Автоматизация рутинных задач

Одно из ключевых достижений ИИ — это автоматизация рутинных процессов. Благодаря этому обработка счетов, выставление счетов-фактур, ввод данных, создание отчетов и другие процессы больше не требуют много времени.

Пример: ИИ может распознавать PDF или сканированные документы и преобразовывать их в упорядоченные данные, которые автоматически загружаются в бухгалтерскую систему. Это ускоряет процесс и уменьшает количество ошибок.

ИИ также анализирует финансовые отчеты и проводит регулярные проверки. Это освобождает бухгалтеров от ручной работы, минимизирует риск ошибок и ускоряет процессы.

Анализ запросов клиентов

Анализ запросов клиентов

Современные инструменты, например ChatGPT, могут автоматизировать анализ контактов с целевой аудиторией. Например, скачав таблицу с записями разговоров менеджеров с клиентами, можно получить следующие инсайты.

  • Часто задаваемые вопросы клиентов. ИИ анализирует вопросы и помогает выявить основные темы.
  • Типичные проблемы. Определяет частые трудности клиентов.
  • Интересы клиентов. Выявляет, какие продукты или услуги интересуют клиентов больше всего.

Это помогает бизнесу лучше понимать свою аудиторию, улучшать сервис и быстрее реагировать на потребности. Автоматизация анализа экономит время и обеспечивает готовые данные для принятия стратегических решений.

Анализ финансовых данных

Искусственный интеллект существенно упрощает анализ больших объемов финансовых данных, помогает выявлять ключевые тренды и аномалии, которые раньше могли оставаться незамеченными. Вместо того чтобы вручную проверять показатели или сравнивать данные за разные периоды, ИИ может мгновенно обрабатывать информацию и давать важные советы.

Например, системы на основе GPT могут анализировать финансовые отчеты и выделять наиболее существенные изменения: какие статьи расходов выросли, какие товары стали лидерами продаж или какие расходы нуждаются в оптимизации. Давайте рассмотрим их работу на примере данных Dilovod.

Способ 1. Анализ изображения с помощью ChatGPT

ИИ может анализировать не только текст, но и изображение. Рассказываем на примере ChatGPT как это сделать.

  • Сделайте скриншот требуемой таблицы. У нас это отчет «Баланс».
  • Отправьте изображение в чат и сформулируйте четкий запрос. К примеру: «Проанализируй отчет. Подготовь детальный вывод о финансовом состоянии компании и дай рекомендации по его улучшению».
  • Ознакомьтесь с результатами. При необходимости уточните запрос для более глубокого анализа.

Вот пример рекомендаций, которые мы получили после анализа баланса.

  • Снижение пассивов. Значительное увеличение пассивов указывает на необходимость управления обязательствами. Компании следует проанализировать, на что были направлены эти средства (кредиты, закупки и т.п.) и рассмотреть возможности снижения долговой нагрузки.
  • Оптимизация товарных запасов. Следует пересмотреть состояние товарных запасов на складах, поскольку их объем сократился. Если это связано с реализацией продукции, важно обеспечить стабильное пополнение запасов. Если это следствие уменьшения спроса, стоит пересмотреть маркетинговые стратегии для повышения продаж.
  • Оптимизация потоков денежных средств. Уменьшение средств на текущих счетах является сигналом для более детального контроля за расходами. Компании следует проанализировать свои расходы и найти возможные пути их оптимизации во избежание дефицита оборотных средств.
  • Финансовый мониторинг и планирование. Компании следует уделить внимание прогнозированию денежных потоков. Это поможет лучше планировать издержки и поддерживать стабильный уровень ликвидности, особенно в условиях растущих пассивов.

В целом компания демонстрирует стабильный уровень активов, но следует обратить внимание на рост пассивов и снижение объема денежных средств.

Этот подход с использованием изображений позволяет быстро получать советы и принимать обоснованные решения.

Способ 2. Анализ данных с помощью плагина GPT for Sheets™ and Docs™

Шаг 1. Сначала нужно подключить интеграцию Dilovod с Google Диск и выгрузить необходимые данные, например, отчет о продажах или балансе.

Шаг 2. Далее из Google Workspace Marketplace установите плагин GPT for Sheets™ и Docs™. Он позволяет использовать ChatGPT и другие модели ИИ непосредственно в Таблицах и Документах Google.

Шаг 3. В таблице данных откройте меню «Расширение», найдите плагин GPT for Sheets™ и Docs™ и включите его.

Шаг 4. В пустой ячейке впишите запрос ИИ и укажите область данных, которую необходимо проанализировать. К примеру:

=GPT(«Какие 5 статей баланса наиболее повлияли на компанию«; A5:H108)

Шаг 5. Ознакомьтесь с результатами.

Вот что получили мы.

На основе данных баланса компании можно выделить 5 статей баланса, которые наиболее повлияли на ее финансовое состояние:

  • Текущие счета в национальной валюте:
    Значительное уменьшение средств на текущих счетах с 1017589.17 грн до 679 308.85 грн. Это указывает на то, что компания активно использовала свои ресурсы, возможно, для финансирования операций или покрытия расходов, что влияет на ликвидность предприятия.
  • Административные расходы:
    Расходы на администрирование составили 472 655.71 грн, что является одной из самых больших статей расходов компании. Это оказывает существенное влияние на прибыльность и требует тщательного анализа, чтобы выявить возможности для оптимизации.
  • Расходы на социальное страхование и заработную плату:
    Эта статья расходов важна, поскольку заработная плата и отчисления на социальное страхование составляют значительную долю себестоимости реализованных товаров и услуг, влияя на общие расходы компании.
  • Краткосрочные кредиты:
    У компании есть кредит на сумму 75 000.00 грн, который не изменялся в течение периода. Хотя этот кредит не увеличивается, его наличие указывает на финансовое обязательство, которое может влиять на оборотные средства.
  • Доход от реализации товаров и услуг:
    Компания получила значительный доход от реализации — 199 210.35 грн. Этот доход является одним из ключевых факторов, который поддерживает финансовую стабильность, но его нужно сравнить с затратами, чтобы понять общую рентабельность.

Эти статьи важны для понимания финансовой устойчивости компании и влияют на ее способность поддерживать ликвидность, оптимизировать затраты и обеспечивать прибыльность.

Это базовые примеры того, как можно использовать GPT в бизнесе и бухгалтерии, но есть еще много других возможностей для оптимизации процессов. Экспериментируйте и открывайте для себя новые функции ИИ, которые помогут сделать вашу работу более эффективной.

Как выгрузить данные из Dilovod

Благодаря интеграции Dilovod с Google Диском, вы можете легко выгружать данные прямо в Google Таблице одним нажатием кнопки. Это позволяет быстро получить все необходимые данные для дальнейшего анализа.

Кроме того, Dilovod позволяет прикреплять файлы к сообщениям в Gmail. После этого можно попросить Gmail автоматически составить текст письма. Это удобно для быстрого обмена данными или отправки отчетов без лишних действий.

Такой подход значительно упрощает работу с данными и экономит время.

Прогнозирование финансовых показателей

Искусственный интеллект способен прогнозировать денежные потоки, доходы и расходы, основываясь на исторических данных. Это помогает компаниям более эффективно планировать бюджеты и принимать стратегические решения.

Пример. Если у вас есть отчет о продажах за несколько месяцев, который вы скачали в Google Таблице или Excel, можно использовать ИИ для прогнозирования дальнейших продаж. Алгоритм машинного обучения анализирует динамику предыдущих показателей и на основе данных рассчитывает будущие результаты для каждого товара.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, вы можете загрузить отчет в ChatGPT или использовать плагин для интеграции с таблицами. Запрос может выглядеть так:

«Спрогнозируй показатель продаж, если динамика продаж по каждому товару сохранится».

В результате вы получите точный прогноз, который позволит подготовиться к возможным изменениям на рынке, настроить маркетинговую стратегию или корректировать запасы продукции на складах. Это простой и эффективный способ использования ИИ для планирования и управления финансовыми показателями в режиме реального времени.

Улучшение точности

Искусственный интеллект использует машинное обучение для поиска и устранения ошибок в бухгалтерских данных. Он анализирует предварительные записи, выявляет необычные операции и дубликаты транзакций. ИИ также может проверять данные и сравнивать их с финансовыми отчетами и другими системами (например, CRM или ERP). Это позволяет быстро находить и исправлять ошибки, которые можно не заметить при ручной проверке.

Выявление мошенничества

Системы искусственного интеллекта могут эффективно выявлять подозрительные транзакции и аномалии, которые являются признаками мошенничества. Это помогает бизнесу предотвращать финансовые потери, особенно в крупных компаниях, где объем транзакций очень высок.

Пример. Если у вас есть регистр платежей, ИИ может проанализировать его и найти операции, которые выглядят нетипично. Чтобы сделать такой анализ, можно использовать плагин для Google Таблиц.

Вот как это сделать на практике:

  • Выгрузите данные из приложения Dilovod в Таблице Google.
  • Активируйте плагин GPT for Sheets™ и Docs™.
  • В пустой ячейке таблицы введите формулу:

=GPT(«Проанализируй этот реестр платежей и укажи нетипичные операции, которые отличаются по суммам или частоте проведения»;A4:Е225)

  • Нажмите Enter.

ИИ проанализирует диапазон данных, и вы получите список операций, которые выделяются по своей сумме или частоте. Это поможет вам быстро обнаружить возможные подозрительные транзакции.

Важно. Передача чувствительных данных, таких как регистры платежей, требует внимания к безопасности. Нужно понимать, что все что вы передаете ИИ отправляется в интернет и будет сохранено на серверах компании, которая предоставляет сервис ИИ.

Почему ИИ не заменит бухгалтеров в ближайшем будущем

Почему ИИ не заменит бухгалтеров в ближайшем будущем

Хотя искусственный интеллект активно развивается и уже помогает в автоматизации многих процессов, полностью заменить бухгалтеров ему будет непросто.

Одна из причин — большой объем разнообразной информации, с которой работают бухгалтеры. Они обрабатывают данные о составах, взаиморасчетах, платежах и других аспектах. Главная ценность бухгалтера состоит в том, что он может сочетать разные типы информации, анализировать и делать выводы на основе собственного опыта и понимания контекста. Для ИИ эта задача пока невозможна для выполнения.

Вторая причина — сложность постоянных изменений в налоговом законодательстве. ИИ может не успевать за быстрыми переменами и не всегда правильно интерпретировать новые нормы. Кроме того, даже самые современные версии ИИ часто работают на основе уже индексированных данных, которые могут не быть актуальными.

Хотя технологии постоянно совершенствуются, и новые версии ИИ появляются каждые полгода, пока бухгалтеры остаются незаменимыми благодаря аналитическим способностям и умению адаптироваться к изменениям в реальном времени.

Выводы

ИИ не только экономит время и ресурсы, но и помогает принимать более обоснованные решения, снижая риски и повышая эффективность работы. Чтобы максимально использовать искусственный интеллект, не бойтесь экспериментировать: подключайте новые инструменты, анализируйте свои данные и ищите способы, как сделать вашу работу еще более эффективной.

Зарегистрируйтесь в Dilovod и получите консультацию по поводу того, как настроить программу и выгрузить ваши данные для максимально эффективной работы с ИИ. Наши специалисты помогут настроить интеграцию и предложат оптимальные решения для вашего бизнеса.

Давайте обсудим вашу задачу
Оставляйте заявку, мы проконсультируем
и поможем автоматизировать учет в вашей компании

    Мы используем файлы cookie, чтобы вам было удобнее. Ознакомьтесь с нашим уведомлением о файлах cookie для получения дополнительной информации