Чем грозит ведение учета в Excel товарному бизнесу?
Какие угрозы несет в себе учет в Excel?
Для компаний с большим количеством данных Excel-таблицы имеют ряд недостатков, среди них:
Высокая вероятность ошибок. Человеческий фактор может привести к ошибкам при вводе данных, неправильных расчетах и ошибочных формулах.
Ограниченные способности. Excel позволяет обмениваться данными с другими системами и выполнять автоматические обновления, кроме того, не дает возможности составлять удобные отчеты и аналитику.
Недостаточная безопасность данных. База данных Excel не является наиболее безопасным инструментом для хранения конфиденциальной информации, такой как личные данные клиентов, финансовые данные и т.д.
Утрата данных. Если файл Excel повреждается или теряется, то информация в нем будет потеряна навсегда, что, в свою очередь, может привести к серьезным проблемам или даже остановке бизнеса.
Ограниченная масштабируемость. Excel-таблицы будет тяжело масштабировать с развитием компании, когда возникают потребности в разных видах учета или даже в ведении нескольких предприятий одновременно.
Если вас смущает хоть один из пунктов выше, стоит задуматься над поиском более удобных и безопасных альтернатив.
Чем заменить Excel?
При выборе онлайн программы для учета владельцу бизнеса нужно обратить внимание на следующие аспекты:
- функциональность;
- легкость использования;
- совместимость с другими приложениями;
- безопасность данных;
- техническая поддержка.
Современные предприниматели решают вопросы с учетом с помощью специальных программ. Они позволяют автоматизировать управленческие и финансовые процессы, а также ускорить выполнение рутинных операций. Одним словом, это гораздо удобнее, чем таблицы Excel.
Программы для учета могут быть стационарными или находиться в облаке, то есть на удаленном сервере.
Как правило, стационарные программы дороже, поскольку требуют приобретения лицензий, оборудования и поддержки собственных серверов. К тому же этот тип приложений не позволяет работать с любого устройства, а только на компьютере-носителе. Есть высокий риск потерять данные, если произойдет сбой или кибератака.
Облачные программы имеют ряд преимуществ: не требуют установки дорогостоящего оборудования, у них высокий уровень защиты от внешнего вмешательства и возможность работать с любой точки мира.
Почему следует перейти с Excel на автоматизированную учетную программу?
Автоматизированные программы для учета имеют ряд преимуществ над Excel, рассмотрим подробнее в таблице:
| Excel | Автоматизированная программа для учета | |
| Внесение данных | Вручную | Автоматически с помощью первичных документов |
| Затраты времени | Требует значительных временных затрат | Учет происходит быстро |
|
Риск ошибки из-за человеческого фактора |
Высокий | Минимальный |
| Функционал | Таблицы сложно связать между собой, отсутствуют возможности для быстрого создания комплексных отчетов | Можно связывать данные с внешними устройствами, отчеты формируются автоматически |
|
Интеграция с внешними сервисами |
Отсутствует | Возможно подключить готовые интеграции с Клиент-банком, почтовыми службами, ПРРО и собственным сайтом через API |
Не тратьте драгоценное время на заполнение данных и неправильные расчеты формул в электронных таблицах. Большинство рутины в учете предприятия можно автоматизировать с помощью специальных программ.
Преимущества работы с Dilovod
Онлайн-бухгалтерия Dilovod предоставляет все возможности для ведения учета в товарном бизнесе, поскольку сочетает преимущества автоматизированных программ и облачных решений, адаптирована под нужды предпринимателей и не требует специальных бухгалтерских навыков для работы.
С нами риск ошибок минимизируется, ведь большая часть данных вносится автоматически на основании первичных документов.
Среди других преимуществ Dilovod:
- автоматизированная работа с заказами;
- учет товаров: поступление, хранение, продажа;
- удобные и комплексные отчеты;
- контроль себестоимости и дополнительных затрат;
- отслеживание движения денежных средств в режиме реального времени;
- готовы интеграции с внешними сервисами: Новой почтой, Клиент-банком и т.д.
Автоматизируйте рутинные задачи с Dilovod и наслаждайтесь любимым делом!