Чим загрожує ведення обліку в Excel товарному бізнесу?
Які загрози несе в собі облік в Excel?
Для компаній з великою кількістю даних, Excel-таблиці мають ще ряд недоліків, серед них:
Висока ймовірність помилок. Людський фактор може призвести до помилок при введенні даних, неправильних розрахунків та помилкових формул.
Обмежені можливості. Excel дозволяє обмінюватись даними з іншими системами та виконувати автоматичні оновлення, крім того, не дає можливостей для зручних звітів та аналітики.
Недостатня безпека даних. База даних Excel не є найбільш безпечним інструментом для зберігання конфіденційної інформації, такої як особисті дані клієнтів, фінансові дані тощо.
Втрата даних. Якщо файл Excel пошкоджується або втрачається, то інформація в ньому буде втрачена назавжди, що, своєю чергою, може призвести до серйозних проблем або навіть зупинки бізнесу.
Обмежена масштабованість. Excel-таблиці буде важко масштабувати з розвитком компанії, коли виникають потреби у різних видах обліку або навіть у веденні декількох підприємств одночасно.
Якщо вас бентежить хоч один із пунктів вище, варто замислитись над пошуком більш зручних і безпечних альтернатив.
Чим замінити Excel?
При виборі онлайн програми для обліку власнику бізнесу потрібно звернути увагу на такі аспекти:
- функціональність;
- легкість використання;
- сумісність з іншими програмами;
- безпека даних;
- технічна підтримка.
Сучасні підприємці вирішують питання з обліком за допомогою спеціальних програм. Вони дозволяють автоматизувати управлінські та фінансові процеси, а також пришвидшити виконання рутинних операцій. Одним словом, це набагато зручніше, ніж таблиці Excel.
Програми для обліку можуть бути стаціонарними або знаходитись у хмарі, тобто на віддаленому онлайн сервері.
Як правило, стаціонарні програми дорожчі, оскільки потребують придбання ліцензій, обладнання та підтримки власних серверів. До того ж цей тип програм не дозволяє працювати з будь-якого пристрою, а тільки на комп'ютері-носієві. Є високий ризик втратити дані, якщо станеться збій або кібератака.
Хмарні програми мають ряд переваг: не потребує встановлення дорогого обладнання, високий рівень захисту від зовнішнього втручання та можливість працювати з будь-якої точки світу.
Чому варто перейти з Excel на автоматизовану облікову програму?
Автоматизовані програми для обліку мають ряд переваг над Excel, розглянемо детальніше у таблиці:
| Excel | Автоматизована програма для обліку | |
| Внесення даних | Власноруч | Автоматично на підставі первинних документів |
| Витрати часу | Потребує значних часових ресурсів | Облік відбувається швидко |
|
Ризик помилки через людський фактор |
Високий | Мінімальний |
| Функціонал | Таблиці складно пов'язати між собою, відсутні можливості для швидкого створення комплексних звітів | Можна пов'язувати дані з зовнішніми пристроями, звіти формуються автоматично |
|
Інтеграція з зовнішніми сервісами |
Відсутня | Можливо підключати готові інтеграції з Клієнт-банком, поштовими службами, ПРРО та власним сайтом через API |
Не витрачайте дорогоцінний час на заповнення даних власноруч та неправильні розрахунки формул в електронних таблицях. Більшість рутини в обліку підприємства можна автоматизувати за допомогою спеціальних програм.
Переваги роботи з Dilovod
Онлайн-бухгалтерія Dilovod надає всі можливості для ведення обліку у товарному бізнесі, адже поєднує переваги автоматизованих програм та хмарних рішень, адаптована під потреби підприємців і не вимагає спеціальних бухгалтерських навичок для роботи.
З нами ризик помилок зменшується, адже більшість даних вноситься автоматично на підставі первинних документів. Іншими перевагами Dilovod є:
- автоматизована робота з замовленнями;
- облік товарів: надходження, зберігання, продаж тощо;
- зручні та комплексні звіти;
- контроль собівартості та додаткових витрат;
- відстеження руху грошових коштів режимі реального часу;
- готові інтеграції з зовнішніми сервісами: Новою поштою, Клієнт-банком тощо.
Автоматизуйте рутинні задачі з Dilovod та насолоджуйтесь улюбленою справою!