Як автоматизувати та контролювати закупівлі: рішення для товарного бізнесу

Сьогодні розглянемо основні проблеми, з якими стикається бізнес при закупівлі товарів та розповімо про дієві рішення для оптимізації цього процесу.

Ефективне управління процесом закупівлі є ключовим аспектом успішного бізнесу у сфері торгівлі.

Воно дозволяє:

• більш ефективно використовувати фінанси підприємства;
• визначити достатній мінімум складських запасів;
• спростити облік;
• знизити кількість помилок;
• обрати оптимального постачальника.

Ретельний контроль та облік кожного етапу процесу закупівель допомагають уникнути надмірностей та швидко реагувати на зміни попиту та ринкових умов.

Від того, наскільки правильно побудований процес управління закупівлями, залежить рентабельність бізнесу, конкурентоспроможність та задоволеність клієнтів. Проте система закупівель повʼязана із деякими проблемами, які ми розглянемо далі.

Формування замовлень постачальникам — завдання не з простих. Це комплексна проблема і вона складається з окремих дрібніших питань.

1. Що замовити та в якій кількості? Потрібно знати, які товари замовляти та скільки, щоб уникнути дефіциту чи надлишку запасів.
2. У кого замовити? Завдання знайти надійних постачальників: з гарними цінами, якісною продукцією та безперебійною поставкою.
3. Коли замовити та коли це буде доставлено? Важливо знати, коли зробити замовлення, щоб товар прийшов вчасно, і вміти спрогнозувати залишок товару у днях відповідно до купівельного попиту.
4. Як сформувати замовлення постачальнику в електронному вигляді? Потрібно зрозуміти, як створити замовлення, які для цього потрібні дані та в якому вигляді, і щоб весь процес займав небагато часу.
5. Як правильно сформувати замовлення у кількох постачальників? Важливо включити лише ті товари, які замовили покупці. Особливо, якщо у вас багато різної продукції, постачальників та велика кількість замовлень від клієнтів.
6. Як звірити номенклатуру замовленого товару, що фактично надійшов? Завдання стає ще складнішим при великому обсязі замовлень.

Важливо враховувати всі відвантаження товарів від постачальників та проводити операції в обліковій системі належним чином. Необхідно періодично звіряти дані про постачання та оплати з наданими даними. У разі розбіжностей — вжити заходів щодо їх врегулювання.

Постачальники можуть регулярно оновлювати свої ціни та умови постачання у відповідь на зміни ринкової ситуації, інфляцію, коливання курсів валют та інші фактори.

Вони надають прайс-листи у різних форматах (Excel, PDF, CSV) та з використанням різних способів (електронна пошта, онлайн-портали, FTP).

Якщо компанія працює з багатьма постачальниками, актуалізація прайс-листів буде трудомістким завданням через великий обсяг інформації, яку необхідно обробити та перевірити.

Важливо вести систематичний облік даних про продажі товарів кожного постачальника чи торгової марки. Це включає дані про виручку, витрати на закупівлю товарів, на маркетинг і розподільчі витрати.

Аналіз прибутку від продажу товарів конкретних постачальників чи торгових марок слід порівняти з цілями та очікуваннями компанії. Наприклад, ви можете визначити, які постачальники або торгові марки приносять найбільший прибуток, і зосередити зусилля на їхньому просуванні.

Використання спеціалізованого програмного забезпечення значно спрощує та прискорює процес закупівель, мінімізує людський фактор та кількість помилок.

Онлайн-бухгалтерія Dilovod пропонує такі рішення для автоматизації та контролю закупівель у торгівлі:

• функції прогнозування складських запасів для ефективного планування закупівель;
• інструменти аналітики попиту та оптимізації асортименту;
• інтеграція з постачальниками для спрощення процесу замовлення товарів;
• автоматизоване керування запасами для мінімізації надлишків та зниження витрат.

Розглянемо, які можливості надає програма Dilovod для товарного бізнесу.

Впровадження Dilovod у ваш бізнес забезпечить вам:

• більш швидку та точну обробку даних;
• кращий контроль над фінансами;
• оптимізацію запасів.

Спробуйте Dilovod вже сьогодні, щоб побачити, як він може спростити ведення обліку та контролю над закупками для вашого бізнесу.