Почему учет на бумаге — это дороже чем кажется
Некоторые начинающие предприниматели ожидают, что расходы на учет не должны превышать стоимость нового блокнота, а отказ от учетных программ наоборот помогает сэкономить деньги. Но с ростом бизнеса и накоплением данных вести учет вручную становится все сложнее. Отсюда возникают кассовые разрывы, отсутствие четкого планирования и так далее. Так стоит ли действительно вести учет на бумаге, если цена ошибки постоянно растет?
Почему предприниматели ведут учет на бумаге?
Для учета вручную используется специальный блокнот или книга. Какие преимущества такого учета?
Это привычно. Так делали из поколения в поколение.
Это просто. Не нужны специальные навыки. Только блокнот и ручка.
Это дешево, на первый взгляд. Расходы только на блокнот.
Но на этом плюсы заканчиваются. Перейдем к минусам.
К чему приводят попытки сэкономить на учете.
Сначала кажется, что учет на бумаге — это простой и бюджетный способ. Однако даже небольшая ошибка в цифрах может существенно исказить финансовый отчет и передать владельцу недостоверную информацию о состоянии компании.
Отсутствие эффективной системы контроля часто приводит к лишним расходам:
- Неправильное управление остатками товаров на складе приводит к отсутствию части ассортимента или, наоборот, к избыточным остаткам, в которых «заморожены» денежные средства.
- Спонтанное и неэффективное использование денежных средств приводит к кассовым разрывам.
- Некорректные данные в отчетах ухудшают качество стратегических решений. Например, неправильный расчет дохода может привести к ошибочной оценке рентабельности бизнеса.
- Ошибки в расчетах кредиторской и дебиторской задолженности вызывают задержки в получении платежей или в оплате счетов.
Приведем простой пример. Владелец строительного магазина ведет учет в блокноте и из-за большого объема данных делает ошибку в остатках на складе. Он отмечает определенный товар как отсутствующий, хотя на самом деле этот товар был в наличии. Небольшая ошибка приводит к потере продаж, уменьшению лояльности клиентов и, возможно, избыточной закупке товара, которого и так достаточно.
Автоматизация учета позволяет избежать подобных ошибок и сэкономить время, а внедрение эффективной программы учета становится ключевым элементом в управлении предприятием.
Когда пора задуматься о автоматизации
Лучше задуматься о учете заранее — еще на старте вашего бизнеса. Но если вы уже ведете учет на бумаге, как понять, что использование автоматизации больше нельзя откладывать? Вот несколько сигналов:
— у вас увеличивается количество клиентов и заказов;
— расширяется ассортимент товаров;
— нет уверенности, что текущий учет ведется правильно;
— увеличивается количество ошибок;
— нет понимания, кто из менеджеров работает лучше и делает больше продаж;
— вы не можете четко понять, сколько вы заработали или потеряли денег.
Если у вас небольшая компания и вы работаете самостоятельно, на начальном этапе действительно можно фиксировать ключевые финансовые показатели вручную. С расширением персонала, увеличением количества клиентов и товаров, вам потребуется накапливать информацию.
Из блокнота вы не сможете понять, какой товар приносит больший доход с учетом всех накладных расходов на закупку и реализацию. Или кто из менеджеров продает больше и как правильно распределить вознаграждение между сотрудниками. В таких случаях поможет только специальная программа для учета.
4 причины перейти на сторону автоматизации
1. Экономия времени. Благодаря программе все рутинные, монотонные и трудоемкие дела выполняются быстро и легко. Например, составление отчетов занимает несколько секунд вместо часов. То же самое касается процессов инвентаризации, списания и перемещения товара.
2. Увеличение скорости обработки заказов. Процесс обслуживания клиентов значительно ускоряется.
3. Все данные под рукой. Программа легко синхронизируется с любыми устройствами: вы сможете просматривать всю необходимую информацию в любом месте, где есть интернет.
4. Сокращение расходов. Кроме того, имея детальную аналитику, можно легко отслеживать излишние расходы и сокращать их.
Благодаря автоматизации рутинных процессов с Dilovod вы сможете вести учет товаров с различными видами, отслеживать оплаты в режиме онлайн, планировать закупку товаров у поставщиков - все в одной программе. Простое, надежное, актуальное решение с оперативной поддержкой, регулярными обновлениями и автоматическим копированием данных на резервные серверы. В онлайн-бухгалтерии могут работать несколько пользователей одновременно, что упрощает ведение учета и экономит личное время.
С Dilovod ведение учета становится легким и понятным. Попробуйте уже сейчас с помощью демонстрационной версии.