Налоговая накладная: заполнение, регистрация и внесение изменений

Право на налоговый кредит возникает только при условии правильно оформленной и своевременно зарегистрированной налоговой накладной (НН). Именно она является законным основанием для уменьшения ваших налоговых обязательств. В этой статье мы разберем, в каком виде оформлять НН, когда выписывается налоговая накладная, какие сроки регистрации следует соблюдать и как действовать, если налоговая заблокировала НН.

Налоговая накладная — это документ, который оформляет продавец (плательщик НДС) при продаже товаров или услуг. Перед тем как составлять НН, обратите внимание на несколько базовых моментов.

Правило «первого события»

Налоговую накладную на услуги и товары нельзя выписать задним числом или когда удобно. Она составляется строго по правилу «первого события». Вы фиксируете то событие, которое произошло раньше: поступление денег на банковский счет (предоплата) или отгрузка товара, или подписание акта выполненных работ (предоставление услуги).

Чтобы было понятнее, рассмотрим несколько примеров.

• Клиент внес аванс в размере 30% стоимости товара 5-го числа. НН формируем именно на эту сумму в день оплаты.
• Вы отправили товар 12-го числа, а оплата пришла только 20-го. В этом случае составляем НН 12-го числа (на дату отгрузки).

Если нарушить базовое правило составления НН, покупатель не сможет получить налоговый кредит, а продавец рискует штрафами.

Электронное оформление налоговой накладной

Сегодня используется новая налоговая накладная — актуальная электронная форма, которая утверждена налоговой и адаптирована к автоматической проверке в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН). Каждую НН обязательно подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усовершенствованной электронной подписью на основе квалифицированного сертификата руководителя или другого уполномоченного лица.

Сейчас использование защищенных носителей (токенов) не является обязательным. Вы можете применять облачные подписи или файловые ключи (в формате .dat, .zs2, .pfx и т. д.).

НН имеет установленную структуру, и порядок заполнения налоговой накладной предусматривает корректное внесение данных в каждое поле — от этого зависит ее принятие и регистрация. Налоговая проверяет НН автоматически, поэтому даже мелкая ошибка может привести к блокировке или проблемам с налоговым кредитом.

Предельные сроки регистрации в течение действия военного положения

По состоянию на январь 2026 года для налоговых накладных применяются сроки регистрации в ЕРНН, установленные на период действия военного положения и в течение 6 месяцев после его прекращения:

• НН, составленные с 1 по 15 число месяца — регистрируются до 5 числа следующего месяца включительно;
• НН, составленные с 16 по последний день месяца — регистрируются до 18 числа следующего месяца включительно.

Без регистрации в ЕРНН налоговая накладная не имеет силы для НДС, а покупатель не может включить ее в налоговый кредит.

Штрафы за нарушение сроков в течение действия военного положения

Штрафы за несвоевременную подачу налоговых накладных зависят от того, насколько именно просрочена регистрация. Для НН с НДС по ставкам 7%, 14%, 20% действуют следующие размеры штрафов в течение срока действия военного положения и в течение 6 месяцев после его отмены.

Штраф рассчитывается именно от суммы НДС, что указана в налоговой накладной, а не от общей стоимости операции.

Отдельные правила действуют для НН с нулевой ставкой НДС или по операциям, которые освобождены от НДС. В таких случаях штраф составляет 2% от объема поставки (без НДС), но не более 1 020 грн за один документ.

Несмотря на снижение штрафов, регулярные задержки с регистрацией могут привлекать внимание налоговой, поэтому контроль сроков остается обязательной задачей бухгалтера.

Когда составляется расчет корректировки?

Расчет корректировки составляется во всех случаях, когда после регистрации налоговой накладной изменяются условия операции или обнаруживается ошибка, в частности если:

• корректируется цена или количество товаров/услуг;
• происходит возврат товара (полностью или частично);
• есть ошибка в номенклатуре, кодах или суммах;
• нужно аннулировать налоговую накладную.

РК — это единственный способ исправить уже зарегистрированную НН.

Кто и как регистрирует расчет корректировки?

Расчет корректировки, который поставщик товаров или услуг оформляет к налоговой накладной, составленной на получателя — налогоплательщика, подлежит регистрации в ЕРНН:

• поставщиком (продавцом) товаров/услуг — если сумма компенсации в его пользу увеличивается или если корректировка количественных и стоимостных показателей не изменяет общую сумму компенсации;
• получателем (покупателем) товаров/услуг — если сумма компенсации уменьшается, в этом случае поставщик направляет составленный расчет корректировки получателю для регистрации.

Процедура регистрации РК такая же, как и для налоговой накладной: документ подается в электронной форме и вносится в ЕРНН в установленные сроки.

Налоговая накладная или расчет корректировки могут быть автоматически заблокированы при регистрации в ЕРНН. Чаще всего регистрацию приостанавливают, если операция соответствует критериям рискованности:

• объем поставки превышает имеющиеся остатки приобретенных товаров/услуг;
• отсутствуют необходимые лицензии для подакцизных товаров;
• нет регистрации плательщика акциза для операций с горюче-смазочными материалами;
• номенклатура товаров или услуг в РК изменяется без их указания в таблице данных плательщика;
• РК подается на уменьшение налоговых обязательств с нарушением установленных сроков;
• указанные в НН коды товаров или услуг не соответствуют характеру деятельности плательщика.

Кроме того, риск блокировки возрастает, если плательщик не имеет положительной налоговой истории.

Блокировка не означает нарушение, а лишь сигнал, что налоговой нужны дополнительные подтверждения реальности операции.

Как действовать, если НН или РК заблокировали?

1. Ознакомьтесь с сообщением в электронном кабинете. В нем указывается причина приостановления регистрации.
2. Подготовьте документы, которые подтверждают, что операция была реальной.
3. Отправьте материалы в налоговую. Предоставьте объяснения и копии документов через электронный кабинет в установленном формате.
4. В случае отказа воспользуйтесь правом на обжалование. Сначала — в административном порядке, а если нужно — через суд.

Последовательные и своевременные действия помогают быстрее решить вопрос с блокировкой.

Чтобы проверка НН не занимала много времени, ориентируйтесь на чек-лист ниже — он поможет быстро выявить возможные неточности.

Налоговая накладная — это основа НДС-учета. Правильное заполнение налоговой накладной, своевременная регистрация и контроль корректировок помогают бизнесу избегать штрафов.