Что такое инвойс?
Инвойс — это документ, который продавец или исполнитель услуг выставляет покупателю для оплаты товаров или услуг. В нем отмечают информацию о сторонах сделки, предмете поставки, стоимости, условиях оплаты и банковских реквизитах.
Чаще всего инвойс используется в международной торговле. Для украинского бизнеса он является привычным документом при экспорте и импорте товаров, предоставлении услуг нерезидентам и сотрудничестве с иностранными компаниями.
В то же время, его роль не ограничивается лишь выставлением счета на оплату — инвойс также может использоваться при таможенном оформлении, проведении валютных операций и подтверждении хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Какие бывают виды инвойсов?
В международной практике чаще всего используются два типа инвойсов. Они имеют разное предназначение и оформляются на разных этапах сотрудничества.
1. Проформа-инвойс (Proforma Invoice)
Проформа — это предварительный документ, который продавец отправляет покупателю до фактической поставки товара или предоставления услуг. Его используют для ознакомления покупателя с предстоящим соглашением.
В проформе отмечают:
- наименование товаров или услуг;
- ориентировочную стоимость;
- количество;
- условия поставки;
- сроки выполнения;
- реквизиты сторон.
Проформа-инвойс часто необходим для открытия аккредитива, получения разрешений, оформления импортных процедур или согласования условий сотрудничества. После фактической поставки продукта либо услуг продавец оформляет коммерческий инвойс.
2. Коммерческий инвойс (Commercial Invoice)
Это основной документ, который подтверждает факт продажи товаров или предоставления услуг и основания для их оплаты.
Именно этот вид инвойса используется при таможенном оформлении международных поставок, подтверждении таможенной стоимости товаров и проведении валютных расчетов.
Что такое счет-фактура и чем он отличается от инвойса?
Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты товаров или услуг. Обычно он содержит информацию о сторонах сделки, перечне товаров или услуг, их стоимости и реквизитах для оплаты.
На первый взгляд, инвойс очень похож на счет-фактуру, ведь также содержит сумму, которую должен оплатить покупатель. Однако между ними есть определенные отличия.
Инвойс является международно признанным документом и широко применяется при внешнеэкономической деятельности, в частности, при экспорте и импорте товаров и услуг. Счет-фактура в основном используется во внутренних расчетах между украинскими компаниями и предпринимателями.
Кстати, в онлайн-бухгалтерии Dilovod оформление такого документа не занимает много времени. Данные клиентов и постоянные реквизиты хранятся в системе и автоматически подставляются при создании счета-фактуры. Отдельно можно отслеживать поступление средств и статус оплаты.
Имеет ли инвойс статус первичного документа в Украине?
При сотрудничестве с нерезидентами инвойс можно использовать не только для выставления счета на оплату, но и для подтверждения факта предоставления услуг. Это возможно, если он отвечает требованиям, которые установлены для первичных документов.
Согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» №996-XIV первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию:
- название документа;
- дату составления;
- название предприятия или лица, от имени которых составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции;
- должности или данные лиц, которые ответственны за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, что позволяют идентифицировать ответственное лицо.
Если инвойс содержит эти реквизиты, то он будет выполнять функцию первичного документа. В таком случае его можно использовать вместо акта выполненных работ при условии, что договор предусматривает такой порядок подтверждения оказанных услуг, а заказчик принял их без замечаний.
Какие обязательные данные должны быть в инвойсе?
Единой утвержденной формы инвойса не существует. В то же время, чтобы документ не вызывал вопросов у банка, контрагента или контролирующих органов, он должен содержать достаточно информации для идентификации сторон и хозяйственной операции.
В зависимости от особенностей сотрудничества в инвойсе отмечают:
- номер и дату инвойса;
- название, адрес и реквизиты продавца и покупателя;
- описание товаров или услуг;
- количество товара или объем услуг;
- цену за единицу;
- общую сумму;
- валюту расчетов;
- условия поставки;
- условия оплаты;
- банковские реквизиты продавца (IBAN, SWIFT и т.п.);
- дату поставки товара или предоставление услуг.
Чем полнее оформлен инвойс, тем меньше рисков возникнет при проведении платежей или проверок.
Как правильно заполнять инвойс?
Если вас интересует, как сделать инвойс, следует соблюдать несколько общих правил оформления.
- Язык документа. Для работы с иностранными контрагентами инвойс чаще всего составляют на английском языке. Если документ будет использоваться также для внутреннего учета или представления в украинские учреждения, целесообразно оформлять его на украинском и английском языках. Это поможет избежать дополнительных переводов в будущем.
- Валюта, сумма и банковские реквизиты. В инвойсе необходимо указывать валюту платежа и сумму к оплате. Также важно правильно заполнить банковские реквизиты для международного перевода: название банка, номер счета IBAN, SWIFT-код, имя или название получателя платежа. Ошибки в реквизитах могут привести к задержке или возврату средств.
- Подпись и печать. В большинстве случаев международные контрагенты принимают инвойсы без печати. В зависимости от договоренностей сторон документ можно подписать собственноручно, электронной подписью или отправить в виде скан-копии.
В последние годы бизнес все чаще переходит на электронные инвойсы. Инвойсинг — это выставление и отправка счетов покупателям в цифровом формате. После получения инвойса клиент может перейти по ссылке и оплатить товар или услугу удобным для себя способом. Это помогает сократить время на рутинных операциях и сделать работу с документами более удобной и прозрачной.
Какие ошибки допускают при оформлении инвойса?
Даже небольшие ошибки в инвойсе могут привести к задержке оплаты или проблемам его отражения в бухгалтерском учете.
Чаще случаются следующие неточности:
- неправильные реквизиты сторон;
- ошибки в сумме или валюте платежа;
- отсутствие номера или даты документа;
- неправильное описание товаров или услуг;
- ошибки в банковских реквизитах;
- несоответствие данных инвойса условиям контракта.
Перед отправкой документа следует еще раз проверить все реквизиты. Это поможет избежать задержек платежей, дополнительных запросов от банка и проблем при подтверждении хозяйственной операции.
Как выглядит бланк инвойса?
На изображении — пример коммерческого инвойса. Такой образец можно адаптировать под особенности конкретной операции, добавить необходимые реквизиты, условия поставки или подробное описание товаров или услуг.
Использование единого шаблона помогает быстрее оформлять документы, уменьшает количество ошибок и упрощает взаимодействие с иностранными партнерами, банками и контролирующими органами.
Вывод
Инвойс остается одним из ключевых документов для бизнеса, который работает с клиентами и партнерами в Украине и за рубежом. Правильно оформленный документ помогает упростить расчеты, избежать разногласий между сторонами и упорядочить учет.
С помощью современных цифровых решений можно автоматизировать создание инвойсов, контролировать их статус и отслеживать поступление оплат в одном месте.