Подготовка к переходу
Переход на новую систему кажется сложной задачей, но с помощью тщательной подготовки и четкого планирования его можно осуществить без проблем.

Шаг 1. Определитесь с необходимыми ресурсами
Определите, как вы будете осуществлять перенос данных: самостоятельно, с помощью службы поддержки или же нужно будет дополнительно привлекать программистов. На это решение обычно влияют три фактора — объем данных для переноса, разнообразие видов этих данных и необходимость разработки или подключения интеграций:
- импорт платежей;
- обмен данными с сайтом или поставщиками;
- телефония;
- налоговая отчетность и т.д.
Здесь следует учитывать, что процесс переноса данных в новую программу должен занимать не более нескольких дней, а лучше — нескольких часов.
Шаг 2. Спланируйте перенос данных
В зависимости от выбранного варианта, тщательно спланируйте перенос данных. Определите, кто будет отвечать за этот процесс, установите сроки выполнения, оцените стоимость и решите, нужно ли заказывать разработку дополнительных механизмов.
Шаг 3. Протестируйте перенос данных
Попытайтесь самостоятельно загрузить данные или поручите программистам выполнить тестовый перенос. Сравните данные в старой и новой системах. Особо обратите внимание на перенесенные остатки товаров, задолженности и отпускные цены.

Шаг 4. Подготовьте и научите сотрудников
Предложите сотрудникам обучение по новой учетной системе, чтобы они могли быстро её освоить и начать работу. Обеспечьте доступ к ресурсам и поддержке, чтобы работники получали ответы на вопросы и решали все возникающие проблемы.
Шаг 5. Протестируйте программу на тестовых данных
Сначала всем работникам необходимо назначить права доступа. Затем каждый сотрудник, работающий в программе, должен протестировать его возможности. Соберите обратную связь и определите объем необходимых доработок.
Повторяйте шаги 2, 3 и 5, пока не получите удовлетворительный результат.

Шаг 6. Определите дату перехода на новую программу
С выбранной даты все текущие операции, включая документооборот (счета, накладные, оплаты, кассовые операции и прочее), должны вводиться исключительно в новой системе. С этого момента сотрудники, которые отвечают за внесение оперативных данных, должны перестать пользоваться старой программой и перейти к работе только с новой.
Совет: лучше всего проводить переход на новую систему в выходные дни, когда нагрузка на бизнес снижена, чтобы переход произошел плавно.
В день перехода
Перед началом перехода убедитесь, что вы предприняли все шаги, описанные в предыдущих разделах.

Шаг 7. Сохраните резервные копии данных и закройте возможность изменения в старой программе
Перед началом перехода обязательно сделайте полные и надежные резервные копии. Это необходимый шаг, который поможет избежать потери нужной информации в случае непредвиденных ситуаций, например, технических сбоев или ошибок в процессе миграции данных.
Шаг 8. Подключите работников
Перенесите текущие данные в новую программу. В первую очередь начните с подключения операционных пользователей, таких как отделы продаж, кассиры и кладовщики. Это те, кто использует программу чаще всего. После того как операционные пользователи успешно приступили к работе, можно переходить к подключению остальных работников.
Шаг 9. Определите успешность перехода
Оценивайте работу новой системы в течение первых нескольких часов, дней, недель и месяцев. Цель этого шага — идентифицировать любые проблемы и внести необходимые коррективы.
Это поможет вам определить, что было сделано хорошо, а что можно улучшить в будущем.

Подведите итоги
После внедрения новой системы следует мониторить ее работу и вносить необходимые коррективы. Это важно делать в течение первых нескольких недель, а иногда и месяцев после установки, чтобы выявить и исправить возникающие проблемы.
Затем проверьте, достигли ли вы всех целей, которые ставили при выборе новой программы. Оцените бюджеты, отметьте работников, которые активно участвовали и помогали с переходом.
Проведите оценку результатов и отметьте сильные и слабые стороны. Для дальнейшего совершенствования процессов учета в бухгалтерии обратите внимание на недостатки, разработайте стратегию их решения и введите необходимые изменения.
Как происходит переход на Dilovod
Переход на Dilovod обычно возможен без привлечения дорогих специалистов.
Вот как мы можем вам помочь:
- провести начальную демонстрацию возможностей программы;
- сформировать персональную дорожную карту по переходу на Dilovod;
- скачать данные, существующие справочники товаров и услуг, клиентов, складских остатков и задолженностей, прайсов поставщиков;
- подключить готовые интеграции;
- научить работников;
- в случае, если необходимы доработки, — предоставить список партнеров, которые могли бы их выполнить или проконсультировать ваших собственных программистов;
- предложить информационные материалы;
- дальнейшие консультации при необходимости.
Большинство всех работ мы выполним бесплатно. А главное, что служба поддержки всегда будет рядом, вы сможете обратиться в рабочее время и сразу получить консультацию или заказать обратный звонок непосредственно из программы. Таким образом, мы гарантируем плавный и ясный переход на нашу систему.
Dilovod представляет собой комплексное решение, которое позволит объединить работу всех сотрудников вашей компании в одной системе.
Онлайн-бухгалтерия Dilovod совмещает возможности автоматизированных программ и облачных сервисов и предоставляет все необходимые инструменты для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Dilovod разработан с максимально понятным интерфейсом и подсказками. Большинство данных вносятся автоматически на основе первичных документов, что значительно уменьшает риск ошибок.
Dilovod — ваш надежный партнер в ведении учета, который поможет сэкономить время, деньги и избежать ошибок.
и поможем автоматизировать учет в вашей компании