Меню Закрыть
9 шагов для перехода на новую учетную систему

9 шагов для перехода на новую учетную систему

Эта статья рассчитана на собственников бизнеса, перед которыми стоит задача перехода работы компании с одной программы для учета на другую. Мы предоставим несколько советов, который сделают этот процесс более простым, прогнозируемым и комфортным.
9 шагов для перехода на новую учетную систему

Подготовка к переходу

Переход на новую систему кажется сложной задачей, но с помощью тщательной подготовки и четкого планирования его можно осуществить без проблем.

Шаг 1. Определитесь с необходимыми ресурсами

Шаг 1. Определитесь с необходимыми ресурсами

Определите, как вы будете осуществлять перенос данных: самостоятельно, с помощью службы поддержки или же нужно будет дополнительно привлекать программистов. На это решение обычно влияют три фактора — объем данных для переноса, разнообразие видов этих данных и необходимость разработки или подключения интеграций:

  • импорт платежей;
  • обмен данными с сайтом или поставщиками;
  • телефония;
  • налоговая отчетность и т.д.
  • Здесь следует учитывать, что процесс переноса данных в новую программу должен занимать не более нескольких дней, а лучше — нескольких часов.

    Шаг 2. Спланируйте перенос данных

    В зависимости от выбранного варианта, тщательно спланируйте перенос данных. Определите, кто будет отвечать за этот процесс, установите сроки выполнения, оцените стоимость и решите, нужно ли заказывать разработку дополнительных механизмов.

    Шаг 3. Протестируйте перенос данных

    Попытайтесь самостоятельно загрузить данные или поручите программистам выполнить тестовый перенос. Сравните данные в старой и новой системах. Особо обратите внимание на перенесенные остатки товаров, задолженности и отпускные цены.

    Шаг 4. Подготовьте и научите сотрудников

    Шаг 4. Подготовьте и научите сотрудников

    Предложите сотрудникам обучение по новой учетной системе, чтобы они могли быстро её освоить и начать работу. Обеспечьте доступ к ресурсам и поддержке, чтобы работники получали ответы на вопросы и решали все возникающие проблемы.

    Шаг 5. Протестируйте программу на тестовых данных

    Сначала всем работникам необходимо назначить права доступа. Затем каждый сотрудник, работающий в программе, должен протестировать его возможности. Соберите обратную связь и определите объем необходимых доработок.

    Повторяйте шаги 2, 3 и 5, пока не получите удовлетворительный результат.

    Шаг 6. Определите дату перехода на новую программу

    Шаг 6. Определите дату перехода на новую программу

    С выбранной даты все текущие операции, включая документооборот (счета, накладные, оплаты, кассовые операции и прочее), должны вводиться исключительно в новой системе. С этого момента сотрудники, которые отвечают за внесение оперативных данных, должны перестать пользоваться старой программой и перейти к работе только с новой.

    Совет: лучше всего проводить переход на новую систему в выходные дни, когда нагрузка на бизнес снижена, чтобы переход произошел плавно.

    В день перехода

    Перед началом перехода убедитесь, что вы предприняли все шаги, описанные в предыдущих разделах.

    Шаг 7. Сохраните резервные копии данных и закройте возможность изменения в старой программе

    Шаг 7. Сохраните резервные копии данных и закройте возможность изменения в старой программе

    Перед началом перехода обязательно сделайте полные и надежные резервные копии. Это необходимый шаг, который поможет избежать потери нужной информации в случае непредвиденных ситуаций, например, технических сбоев или ошибок в процессе миграции данных.

    Шаг 8. Подключите работников

    Перенесите текущие данные в новую программу. В первую очередь начните с подключения операционных пользователей, таких как отделы продаж, кассиры и кладовщики. Это те, кто использует программу чаще всего. После того как операционные пользователи успешно приступили к работе, можно переходить к подключению остальных работников.

    Шаг 9. Определите успешность перехода

    Оценивайте работу новой системы в течение первых нескольких часов, дней, недель и месяцев. Цель этого шага — идентифицировать любые проблемы и внести необходимые коррективы.

    Это поможет вам определить, что было сделано хорошо, а что можно улучшить в будущем.

    Подведите итоги

    Подведите итоги

    После внедрения новой системы следует мониторить ее работу и вносить необходимые коррективы. Это важно делать в течение первых нескольких недель, а иногда и месяцев после установки, чтобы выявить и исправить возникающие проблемы.

    Затем проверьте, достигли ли вы всех целей, которые ставили при выборе новой программы. Оцените бюджеты, отметьте работников, которые активно участвовали и помогали с переходом.

    Проведите оценку результатов и отметьте сильные и слабые стороны. Для дальнейшего совершенствования процессов учета в бухгалтерии обратите внимание на недостатки, разработайте стратегию их решения и введите необходимые изменения.

    Как происходит переход на Dilovod

    Как происходит переход на Dilovod

    Переход на Dilovod обычно возможен без привлечения дорогих специалистов.

    Вот как мы можем вам помочь:

  • провести начальную демонстрацию возможностей программы;
  • сформировать персональную дорожную карту по переходу на Dilovod;
  • скачать данные, существующие справочники товаров и услуг, клиентов, складских остатков и задолженностей, прайсов поставщиков;
  • подключить готовые интеграции;
  • научить работников;
  • в случае, если необходимы доработки, — предоставить список партнеров, которые могли бы их выполнить или проконсультировать ваших собственных программистов;
  • предложить информационные материалы;
  • дальнейшие консультации при необходимости.
  • Большинство всех работ мы выполним бесплатно. А главное, что служба поддержки всегда будет рядом, вы сможете обратиться в рабочее время и сразу получить консультацию или заказать обратный звонок непосредственно из программы. Таким образом, мы гарантируем плавный и ясный переход на нашу систему.

    Dilovod представляет собой комплексное решение, которое позволит объединить работу всех сотрудников вашей компании в одной системе.

    Онлайн-бухгалтерия Dilovod совмещает возможности автоматизированных программ и облачных сервисов и предоставляет все необходимые инструменты для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Dilovod разработан с максимально понятным интерфейсом и подсказками. Большинство данных вносятся автоматически на основе первичных документов, что значительно уменьшает риск ошибок.

    Dilovod — ваш надежный партнер в ведении учета, который поможет сэкономить время, деньги и избежать ошибок.

    11 июня 2024 15:22