Впровадження нової бухгалтерської програми — це не просто зміна інструменту, а ключовий етап, який впливає на зручність роботи та точність обліку. Як обрати програму? Як безпечно перенести дані? На що звертати увагу при виборі онлайн-бухгалтерії? Щоб уникнути зайвих ризиків і складнощів, а також полегшити процес переходу, ми зібрали для вас відповіді експертів на найпоширеніші запитання.
Коли та чому варто переходити на нове ПЗ?
Потреба в переході на новий бухгалтерський софт виникає не лише через бажання змін, а в конкретних ситуаціях, які впливають на якість обліку та зручність роботи. Про те, коли саме варто задуматися про зміну ПЗ, докладніше розповідає Олександра Герасименко, власниця консалтингової компанії «Альфа Голд».
Один із головних сигналів — бухгалтер не розуміє, звідки береться певна цифра у звіті або документі. Якщо це питання компетентності, воно вирішується через навчання чи підтримку з боку сервісу. Але коли навіть досвідчений спеціаліст не може знайти логічного пояснення, звідки взялися ті чи інші дані, — це вже проблема самої системи.
Олександра розповіла про кілька типових ситуацій, коли підприємець або бухгалтер приймає рішення про зміну ПЗ.
- Бізнес зростає, і стандартного функціоналу вже недостатньо. Збільшується кількість операцій, учасників процесів, обсяги документації — потрібна система, яка це «потягне».
- Бізнес переходить до стратегічного фінансового планування, де важливо бачити повну картину: податковий, бухгалтерський та управлінський облік. Тобто програма має формувати дані, які потрібні для аналізу.
- Підприємство хоче працювати з українським ПЗ, особливо з урахуванням актуальної політичної ситуації та підвищеного запиту на локальні рішення.
- Бухгалтер перестає бути єдиною «точкою входу» в облік: документи створюють менеджери, керівники, інші відділи. Тому програмне забезпечення має бути зручним для всієї команди.
«При цьому дуже важливо, щоб рішення про перехід керівник ухвалював спільно з бухгалтером. Саме спеціалісту доведеться працювати в системі щодня. Ідеально, якщо він добре орієнтується в ІТ-рішеннях, не боїться нових програм і має навички швидкої адаптації. Бухгалтер, який розуміє як облік, так і технічну сторону, — це стратегічна перевага для будь-якого бізнесу», — зазначила Олександра.
Як обрати програму для обліку?
Вибір софту для бухгалтерії впливає на зручність, ефективність та законність обліку. Раніше в статті ми вже розповідали, як обрати облікову програму. Юлія Тищенко, бухгалтер для ФОП, рекомендує також звернути увагу на наступні фактори.
- Відповідність вимогам українського законодавства. Це основний критерій. Важливо, щоб форми документів та звітності були актуальні та регулярно оновлювались.
- Можливість формування та подання податкової звітності. Це значно заощаджує час. Не потрібно вивантажувати або завантажувати звіт в електронний кабінет — він сформується та відправиться прямо з програми для бухгалтерського обліку.
- Інтеграція з РРО / ПРРО, банківськими сервісами. «Обирайте ПЗ, яке підтримує підключення до реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або програмних РРО (ПРРО), а також автоматичний обмін даними з банками. Це спрощує контроль за платежами та касовими операціями», — зауважила Юлія.
- Вартість обслуговування та програми лояльності. Окрім початкової ціни ПЗ, звертайте увагу на витрати на оновлення, технічну підтримку та можливі знижки для постійних клієнтів.
- Зручний інтерфейс та простота у користуванні. Чим доступніше оформлення програм, тим швидше адаптується бухгалтер.
- Технічна підтримка та зворотний зв’язок. Важливо, щоб розробник надавав якісну допомогу.
Юлія також рекомендує: «Заздалегідь поставте ключові запитання постачальнику ПЗ, щоб уникнути неприємних сюрпризів у майбутньому. Наприклад, дізнайтесь, чи можна додавати нових користувачів у базу, щоб забезпечити паралельну роботу команди в системі. Також уточніть, чи підтримується редагування форм і шаблонів документів — це дозволить адаптувати їх під специфіку компанії без потреби в додаткових сервісах.
Окрім цього, з’ясуйте, чи передбачена в програмі функція управлінського обліку. Така можливість значно полегшує аналіз фінансових потоків та прийняття стратегічних рішень».
На що звертати увагу при переході?
Щоб перехід на нову програму був плавним і без стресу, важливо врахувати кілька ключових аспектів.
- Хмарне зберігання та доступність. ПЗ у хмарі дозволяє працювати з будь-якого пристрою, знижує ризики втрати даних та гарантує автоматичні оновлення без участі користувача. Юлія Тищенко зазначає: «Як бухгалтер ФОП, я обрала для себе роботу в хмарі, де можу вести всіх клієнтів в одній обліковій системі. Наприклад, в Dilovod дуже зручно підключатись до програми з будь-якого пристрою та в будь-якій точці світу».
- Можливість імпорту даних. Дізнайтеся, чи можна автоматично перенести інформацію зі старої системи, щоб уникнути ручного введення та можливих помилок.
- Безпека та збереження даних. Обирайте ПЗ з надійним захистом і регулярним резервним копіюванням, щоб мінімізувати ризики втрати інформації.
Врахуйте ці аспекти, щоб спростити процес переходу, уникнути зайвих труднощів і одразу розпочати ефективну роботу в новій системі.
Що потрібно врахувати перед переходом на нове бухгалтерське ПЗ?
Олена Шарова, бухгалтер ФОП, розповіла, що перш ніж підприємець чи бухгалтер прийме рішення про зміну софту або перехід від ручного обліку до автоматизованого, важливо пройти кілька підготовчих етапів. Процес починається ще до оплати підписки та перенесення даних.
- Протестуйте програму. Більшість бухгалтерських систем пропонують демоверсію, що дозволяє зареєструватися, перевірити функціонал і зрозуміти, чи підходить програма для роботи. Юлія Тищенко додає: «На відміну від інших програм для ведення бухобліку, які надають пробний період в 1–2 дні, в Dilovod тестовий режим триває цілих 7 днів. За цей час можна адекватно оцінити переваги та прийняти рішення. До того ж на початку знайомства з програмою, менеджер проводить онлайн-навчання по роботі з програмою».
- Отримайте консультацію від провайдера ПЗ. Зверніться до представників софту, щоб вони пояснили основні можливості системи, продемонстрували її роботу та допомогли з налаштуваннями. Це заощадить час і допоможе уникнути помилок на старті.
- Визначте, хто відповідатиме за перехід. Якщо підприємець працює самостійно, йому знадобиться детальна підтримка з боку провайдера ПЗ. Якщо ж процесом займається бухгалтер, варто з’ясувати, чи має він досвід роботи з цією програмою. Якщо так — налаштування відбудеться швидше. Якщо ні — необхідні навчальні матеріали або консультації, щоб спеціаліст міг правильно інтегрувати програму в роботу.
Окрім цього, Олена додала: «Перед остаточним переходом на онлайн-бухгалтерію перевірте, чи правильно система обробляє звіти та розрахунки. Один зі способів — знайти соціальний доказ: відгуки інших підприємців, які вже користуються цим ПЗ і підтверджують його ефективність.
Якщо бізнес працює з бухгалтером, який має досвід у цій програмі, він зможе дати професійну оцінку її функціоналу. Довіра до спеціаліста, який веде облік, відіграє важливу роль у прийнятті рішення, адже якщо софт відповідає його вимогам, найімовірніше, вона підійде і вам».
Як правильно перенести дані зі старої системи в нову?
Щоб уникнути помилок і втрати інформації при переході на нове ПЗ, дотримуйтеся наступних кроків.
- Створіть резервну копію всіх даних у старій системі.
- Очистіть і структуруйте інформацію, видаліть дублікати та виправте неточності.
- Переносьте поетапно: спочатку контрагентів, залишки, документи, а потім операції.
- Перевірте коректність залишків, оборотів і звітності після перенесення.
- Перевірте систему та створіть тестовий документ або звіт.
Ознайомтесь також з нашою статтею, де ми розповідаємо про 9 кроків для переходу на нову облікову систему.
До того ж Олена Шарова рекомендує мігрувати в нову систему на початку звітного періоду. Для підприємців 1–2 груп це зазвичай старт року, а для 3 групи — новий квартал. Однак все ж таки найкраще переходити з 1 січня, щоб почати рік з новою програмою.
Олена зазначила: «Кадровий облік теж варто переносити на старті року. Автоматичного способу імпорту даних із Google Таблиць у систему немає, тому важливо розуміти: старі записи залишаються у попередніх файлах, а новий облік ведеться вже в програмі, починаючи з нового звітного періоду».
Як спланувати міграцію на нове ПЗ?
Перехід на нову облікову систему — це не одноразова дія, а повноцінний проєкт, який потребує підготовки, командної взаємодії та чіткої поетапної реалізації.
Протягом певного часу доведеться працювати паралельно у двох системах. Це може здаватися незручним, але така практика допомагає уникнути втрати даних і забезпечує контроль на всіх етапах.
Олександра Герасименко підкреслює: «Ставтеся до впровадження ПЗ як до проєкту з чітким планом, командою та строками. Залучіть усіх учасників процесу — бухгалтера, менеджерів, технічну підтримку — і розбийте впровадження на блоки, щоб не втратити контроль».
Олександра радить дотримуватись поетапного переходу.
- Робота з документами. Якщо документи в новій системі створюватимуть менеджери, налаштуйте автоматичне надходження заявок із CRM, зробіть поля для заповнення зрозумілими та структурованими — наприклад, назва компанії, товар, ціна та кількість. Також варто обмежити вибір клієнтів і номенклатури, щоб уникнути помилок, та забезпечити швидкий пошук товарів — за групами або в алфавітному порядку.
- Інтеграція з банком. Підключіть банк до ПЗ, щоб платежі автоматично підтягувалися та потрапляли на правильні рахунки. Це потрібно, щоб бачити, як саме формуються проводки, і мати можливість все коригувати.
- Робота з вхідними документами. Додайте системи електронного документообігу. Якщо первинні дані вводяться вручну, визначте відповідальних осіб і послідовність дій.
- Податки, зарплата, аналітика. Після налаштування базових процесів настає етап глибшої роботи з аналітикою. Це включає облік податків, зокрема ПДВ та акцизів, розрахунок і виплату заробітної плати з можливістю інтеграції з банком для автоматичної відправки платіжних відомостей, а також підготовку звітності для контролю та планування фінансових показників бізнесу.
На всіх етапах бухгалтер повинен мати доступ до технічної підтримки, щоб швидко вирішувати запитання, прописати інструкції, створити базу знань для команди.
Важливо, щоб керівник та інші працівники були залучені в процес — це гарантує швидшу адаптацію та ефективність у подальшій роботі.
Олександра Герасименко підкреслює: «Краще розділити процес переходу на 3–5 місяців. Перші 2 місяці — це рутинна робота, інші 2 — перевірка рутинної роботи, податки та зарплата, і останній місяць — це аналітика та звітність».
Чітке планування, командна робота та поетапне впровадження — ключ до успішного переходу на нову облікову систему.
Висновок
Перехід на нову облікову систему може приховувати в собі ризики і здаватись складним, але з правильним підходом і порадами експертів цей процес стає зрозумілим і безпечним. Продумана підготовка, поетапне перенесення даних та підтримка спеціалістів допоможуть бухгалтерам адаптуватися до нової програми. Головне — обрати надійне ПЗ, яке відповідатиме вашим потребам і спростить ведення обліку.
7 днів безкоштовно
Спробуйте всі функції, додайте необмежену кількість користувачів, кредитна картка не потрібна. Після закінчення тестового періоду ви можете оформити підписку і продовжити роботу без втрати внесених даних та виконаних налаштувань.