Меню Закрити
Як автоматизувати та контролювати закупівлі: рішення для товарного бізнесу

Як автоматизувати та контролювати закупівлі: рішення для товарного бізнесу

Ефективне управління закупівлями — це основа процвітання будь-якої торгової компанії. Від цього залежить, наскільки раціонально ви використовуєте ресурси вашого підприємства, оптимізуєте складські запаси, мінімізуєте помилки та обираєте постачальників.
Як автоматизувати та контролювати закупівлі: рішення для товарного бізнесу

Сьогодні розглянемо основні проблеми, з якими стикається бізнес при закупівлі товарів та розповімо про дієві рішення для оптимізації цього процесу.

Навіщо оптимізувати закупівлі у торгівлі

Ефективне управління процесом закупівлі є ключовим аспектом успішного бізнесу у сфері торгівлі.

Воно дозволяє:

  • більш ефективно використовувати фінанси підприємства;
  • визначити достатній мінімум складських запасів;
  • спростити облік;
  • знизити кількість помилок;
  • обрати оптимального постачальника.

Ретельний контроль та облік кожного етапу процесу закупівель допомагають уникнути надмірностей та швидко реагувати на зміни попиту та ринкових умов.

Проблеми управління закупівлями у торгівлі

Від того, наскільки правильно побудований процес управління закупівлями, залежить рентабельність бізнесу, конкурентоспроможність та задоволеність клієнтів. Проте система закупівель повʼязана із деякими проблемами, які ми розглянемо далі.

Формування замовлень постачальникам

Формування замовлень постачальникам — завдання не з простих. Це комплексна проблема і вона складається з окремих дрібніших питань.

  1. Що замовити та в якій кількості? Потрібно знати, які товари замовляти та скільки, щоб уникнути дефіциту чи надлишку запасів.
  2. У кого замовити? Завдання знайти надійних постачальників: з гарними цінами, якісною продукцією та безперебійною поставкою.
  3. Коли замовити та коли це буде доставлено? Важливо знати, коли зробити замовлення, щоб товар прийшов вчасно, і вміти спрогнозувати залишок товару у днях відповідно до купівельного попиту.
  4. Як сформувати замовлення постачальнику в електронному вигляді? Потрібно зрозуміти, як створити замовлення, які для цього потрібні дані та в якому вигляді, і щоб весь процес займав небагато часу.
  5. Як правильно сформувати замовлення у кількох постачальників? Важливо включити лише ті товари, які замовили покупці. Особливо, якщо у вас багато різної продукції, постачальників та велика кількість замовлень від клієнтів.
  6. Як звірити номенклатуру замовленого товару, що фактично надійшов? Завдання стає ще складнішим при великому обсязі замовлень.
Доставка товарів від постачальників

Доставка товарів від постачальників

Ця проблема включає два основні моменти.

  • Необхідно мати систему, яка дозволяє відстежувати статус доставки замовлених товарів.
  • Важливо правильно враховувати витрати на доставку під час розрахунку собівартості товару.
  • Крім того, оптимізація процесу доставки допомагає покращити швидкість обробки замовлень та підвищити рівень задоволеності клієнтів.

    Ведення та звіряння взаєморозрахунків з постачальниками

    Важливо враховувати всі відвантаження товарів від постачальників та проводити операції в обліковій системі належним чином. Необхідно періодично звіряти дані про постачання та оплати з наданими даними. У разі розбіжностей — вжити заходів щодо їх врегулювання.

    Актуалізація прайс-листів постачальників

    Постачальники можуть регулярно оновлювати свої ціни та умови постачання у відповідь на зміни ринкової ситуації, інфляцію, коливання курсів валют та інші фактори.

    Вони надають прайс-листи у різних форматах (Excel, PDF, CSV) та з використанням різних способів (електронна пошта, онлайн-портали, FTP).

    Якщо компанія працює з багатьма постачальниками, актуалізація прайс-листів буде трудомістким завданням через великий обсяг інформації, яку необхідно обробити та перевірити.

    Прогнозування попиту на товар і потреби

    Прогнозування попиту на товар і потреби

    Мінливість ринкових умов створює складнощі під час прогнозування попиту на товари. Як розрахувати, який попит буде на той чи інший товар, особливо якщо це новинка? Нестача даних про попередні продажі, рекламні кампанії та інші фактори ускладнює точну оцінку. Деякі товари схильні до сезонних коливань попиту.

    Недостовірні прогнози призведуть до надлишку або нестачі товарів на складі, а це вплине на фінансові показники компанії та задоволеність клієнтів.

    Аналіз рентабельності

    Важливо вести систематичний облік даних про продажі товарів кожного постачальника чи торгової марки. Це включає дані про виручку, витрати на закупівлю товарів, на маркетинг і розподільчі витрати.

    Аналіз прибутку від продажу товарів конкретних постачальників чи торгових марок слід порівняти з цілями та очікуваннями компанії. Наприклад, ви можете визначити, які постачальники або торгові марки приносять найбільший прибуток, і зосередити зусилля на їхньому просуванні.

    Автоматизація процесу закупівель на прикладі онлайн-бухгалтерії Dilovod

    Використання спеціалізованого програмного забезпечення значно спрощує та прискорює процес закупівель, мінімізує людський фактор та кількість помилок.

    Онлайн-бухгалтерія Dilovod пропонує такі рішення для автоматизації та контролю закупівель у торгівлі:

    • функції прогнозування складських запасів для ефективного планування закупівель;
    • інструменти аналітики попиту та оптимізації асортименту;
    • інтеграція з постачальниками для спрощення процесу замовлення товарів;
    • автоматизоване керування запасами для мінімізації надлишків та зниження витрат.

    Розглянемо, які можливості надає програма Dilovod для товарного бізнесу.

    Аналіз складських запасів

    Аналіз складських запасів дозволяє точно розрахувати потребу у товарах та керувати запасами.

    АВС-аналіз

    ABC-аналіз допомагає виділити товари, які приносять найбільший прибуток. Відповідно, на цих товарах слід зосередити свою увагу та оптимізувати під них процес закупівель.

    Ведення відомості по складу

    За допомогою відомості по складу ведіть облік залишків продукції та визначайте, який товар та в якій кількості необхідно замовити у постачальників. Так ви уникнете як дефіциту, так і надлишку товарів.

    Dilovod полегшує роботу з прайс-листами постачальників, дозволяючи використовувати їх при формуванні замовлень. Програма дає можливість робити автоматичний розрахунок відпускних цін та допомагає обирати альтернативних постачальників при формуванні замовлення покупця, що сприяє більш вигідній закупівлі товарів.

    Формування замовлень постачальникам

    Замовлення можна сформувати автоматично, спираючись на потреби складу і попит. Також у програмі передбачена можливість налаштування експорту замовлень у форматах CSV та XLSX, що робить процес більш гнучким та адаптованим до потреб бізнесу.

    Оптимізація розрахунків з постачальниками

    За допомогою Dilovod можна ефективно керувати та контролювати відстрочення платежів та вести облік у розрізі договорів та накладних. Це підвищує прозорість фінансових відносин із постачальниками.

    Формування звіту «Контроль замовлень постачальникам»

    Звіт відображає інформацію про статус та виконання замовлень у постачальників. Це включає дані про терміни доставки, кількість товарів та фінансові операції.

    Використання API

    API Dilovod дозволяє зробити інтеграцію, яка автоматично розміщуватиме замовлення у постачальників або завантажуватиме їх прайс-листи.

    Використання онлайн-бухгалтерії Dilovod може радикально змінити підхід до управління закупівлями у вашому бізнесі. Dilovod дозволяє не тільки економити час та ресурси, а й значно підвищувати ефективність роботи підприємства.

    Впровадження Dilovod у ваш бізнес забезпечить вам:

    • більш швидку та точну обробку даних;
    • кращий контроль над фінансами;
    • оптимізацію запасів.

    Спробуйте Dilovod вже сьогодні, щоб побачити, як він може спростити ведення обліку та контролю над закупками для вашого бізнесу.

    Давайте обговоримо ваше завдання

    Залишайте заявку, ми проконсультуємо
    та допоможемо автоматизувати облік у вашій компанії

    25 квітня 2024 15:36