Де найкраще вести бухгалтерію, зберігати фінансову базу та керувати обліковими процесами? Можна тримати інформацію на локальних серверах або фізичних комп’ютерах. Але чи врахували ви всі можливі ризики? Кібератаки, збої системи, втрата даних у бухгалтерії — все це може призвести до серйозних фінансових збитків.
Давайте разом з вами зробимо оцінку потенційних ризиків і розберемось, чому захист даних ФОП і юридичних осіб (ТОВ) має стати пріоритетом.
Види кіберзагроз
Бухгалтери та підприємці часто опиняються під загрозою з боку кіберзлочинців, які постійно вдосконалюють свої методи. Розглянемо найпоширеніші з них.
Фішинг
Це спосіб, яким злодії виманюють у користувачів конфіденційну інформацію. Вони розсилають електронні листи, які дуже схожі на повідомлення від довірених організацій (банків, сервісів онлайн-платежів тощо). У повідомленнях вас можуть попросити підтвердити персональні дані, оновити пароль або перейти за посиланням для розв’язання якихось питань. Якщо зробити те, що вимагають шахраї, вони отримають доступ до ваших відомостей.
Злом облікових записів
Використання слабких та ненадійних паролів полегшує проникнення в облікові програми та порушує безпеку. Серед небезпечних паролів:
- простий набір цифр: 123456, 111111;
- клавіатурні комбінації: qwerty, asdfgh;
- популярні фрази: password, iloveyou;
- особиста інформація: ім’я, дата народження.
Подібні паролі легко зламати, що може спричинити втрату важливої інформації.
Віруси та шкідливе програмне забезпечення
Трояни та інші небезпечні програми можуть потрапити до системи через заражені файли чи посилання. Таким чином зловмисники викрадають дані.
Слабкий захист облікових даних
Більшість кіберзагроз пов’язані з ненадійним зберіганням облікових даних. Під час кібератак чутлива інформація стає доступною для шахраїв. Тож вони можуть використати її для входу в систему від вашого імені та захопити акаунти.
Кожна з цих кіберзагроз для системи бухгалтерії може завдати як фінансових втрат, так і поставити під сумнів репутацію компанії. Усвідомлення ризиків є першим кроком до їхньої мінімізації.
Олексій Костюк, СIО Dilovod, розповів, що доступ до серверів Dilovod захищений каскадом програмно-апаратних засобів:
- міжмережеві екрани;
- охоронні системи;
- маршрутизатори;
- тощо.
Налаштуванням і підтримкою цих систем займаються висококваліфіковані спеціалісти. Це дозволяє уникнути атаки хакерів чи несанкціонованого доступу.
Також Олексій підкреслив, що такий підхід особливо цінний для малого бізнесу, який часто не має достатніх ресурсів для найму фахівців з інформаційної безпеки або системного адміністрування.
Олексій Костюк, СIО Dilovod:
«Окрім того, для захисту ваших даних бухгалтерська програма Dilovod використовує сервери на базі Linux. Ця операційна система стійка до вірусів та інших кіберзагроз завдяки відкритому системному коду ядра, постійним оновленням безпеки та меншій популярності серед зловмисників. Тож ви можете спокійно працювати та не турбуватись про безпеку вашої інформації».
Відсутність або втрата резервних копій
Втратити облікову інформацію можна з багатьох причин, і всі вони несуть серйозну загрозу для бізнесу. Які існують ризики?
- Технічні збої. Поломка жорсткого диска чи SSD — одна з найпоширеніших причин втрати даних.
- Людський фактор. Випадкове видалення файлів чи помилкове форматування диска часто призводить до зникнення важливої інформації.
- Фізичні катастрофи. Пожежі, затоплення чи стихійні лиха можуть знищити не лише обладнання, а й усі збережені на ньому дані.
- Військові ризики. В умовах війни в Україні обстріли, вибухи та руйнування ставлять під загрозу цілісність інформації, якщо не подбати про належний захист.
Усе це може мати серйозні наслідки для бізнесу: зупинка роботи, фінансові збитки й навіть ризик банкрутства. Недоступність ключової інформації гальмує робочі процеси, викликає невдоволення клієнтів та партнерів і шкодить репутації компанії.
На думку Альони Карпенко, керівниці служби підтримки Dilovod, резервне збереження даних запобігає всім цим ризикам. У Dilovod є два види копіювання — «гаряче» та архівне.
«Гарячі» копії — це миттєве дублювання даних. Наприклад, якщо ви щойно внесли нового клієнта чи виписали рахунок, ця інформація одразу записується не лише на основний сервер, а й на дублюючий. У разі пошкодження або виходу з ладу основного сервера всі дані, які ви внесли буквально секунду тому, будуть збережені й доступні на резервному.
Архівні копії створюються щодня й зберігаються протягом 30 днів. Це окремі резервні копії вашої бази, які дають змогу повернутися до будь-якого стану системи за останній місяць. Старіші копії автоматично видаляються, що забезпечує ефективне використання простору зберігання.
Альона Карпенко, керівниця служби підтримки Dilovod:
«Окрім того, програма для обліку Dilovod розміщена на серверах дата-центрів Hetzner Online в Німеччині, який є визнаним міжнародним лідером у сфері надання якісного хостингу. Завдяки цьому ваші дані надійно захищені від крадіжок чи несанкціонованого доступу, що значно безпечніше, ніж зберігати їх на власному комп’ютері».
Як захистити облікові дані?
Захист облікової інформації — це комплексний підхід, який поєднує в собі кілька важливих методів і технологій. Розглянемо основні засоби, які варто використовувати для безпеки.
Двофакторна аутентифікація
Цей метод надає додатковий рівень захисту. Навіть якщо зловмисники отримають ваш пароль, їм знадобиться другий фактор для доступу — це може бути одноразовий код, відправлений на телефон, або біометрична інформація (відбиток пальця чи розпізнавання обличчя). Двофакторна аутентифікація значно знижує ризик несанкціонованого доступу.
Олексій Костюк, СIО Dilovod:
«Для додаткового захисту в Dilovod ми використовуємо двофакторну ідентифікацію, яка не дозволить зайти в вашу базу даних з іншого комп’ютера без коду підтвердження по SMS».
Надійні паролі
Паролі повинні бути довгими та складними, включаючи великі та малі літери, цифри й спеціальні символи. Важливо уникати простих або повторюваних паролів, таких як «123456» чи «password».
Контроль доступу
Співробітники фінансових відділів знають, як працюють внутрішні механізми контролю за звітністю, тому лише кілька людей повинні мати доступ до бухгалтерських та фінансових документів.
Якщо не забезпечити належний захист, колишні або незадоволені працівники можуть проникнути до важливих систем і завдати шкоди організації.
Альона Карпенко, керівниця служби підтримки Dilovod:
«Ваші дані зберігаються в окремій базі в програмі Dilovod. Ніхто не має права доступу до неї, якщо тільки ви особисто не запросили цю людину до спільної роботи. Ви можете відключити запрошених користувачів тоді, коли захочете.
Так само і ми, як обслуговуюча компанія, не аналізуємо ваші дані з комерційною метою».
Шифрування передачі інформації
Шифрування гарантує, що навіть у разі перехоплення даних зловмисники не зможуть їх використати. Усе, що передається через мережу, має бути зашифровано за допомогою сучасних протоколів.
Олексій Костюк, СIО Dilovod:
«На наших серверах встановлені SSL-сертифікати, підписані одним з провідних центрів сертифікації Thawte. Всі дані, що передаються між користувачем і сервісом зашифровані. Рівень шифрування такий же як і в інтернет-банкінгу».
Використання цих засобів захисту є обов’язковим для всіх, хто працює з фінансовими даними. Вони не лише забезпечують надійність системи, але й підвищують довіру клієнтів до вашого бізнесу.
Висновок
Як бачите, існує багато ризиків, якщо самостійно вести бухгалтерський облік і зберігати фінансові дані на локальних серверах або власних комп’ютерах. Саме тому варто завчасно подумати про безпеку фінансової інформації.
З кожним днем стереотипи щодо недовіри до онлайн-бухгалтерії відходять у минуле. У сучасних умовах можливість зберігати дані в захищеному середовищі та працювати з ними дистанційно стає значною перевагою. Dilovod пропонує рішення, яке не лише спрощує облік, але й гарантує захист та стабільність для вашого бізнесу.