Що таке інвойс?
Інвойс — це документ, який продавець або виконавець послуг виставляє покупцю для оплати товарів чи послуг. У ньому зазначають інформацію про сторони угоди, предмет постачання, вартість, умови оплати та банківські реквізити.
Найчастіше інвойс використовують у міжнародній торгівлі. Для українського бізнесу він є звичним документом під час експорту та імпорту товарів, надання послуг нерезидентам і співпраці з іноземними компаніями.
Водночас його роль не обмежується лише виставленням рахунку на оплату — інвойс також може використовуватися під час митного оформлення, проведення валютних операцій та підтвердження господарських операцій у бухгалтерському обліку.
Які бувають види інвойсів?
У міжнародній практиці найчастіше використовують два типи інвойсів. Вони мають різне призначення та оформлюються на різних етапах співпраці.
1. Проформа-інвойс (Proforma Invoice)
Проформа — це попередній документ, який продавець надсилає покупцю до фактичного постачання товару або надання послуг. Його використовують для ознайомлення покупця з майбутньою угодою.
У проформі зазначають:
- найменування товарів або послуг;
- орієнтовну вартість;
- кількість;
- умови поставки;
- строки виконання;
- реквізити сторін.
Рахунок-проформа часто потрібен для відкриття акредитива, отримання дозволів, оформлення імпортних процедур або погодження умов співпраці. Після фактичного постачання товару чи послуг продавець оформлює комерційний інвойс.
2. Комерційний інвойс (Commercial Invoice)
Це основний документ, який підтверджує факт продажу товарів або надання послуг і є підставою для їх оплати.
Саме цей вид інвойсу використовується під час митного оформлення міжнародних поставок, підтвердження митної вартості товарів і проведення валютних розрахунків.
Що таке рахунок-фактура і чим він відрізняється від інвойсу?
Рахунок-фактура — це документ, який продавець виставляє покупцю для оплати товарів або послуг. Зазвичай він містить інформацію про сторони угоди, перелік товарів чи послуг, їхню вартість і реквізити для оплати.
На перший погляд, інвойс дуже схожий на рахунок-фактуру, адже також містить суму, яку має сплатити покупець. Проте між ними є певні відмінності.
Інвойс є міжнародно визнаним документом і широко застосовується під час зовнішньоекономічної діяльності, зокрема під час експорту та імпорту товарів і послуг. Рахунок-фактура переважно використовується у внутрішніх розрахунках між українськими компаніями та підприємцями.
До речі, в онлайн-бухгалтерії Dilovod оформлення такого документа не потребує багато часу. Дані клієнтів і постійні реквізити зберігаються в системі та автоматично підставляються під час створення рахунку-фактури. Окремо можна відстежувати надходження коштів і статус оплати.
Чи має інвойс статус первинного документа в Україні?
Під час співпраці з нерезидентами інвойс можна використовувати не лише для виставлення рахунку на оплату, а й для підтвердження факту надання послуг. Це можливо, якщо він відповідає вимогам, встановленим для первинних документів.
Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, які дають змогу ідентифікувати господарську операцію:
- назву документа;
- дату складання;
- назву підприємства або особи, від імені яких складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- посади або дані осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати відповідальну особу.
Якщо інвойс містить ці реквізити, він виконуватиме функцію первинного документа. У такому разі його можна використовувати замість акта виконаних робіт за умови, що договір передбачає такий порядок підтвердження наданих послуг, а замовник прийняв їх без зауважень.
Які обов'язкові дані мають бути в інвойсі?
Єдиної затвердженої форми інвойсу не існує. Водночас, щоб документ не викликав запитань у банку, контрагента чи контролюючих органів, він має містити достатньо інформації для ідентифікації сторін та господарської операції.
Залежно від особливостей співпраці в інвойсі зазначають:
- номер і дату інвойсу;
- назву, адресу та реквізити продавця і покупця;
- опис товарів або послуг;
- кількість товару або обсяг послуг;
- ціну за одиницю;
- загальну суму;
- валюту розрахунків;
- умови поставки;
- умови оплати;
- банківські реквізити продавця (IBAN, SWIFT тощо);
- дату постачання товару або надання послуг.
Чим повніше оформлений інвойс, тим менше ризиків виникне під час проведення платежів або перевірок.
Як правильно заповнювати інвойс?
Якщо вас цікавить, як зробити інвойс, варто дотримуватися кількох загальних правил оформлення.
- Мова документа. Для роботи з іноземними контрагентами інвойс найчастіше складають англійською мовою. Якщо документ буде використовуватися також для внутрішнього обліку або подання до українських установ, доцільно оформлювати його українською та англійською мовами. Це допоможе уникнути додаткових перекладів у майбутньому.
- Валюта, сума та банківські реквізити. В інвойсі необхідно зазначати валюту платежу та суму до сплати. Також важливо правильно вказати банківські реквізити для міжнародного переказу: назву банку, номер рахунку IBAN, SWIFT-код, ім’я або назву отримувача платежу. Помилки в реквізитах можуть призвести до затримки або повернення коштів.
- Підпис та печатка. У більшості випадків міжнародні контрагенти приймають інвойси без печатки. Залежно від домовленостей сторін, документ можна підписати власноруч, електронним підписом або надіслати у вигляді скан-копії.
Останніми роками бізнес дедалі частіше переходить на електронні інвойси. Інвойсинг — це виставлення та надсилання рахунків покупцям в цифровому форматі. Після отримання інвойсу клієнт може перейти за посиланням і оплатити товар або послугу зручним для себе способом. Це допомагає скоротити час на рутинні операції та зробити роботу з документами більш зручною й прозорою.
Яких помилок припускаються під час оформлення інвойсу?
Навіть невеликі помилки в інвойсі можуть призвести до затримки оплати або проблем із його відображенням у бухгалтерському обліку.
Найчастіше трапляються такі неточності:
- неправильні реквізити сторін;
- помилки в сумі або валюті платежу;
- відсутність номера чи дати документа;
- неправильний опис товарів або послуг;
- помилки в банківських реквізитах;
- невідповідність даних інвойсу умовам договору.
Перед відправленням документа варто ще раз перевірити всі реквізити. Це допоможе уникнути затримок платежів, додаткових запитів від банку та проблем під час підтвердження господарської операції.
Як виглядає зразок заповнення комерційного інвойсу?
На зображенні — приклад комерційного інвойсу. Такий зразок можна адаптувати під особливості конкретної операції, додати необхідні реквізити, умови поставки або детальний опис товарів чи послуг.
Використання єдиного шаблону допомагає швидше оформлювати документи, зменшує кількість помилок і спрощує взаємодію з іноземними партнерами, банками та контролюючими органами.
Висновок
Інвойс залишається одним із ключових документів для бізнесу, який працює з клієнтами та партнерами в Україні й за кордоном. Правильно оформлений документ допомагає спростити розрахунки, уникнути непорозумінь між сторонами та впорядкувати облік.
А за допомогою сучасних цифрових рішень можна автоматизувати створення інвойсів, контролювати їхній статус та відстежувати надходження оплат в одному місці.