​​Как автоматизировать и контролировать закупки: решение для товарного бизнеса

Сегодня рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкивается бизнес при закупке товаров и расскажем о действенных решениях для оптимизации этого процесса.

Эффективное управление процессом закупок является ключевым аспектом успешного бизнеса в сфере торговли.

Оно позволяет:

• более эффективно использовать финансы компании; 
• определить достаточный минимум складских запасов; 
• упростить учет;
• снизить количество ошибок; 
• выбрать оптимального поставщика. 

Тщательный контроль и учет каждого этапа процесса закупок помогают избежать излишеств и быстро реагировать на изменения спроса и рыночных условий.

От того, насколько правильно выстроен процесс управления закупками, зависит рентабельность бизнеса, конкурентоспособность и удовлетворенность клиентов. Однако система закупок связана с некоторыми проблемами, которые мы рассмотрим дальше.

Формирование заказов поставщикам — задача не из простых. Это комплексная проблема и она состоит из отдельных более мелких вопросов.

1. Что заказать и в каком количестве? Нужно знать, какие товары заказать и сколько, чтобы избежать дефицита или избытка запасов.
2. У кого заказать? Задача найти надежных поставщиков: с хорошими ценами, качественной продукцией и бесперебойной поставкой.
3. Когда заказать и когда это будет поставлено? Важно знать, когда сделать заказ, чтобы товар пришел вовремя, и уметь спрогнозировать остаток товара в днях согласно покупательского спроса.
4. Как сформировать заказ поставщику в электронном виде? Нужно понять, как создать заказ, какие для этого нужны данные и в каком виде, и чтобы весь процесс занимал не много времени.
5. Как правильно сформировать заказы у нескольких поставщиков? Важно включить в них только те товары, которые заказали покупатели. Особенно если у вас много разной продукции, поставщиков и большое количество заказов от клиентов.
6. Как сверить номенклатуру заказанного и фактически поступившего товара? Задача становится еще сложнее при большом объеме заказов.

Важно учитывать все отгрузки товаров от поставщиков и проводить операции в учетной системе надлежащим образом. Необходимо периодически сверять данные о поставках и оплатах с данными, которые предоставлены. В случае расхождений — принять меры по их урегулированию. 

Поставщики могут регулярно обновлять свои цены и условия поставок в ответ на изменения рыночной ситуации, инфляцию, колебания курсов валют и другие факторы.

Они предоставляют прайс-листы в различных форматах (Excel, PDF, CSV) и с использованием разных способов (электронная почта, онлайн-порталы, FTP).

Если компания работает со множеством поставщиков, актуализация прайс-листов будет трудоемкой задачей из-за большого объема информации, которую необходимо обработать и проверить.

Важно вести систематический учет данных о продажах товаров каждого поставщика или торговой марки. Это включает в себя данные о выручке, затратах на закупку товаров, расходах на маркетинг и распределительных издержках. 

Анализ прибыли от продажи товаров конкретных поставщиков или торговых марок нужно сопоставить с целями и ожиданиями компании. Например, вы можете определить, какие поставщики или торговые марки приносят наибольшую прибыль, и сосредоточить усилия на их продвижении.

Использование специализированного программного обеспечения может значительно упростить и ускорить процесс закупок, минимизируя человеческий фактор и количество ошибок.

Онлайн-бухгалтерия Dilovod предлагает следующие решения для автоматизации и контроля закупок в торговле:

• функции прогнозирования складского запаса для эффективного планирования закупок;
• инструменты аналитики спроса и оптимизации ассортимента;
• интеграция с поставщиками для упрощения процесса заказа товаров;
• автоматизированное управление запасами для минимизации излишков и снижения затрат.

Рассмотрим, какие возможности предоставляет программа Dilovod для товарного бизнеса.

Внедрение Dilovod в ваш бизнес обеспечит вам:

• более быструю и точную обработку данных;
• лучший контроль над финансами;
• оптимизацию запасов.

Попробуйте Dilovod уже сегодня, чтобы увидеть, как он может упростить ведение учета и контроль над закупками для вашего бизнеса.