Внедрение новой бухгалтерской программы — это не просто смена инструмента, а ключевой этап, который влияет на удобство работы и точность учета. Как выбрать программу? Как безопасно перенести данные? На что обращать внимание при выборе онлайн-бухгалтерии? Чтобы избежать лишних рисков и сложностей, а также облегчить процесс перехода, мы собрали для вас ответы экспертов на самые распространенные вопросы.
Когда и почему следует переходить на новое ПО?
Потребность в переходе на новый бухгалтерский софт возникает не только из-за желаний перемен, а в конкретных ситуациях, что влияют на качество учета и удобство работы. О том, когда стоит задуматься об изменении ПО, подробнее рассказывает Александра Герасименко, собственница консалтинговой компании «Альфа Голд».
Один из главных сигналов — бухгалтер не понимает, откуда берется определенная цифра в отчете или документе. Если это вопрос компетентности, то он решается через обучение или поддержку со стороны сервиса. Но когда даже опытный специалист не может найти логического объяснения, откуда взялись те или иные данные, это уже проблема самой системы.
Александра рассказала о нескольких типичных ситуациях, когда предприниматель или бухгалтер принимает решение об изменении ПО.
- Бизнес растет и стандартного функционала уже недостаточно. Увеличивается количество операций, участников процессов, объемы документации — нужна система, которая это «потянет».
- Бизнес переходит к стратегическому финансовому планированию, где важно видеть полную картину: налоговый, бухгалтерский и управленческий учет. То есть программа должна формировать данные, необходимые для анализа.
- Предприятие хочет работать с украинским ПО, особенно с учетом актуальной политической ситуации и повышенного запроса на локальные решения.
- Бухгалтер перестает быть единственной «точкой входа» в учет: документы создают менеджеры, руководители, другие отделы. Поэтому программное обеспечение должно быть удобным для всей команды.
«При этом очень важно, чтобы решение о переходе руководитель принимал совместно с бухгалтером. Именно специалисту придется работать в системе каждый день. Идеально, если он хорошо ориентируется в ИТ-решениях, не опасается новых программ и имеет навыки быстрой адаптации. Бухгалтер, который понимает как учет, так и техническую сторону, — это стратегическое преимущество для любого бизнеса», — отметила Александра.
Как выбрать программу для учета?
Выбор софта для бухгалтерии влияет на удобство, эффективность и законность учета. Юлия Тищенко, бухгалтер для ФЛП, рекомендует также обратить внимание на следующие факторы.
- Соответствие требованиям украинского законодательства. Это основной критерий. Важно, чтобы формы документов и отчетности были актуальны и регулярно обновлялись.
- Возможность формирования и предоставления налоговой отчетности. Это значительно экономит время. Не нужно выгружать или загружать отчет в электронный кабинет — он сформируется и отправится прямо из программы для бухгалтерского учета.
- Интеграция з РРО / ПРРО, банковскими сервисами. «Выбирайте ПО, которое поддерживает подключение к регистраторам расчетных операций (РРО) или программным РРО (ПРРО), а также автоматический обмен данными с банками. Это упрощает контроль за платежами и кассовыми операциями», — отметила Юлия.
- Стоимость обслуживания и программы лояльности. Кроме начальной цены ПО, обращайте внимание на затраты на обновление, техническую поддержку и возможные скидки для постоянных клиентов.
- Удобный интерфейс и простота в использовании. Чем доступнее оформление программ, тем быстрее адаптируется бухгалтер.
- Техническая поддержка и обратная связь. Важно, чтобы разработчик оказывал качественную помощь.
Юлия также рекомендует: «Заранее задайте ключевые вопросы поставщику ПО, чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем. Например, узнайте, можно ли добавлять новых пользователей в базу, чтобы обеспечить параллельную работу команды в системе. Также уточните, поддерживается ли редактирование форм и шаблонов документов — это позволит адаптировать их под специфику компании без необходимости в дополнительных сервисах.
Кроме того, выясните, предусмотрена ли в программе функция управленческого учета. Такая возможность значительно облегчает анализ финансовых потоков и принятие стратегических решений».
На что обращать внимание при переходе?
Чтобы переход на новую программу был плавным и без стресса, важно учесть несколько ключевых аспектов.
- Облачное хранение и доступность. ПО в облаке позволяет работать с любого устройства, снижает риск потери данных и гарантирует автоматические обновления без участия пользователя. Юлия Тищенко отмечает: «Как бухгалтер ФЛП, я выбрала для себя работу в облаке, где могу вести всех клиентов в одной учетной системе. Например, в Dilovod очень удобно подключаться к программе с любого устройства и в любой точке мира».
- Возможность импорта данных. Узнайте, можно ли автоматически перенести информацию из старой системы во избежание ручного ввода и возможных ошибок.
- Безопасность и хранение данных. Выбирайте ПО с надежной защитой и регулярной резервной копией, чтобы минимизировать риски потери информации.
Учтите эти аспекты, чтобы упростить процесс перехода, избежать лишних трудностей и начать эффективную работу в новой системе.
Что следует учесть перед переходом на новое бухгалтерское ПО?
Елена Шаровая, бухгалтер ФЛП, рассказала, что прежде чем предприниматель или бухгалтер примет решение об изменении софта или переходе от ручного учета к автоматизированному, важно пройти несколько подготовительных этапов. Процесс начинается еще до оплаты подписки и переноса данных.
- Протестируйте программу. Большинство бухгалтерских систем предлагают демоверсию, которая позволяет зарегистрироваться, проверить функционал и понять, подходит ли программа для работы. Юлия Тищенко добавляет: «В отличие от других программ для ведения бухучета, что предоставляют пробный период в 1–2 дня, в Dilovod тестовый режим длится целых 7 дней. За это время можно адекватно оценить преимущества и принять решение. К тому же в начале знакомства с программой менеджер проводит онлайн-обучение по работе с программой».
- Получите консультацию от провайдера. Обратитесь к представителям софта, чтобы они объяснили основные возможности системы, продемонстрировали работу и помогли с настройками. Это сэкономит время и поможет избежать ошибок на старте.
- Определите, кто будет отвечать за переход. Если предприниматель работает самостоятельно, ему потребуется подробная поддержка со стороны провайдера ПО. Если процессом занимается бухгалтер, стоит выяснить, есть ли у него опыт работы с этой программой. Если да — настройка произойдет быстрее. Если нет, необходимы учебные материалы или консультации, чтобы специалист мог правильно интегрировать программу в работу.
Кроме этого, Елена добавила: «Перед окончательным переходом на онлайн-бухгалтерию проверьте, правильно ли система обрабатывает отчеты и расчеты. Один из способов — найти социальное доказательство: отзывы других предпринимателей, которые уже пользуются этим ПО и подтверждают его эффективность.
Если бизнес работает с бухгалтером, у которого есть опыт в этой программе, он сможет дать профессиональную оценку функционалу. Доверие к специалисту, который ведет учет, играет важную роль в принятии решения, ведь если софт отвечает его требованиям, вероятнее всего, оно подойдет и вам».
Как правильно перенести данные из старой системы в новую?
Чтобы избежать ошибок и потери информации при переходе на новое ПО, соблюдайте следующие шаги.
- Создайте резервную копию всех данных в старой системе.
- Очистите и структурируйте информацию, удалите дубликаты и устраните неточности.
- Переносите поэтапно: сначала контрагентов, остатки, документы, а затем операции.
- Проверьте корректность остатков, оборотов и отчетности после перенесения.
- Проверьте систему и создайте тестовый документ или отчет.
Ознакомьтесь также с нашей статьей, где мы рассказываем о 9 шагах по переходу на новую учетную систему.
К тому же, Елена Шарова рекомендует мигрировать в новую систему в начале отчетного периода. Для предпринимателей 1–2 групп это обычно старт года, а для 3 группы — новый квартал. Однако все же лучше переходить с 1 января, чтобы начать год с новой программой.
Елена отметила: «Кадровый учет тоже следует переносить на старте года. Автоматического способа импорта данных из Google Таблиц в систему нет, поэтому важно понимать: старые записи остаются в предыдущих файлах, а новый учет ведется уже в программе, начиная с нового отчетного периода».
Как спланировать миграцию на новое ПО?
Переход на новую учетную систему — это не одноразовое действие, а полноценный проект, который требует подготовки, командного взаимодействия и четкой поэтапной реализации.
В течение некоторого времени придется работать параллельно в двух системах. Это может показаться неудобным, но такая практика помогает избежать потери данных и обеспечивает контроль на всех этапах.
Александра Герасименко подчеркивает: «Относитесь к внедрению ПО как к проекту с четким планом, командой и сроками. Привлеките всех участников процесса — бухгалтера, менеджеров, техническую поддержку — и разбейте внедрение на блоки, чтобы не потерять контроль».
Александра советует придерживаться поэтапного перехода.
- Работа с документами. Если документы в новой системе будут создавать менеджеры, настройте автоматическое поступление заявок с CRM, сделайте поля для заполнения понятными и структурированными — например, название компании, товар, цена и количество. Также следует ограничить выбор клиентов и номенклатуры во избежание ошибок и обеспечить быстрый поиск товаров — по группам или в алфавитном порядке.
- Интеграция с банком. Подключите банк к ПО, чтобы платежи автоматически подтягивались и попадали на правильный счет. Это нужно, чтобы видеть, как именно формируются проводки и иметь возможность все корректировать.
- Работа с входными документами. Добавьте системы электронного документооборота. Если вводятся первичные данные вручную, определите ответственных лиц и последовательность действий.
- Налоги, зарплата, аналитика. После установки базовых процессов наступает этап более глубокой работы с аналитикой. Это включает учет налогов, включая НДС и акцизы, расчет и выплату заработной платы с возможностью интеграции с банком для автоматической отправки платежных сведений, а также подготовку отчетности для контроля и планирования финансовых показателей бизнеса.
На всех этапах бухгалтер должен иметь доступ к технической поддержке, чтобы быстро решать вопросы, прописать инструкции, создать базу знаний для команды.
Важно, чтобы руководитель и другие работники были вовлечены в процесс — это гарантирует более быструю адаптацию и эффективность в дальнейшей работе.
Александра Герасименко подчеркивает: «Лучше разделить процесс перехода на 3–5 месяцев. Первые 2 месяца — это рутинная работа, другие 2 — проверка рутинной работы, налоги и зарплата, и последний месяц — это аналитика и отчетность».
Четкое планирование, командная работа и поэтапное внедрение — ключ к успешному переходу на новую учетную систему.
Вывод
Переход на новую учетную систему может таить в себе риски и казаться сложным, но с правильным подходом и советами экспертов этот процесс становится понятным и безопасным. Продуманная подготовка, поэтапный перенос данных и поддержка специалистов помогут бухгалтерам адаптироваться к новой программе. Главное — выбрать надежное ПО, которое будет отвечать вашим потребностям и упростит ведение учета.
Попробуйте 7 дней бесплатно
Получите доступ ко всем возможностям системы, добавьте неограниченное количество пользователей и работайте без привязки банковской карты. Проверьте, как Dilovod упростит ваши бизнес-процессы и учет уже сегодня. После тестового периода вы можете оформить подписку и продолжить работу без потери данных и настроек.