Сегодня рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкивается бизнес при закупке товаров и расскажем о действенных решениях для оптимизации этого процесса.
Для чего оптимизировать закупки в торговле
Эффективное управление процессом закупок является ключевым аспектом успешного бизнеса в сфере торговли.
Оно позволяет:
- более эффективно использовать финансы компании;
- определить достаточный минимум складских запасов;
- упростить учет;
- снизить количество ошибок;
- выбрать оптимального поставщика.
Тщательный контроль и учет каждого этапа процесса закупок помогают избежать излишеств и быстро реагировать на изменения спроса и рыночных условий.
Проблемы управления закупками в торговле
От того, насколько правильно выстроен процесс управления закупками, зависит рентабельность бизнеса, конкурентоспособность и удовлетворенность клиентов. Однако система закупок связана с некоторыми проблемами, которые мы рассмотрим дальше.
Формирование заказов поставщикам
Формирование заказов поставщикам — задача не из простых. Это комплексная проблема и она состоит из отдельных более мелких вопросов.
- Что заказать и в каком количестве? Нужно знать, какие товары заказать и сколько, чтобы избежать дефицита или избытка запасов.
- У кого заказать? Задача найти надежных поставщиков: с хорошими ценами, качественной продукцией и бесперебойной поставкой.
- Когда заказать и когда это будет поставлено? Важно знать, когда сделать заказ, чтобы товар пришел вовремя, и уметь спрогнозировать остаток товара в днях согласно покупательского спроса.
- Как сформировать заказ поставщику в электронном виде? Нужно понять, как создать заказ, какие для этого нужны данные и в каком виде, и чтобы весь процесс занимал не много времени.
- Как правильно сформировать заказы у нескольких поставщиков? Важно включить в них только те товары, которые заказали покупатели. Особенно если у вас много разной продукции, поставщиков и большое количество заказов от клиентов.
- Как сверить номенклатуру заказанного и фактически поступившего товара? Задача становится еще сложнее при большом объеме заказов.

Доставка товаров от поставщиков
Эта проблема включает в себя два основных момента.
- Необходимо иметь систему, которая позволяет отслеживать статус доставки заказанных товаров.
- Важно правильно учитывать затраты на доставку при расчете себестоимости товара.
Кроме того, оптимизация процесса доставки помогает улучшить скорость обработки заказов и повысить уровень удовлетворенности клиентов.
Ведение и сверка взаиморасчетов с поставщиками
Важно учитывать все отгрузки товаров от поставщиков и проводить операции в учетной системе надлежащим образом. Необходимо периодически сверять данные о поставках и оплатах с данными, которые предоставлены. В случае расхождений — принять меры по их урегулированию.
Актуализация прайс-листов поставщиков
Поставщики могут регулярно обновлять свои цены и условия поставок в ответ на изменения рыночной ситуации, инфляцию, колебания курсов валют и другие факторы.
Они предоставляют прайс-листы в различных форматах (Excel, PDF, CSV) и с использованием разных способов (электронная почта, онлайн-порталы, FTP).
Если компания работает со множеством поставщиков, актуализация прайс-листов будет трудоемкой задачей из-за большого объема информации, которую необходимо обработать и проверить.

Прогнозирование спроса на товар и потребности
Изменчивость рыночных условий создает сложности при прогнозировании спроса на товары. Как рассчитать, какой спрос будет на тот или иной товар, особенно, если это новинка? Недостаток данных о предыдущих продажах, рекламных кампаниях и других факторах затрудняет точную оценку. Некоторые товары подвержены сезонным колебаниям спроса.
Недостоверные прогнозы приведут к переизбытку или нехватке товаров на складе, а это повлияет на финансовые показатели компании и удовлетворенность клиентов.
Анализ рентабельности
Важно вести систематический учет данных о продажах товаров каждого поставщика или торговой марки. Это включает в себя данные о выручке, затратах на закупку товаров, расходах на маркетинг и распределительных издержках.
Анализ прибыли от продажи товаров конкретных поставщиков или торговых марок нужно сопоставить с целями и ожиданиями компании. Например, вы можете определить, какие поставщики или торговые марки приносят наибольшую прибыль, и сосредоточить усилия на их продвижении.
Автоматизация процесса закупок на примере онлайн-бухгалтерии Dilovod
Использование специализированного программного обеспечения может значительно упростить и ускорить процесс закупок, минимизируя человеческий фактор и количество ошибок.
Онлайн-бухгалтерия Dilovod предлагает следующие решения для автоматизации и контроля закупок в торговле:
- функции прогнозирования складского запаса для эффективного планирования закупок;
- инструменты аналитики спроса и оптимизации ассортимента;
- интеграция с поставщиками для упрощения процесса заказа товаров;
- автоматизированное управление запасами для минимизации излишков и снижения затрат.
Рассмотрим, какие возможности предоставляет программа Dilovod для товарного бизнеса.
Анализ складских запасов
Анализ складских запасов позволяет точно рассчитать потребность в товарах и управлять запасами.
АВС-анализ
ABC-анализ помогает выделить товары, которые приносят наибольшую прибыль. Соответственно, на этих товарах следует сосредоточить свое внимание и оптимизировать под них процесс закупок.
Ведение ведомости по складу
С помощью ведомости по складу ведите учет остатков продукции и определяйте, какой товар и в каком количестве необходимо заказать у поставщиков. Так вы избежите как дефицита, так и избытка товаров.
Dilovod упрощает работу с прайс-листами поставщиков, позволяя использовать их при формировании заказов. Программа позволяет делать автоматический расчет отпускных цен и помогает выбирать альтернативных поставщиков при формировании заказа покупателя, что способствует более выгодной закупке товаров.
Формирование заказов поставщикам
Заказы можно формировать автоматически, опираясь на текущие потребности склада и спрос. Также в программе предусмотрена возможность настройки экспорта заказов в форматах CSV и XLSX, что делает процесс более гибким и адаптируемым к потребностям бизнеса.
Оптимизация расчетов с поставщиками
С помощью Dilovod можно эффективно управлять и контролировать отсрочки платежей и вести учет в разрезе договоров и накладных. Это повышает прозрачность финансовых отношений с поставщиками.
Формирование отчета «Контроль заказов поставщикам»
Отчет отображает информацию о статусе и выполнении заказов у поставщиков. Это включает данные о сроках доставки, количестве товаров и финансовых операциях.
Использование API
API Dilovod позволяет сделать интеграцию, которая будет автоматически размещать заказы у поставщиков или загружать их прайс-листы.
Использование онлайн-бухгалтерии Dilovod может радикально изменить подход к управлению закупками в вашем бизнесе. Dilovod позволяет не только экономить время и ресурсы, но и значительно повышать эффективность работы предприятия.
Внедрение Dilovod в ваш бизнес обеспечит вам:
- более быструю и точную обработку данных;
- лучший контроль над финансами;
- оптимизацию запасов.
Попробуйте Dilovod уже сегодня, чтобы увидеть, как он может упростить ведение учета и контроль над закупками для вашего бизнеса.
и поможем автоматизировать учет в вашей компании