.
  • Інтереси клієнтів. Виявляє, які продукти або послуги цікавлять клієнтів найбільше.

Це допомагає бізнесу краще розуміти свою аудиторію, покращувати сервіс і швидше реагувати на потреби. Автоматизація аналізу економить час і забезпечує готові дані для прийняття стратегічних рішень.

Аналіз фінансових даних

Штучний інтелект суттєво спрощує аналіз великих обсягів фінансових даних, допомагає виявляти ключові тренди та аномалії, які раніше могли залишатися непоміченими. Замість того, щоб вручну перевіряти показники або порівнювати дані за різні періоди, ШІ може миттєво обробляти інформацію і надавати важливі поради.

Наприклад, системи на основі GPT можуть аналізувати фінансові звіти й виділяти найбільш суттєві зміни: які статті витрат зросли, які товари стали лідерами продажів, або які витрати потребують оптимізації. Давайте розглянемо їх роботу на прикладі даних Dilovod.

Спосіб 1. Аналіз зображення за допомогою ChatGPT

ШІ може аналізувати не лише текст, а й зображення. Розповідаємо на прикладі ChatGPT, як це зробити.

  • Зробіть скріншот необхідної таблиці. У нас це звіт «Баланс».
  • Надішліть зображення в чат і сформулюйте чіткий запит. Наприклад: «Проаналізуй звіт. Підготуй детальний висновок щодо фінансового стану компанії та надай рекомендації для його покращення».
  • Ознайомтесь з результатами. За потреби уточніть запит для більш глибокого аналізу.

Ось приклад рекомендацій, які ми отримали після аналізу балансу.

  • Зниження пасивів. Значне збільшення пасивів вказує на необхідність управління зобов’язаннями. Компанії слід проаналізувати, на що були спрямовані ці кошти (кредити, закупівлі тощо) та розглянути можливості для зниження боргового навантаження.
  • Оптимізація товарних запасів. Варто переглянути стан товарних запасів на складах, оскільки їх обсяг скоротився. Якщо це пов’язано з реалізацією продукції, то важливо забезпечити стабільне поповнення запасів. Якщо ж це наслідок зменшення попиту, варто переглянути маркетингові стратегії для підвищення продажів.
  • Оптимізація грошових потоків. Зменшення коштів на поточних рахунках є сигналом для детальнішого контролю за витратами. Компанії варто проаналізувати свої витрати і знайти можливі шляхи їх оптимізації, щоб уникнути дефіциту оборотних коштів.
  • Фінансовий моніторинг і планування. Компанії слід підвищити увагу до прогнозування грошових потоків. Це допоможе краще планувати витрати і підтримувати стабільний рівень ліквідності, особливо в умовах зростаючих пасивів.

Загалом, компанія демонструє стабільний рівень активів, але слід звернути увагу на зростання пасивів і зниження обсягу грошових коштів.

Цей підхід з використанням зображень дозволяє швидко отримувати поради та приймати обґрунтовані рішення.

Спосіб 2. Аналіз даних за допомогою плагіну GPT for Sheets™ and Docs™

Крок 1. Спочатку потрібно підключити інтеграцію Dilovod з Google Диск і вивантажити необхідні дані, наприклад, звіт про продажі чи баланс.

Крок 2. Далі з Google Workspace Marketplace встановіть плагін GPT for Sheets™ and Docs™. Він дозволяє використовувати ChatGPT та інші моделі ШІ безпосередньо у Google Таблицях та Документах.

Крок 3. У таблиці з даними відкрийте меню «Розширення», знайдіть плагін GPT for Sheets™ and Docs™ і увімкніть його.

Крок 4. У порожній клітинці впишіть запит до ШІ та вкажіть область даних, яку необхідно проаналізувати. До прикладу:

=GPT(“Які 5 статей балансу найбільше вплинули на компанію“;
A5:H108)

Крок 5. Ознайомтеся з результатами.

Ось що отримали ми.

На основі даних балансу компанії можна виділити 5 статей балансу, які найбільше вплинули на її фінансовий стан:

  • Поточні рахунки в національній валюті:
    Значне зменшення коштів на поточних рахунках з 1 017 589.17 грн до 679 308.85 грн. Це вказує на те, що компанія активно використовувала свої ресурси, можливо, для фінансування операцій або покриття витрат, що впливає на ліквідність підприємства.
  • Адміністративні витрати:
    Витрати на адміністрування становили 472 655.71 грн, що є однією з найбільших статей витрат компанії. Це суттєво впливає на прибутковість і потребує ретельного аналізу, щоб виявити можливості для оптимізації.
  • Витрати на соціальне страхування та заробітну плату:
    Ця стаття витрат є важливою, оскільки заробітна плата та відрахування на соціальне страхування складають значну частку собівартості реалізованих товарів і послуг, впливаючи на загальні витрати компанії.
  • Короткострокові кредити:
    Компанія має кредит на суму 75 000.00 грн, який не змінювався протягом періоду. Хоча цей кредит не збільшується, його наявність вказує на фінансове зобов’язання, яке може впливати на оборотні кошти.
  • Дохід від реалізації товарів і послуг:
    Компанія отримала значний дохід від реалізації — 199 210.35 грн. Цей дохід є одним із ключових факторів, який підтримує фінансову стабільність, але його потрібно порівняти з витратами, щоб зрозуміти загальну рентабельність.

Ці статті є важливими для розуміння фінансової стійкості компанії і впливають на її здатність підтримувати ліквідність, оптимізувати витрати та забезпечувати прибутковість.

Це базові приклади того, як можна використовувати GPT в бізнесі та бухгалтерії, але є ще багато інших можливостей для оптимізації процесів. Експериментуйте і відкривайте для себе нові функції ШІ, які допоможуть зробити вашу роботу ефективнішою.

Як вивантажити дані з Dilovod

Завдяки інтеграції Dilovod з Google Диском ви можете легко вивантажувати дані прямо в Google Таблиці одним натисканням кнопки. Це дозволяє швидко отримати всі необхідні дані для подальшого аналізу.

Крім того, Dilovod дозволяє прикріплювати файли до листів у Gmail. Після цього можна попросити Gmail автоматично скласти текст листа. Це зручно для швидкого обміну даними чи відправки звітів без зайвих дій.

Такий підхід значно спрощує роботу з даними та економить час.

Прогнозування фінансових показників

Штучний інтелект здатен прогнозувати грошові потоки, прибутки та витрати, базуючись на історичних даних. Це допомагає компаніям ефективніше планувати бюджети й ухвалювати стратегічні рішення.

Приклад. Якщо у вас є звіт про продажі за кілька місяців, який ви завантажили у Google Таблиці або Excel, можна скористатися ШІ для прогнозування подальших продажів. Алгоритм машинного навчання аналізує динаміку попередніх показників і на основі цих даних розраховує майбутні результати для кожного товару.

Щоб скористатися цією можливістю, ви можете завантажити звіт у ChatGPT або використовувати плагін для інтеграції з таблицями. Запит може виглядати так:

«Спрогнозуй показник продажів, якщо динаміка продажів по кожному товару збережеться».

У результаті ви отримаєте точний прогноз, який дозволить вам підготуватися до можливих змін на ринку, налаштувати маркетингову стратегію або коригувати запаси продукції на складах. Це простий і ефективний спосіб використання ШІ для планування й управління фінансовими показниками в режимі реального часу.

Покращення точності

Штучний інтелект використовує машинне навчання для пошуку та виправлення помилок у бухгалтерських даних. Він аналізує попередні записи, виявляє незвичні операції та дублікати транзакцій. ШІ також може перевіряти дані й порівнювати їх із фінансовими звітами та іншими системами (наприклад, CRM або ERP). Це дозволяє швидко знаходити та виправляти помилки, які можна легко не помітити при ручній перевірці.

Виявлення шахрайства

Системи штучного інтелекту можуть ефективно виявляти підозрілі транзакції та аномалії, які можуть бути ознаками шахрайства. Це допомагає бізнесу запобігати фінансовим втратам, особливо в великих компаніях, де обсяг транзакцій дуже високий.

Приклад. Якщо у вас є реєстр платежів, ШІ може проаналізувати його та знайти операції, які виглядають нетипово. Щоб зробити такий аналіз, можна скористатися плагіном для Google Таблиць.

Ось як це зробити на практиці:

  • Вивантажте дані з програми Dilovod у Google Таблиці.
  • Активуйте плагін GPT for Sheets™ and Docs™.
  • У порожній клітинці таблиці введіть формулу:

=GPT(“Проаналізуй цей реєстр платежів і вкажи нетипові операції, які вирізняються за сумами або частотою проведення“;A4:Е225)

  • Натисніть Enter.

ШІ проаналізує діапазон даних і ви отримаєте список операцій, які виділяються за своєю сумою або частотою. Це допоможе вам швидко виявити можливі підозрілі транзакції.

Важливо.Передача чутливих даних, таких як реєстри платежів, вимагає уваги до безпеки. Потрібно розуміти, що все що ви передаєте ШІ відправляється в інтернет і буде збережене на серверах компанії, що надає сервіс ШІ.

Чому ШІ не замінить бухгалтерів в найближчому майбутньому

Чому ШІ не замінить бухгалтерів в найближчому майбутньому

Хоча штучний інтелект активно розвивається і вже допомагає в автоматизації багатьох процесів, повністю замінити бухгалтерів йому буде непросто.

Одна з причин — великий обсяг різноманітної інформації, з якою працюють бухгалтери. Вони обробляють дані щодо складів, взаєморозрахунків, платежів та інших аспектів. Головна цінність бухгалтера полягає в тому, що він може поєднувати різні типи інформації, аналізувати та робити висновки на основі власного досвіду та розуміння контексту. Для ШІ це завдання поки що неможливе для виконання.

Другою причиною є складність постійних змін у податковому законодавстві. ШІ може не встигати за швидкими змінами та не завжди правильно інтерпретувати нові норми. Крім того, навіть найсучасніші версії ШІ часто працюють на основі вже індексованих даних, що можуть не бути актуальними.

Хоча технології постійно удосконалюються, і нові версії ШІ з’являються кожні пів року, поки що бухгалтери залишаються незамінними завдяки своїм аналітичним здібностям і здатності адаптуватися до змін у реальному часі.

Висновок

ШІ не лише економить час і ресурси, а й допомагає приймати більш обґрунтовані рішення, знижуючи ризики та підвищуючи ефективність роботи. Щоб максимально використати можливості штучного інтелекту, не бійтеся експериментувати: підключайте нові інструменти, аналізуйте свої дані та шукайте способи, як зробити вашу роботу ще більш ефективною.

Зареєструйтеся в Dilovod та отримайте консультацію щодо того, як налаштувати програму та вивантажити ваші дані для максимально ефективної роботи з ШІ. Наші спеціалісти допоможуть вам налаштувати інтеграцію і запропонують оптимальні рішення для вашого бізнесу.

Давайте обговоримо ваше завдання
Залишайте заявку, ми проконсультуємо
та допоможемо автоматизувати облік у вашій компанії

    Ми використовуємо файли cookie, щоб вам було зручніше. Ознайомтеся з нашим повідомленням про файли cookie для отримання додаткової інформації