Правильне ведення податкового обліку вимагає ретельного контролю за всіма розрахунками та звітами. Навіть дрібні недоліки можуть призвести до штрафів, додаткових витрат часу і сил. А в разі податкової перевірки правильність документації та порядок у звітності стають основними показниками стабільності бізнесу.
Разом з Dilovod та експертом з обліку та оподаткування Вікторією Любімцевою розглянемо прості способи уникнення помилок при подачі звітності, підготовки до перевірок і методи, які допомагають оптимізувати ці процеси.
Як запобігти неточностям у податкових документах і виплатах?
Кожен підприємець несе відповідальність за своєчасну та правильну звітність та сплату податків. Будь-які помилки можуть призвести до неприємних наслідків. Саме тому важливо правильно організувати процес та контролювати всі ключові етапи.
1. Моніторте зміни в податковому законодавстві
Оновлення форм звітів чи коригування ставок податків можуть вплинути на правильність поданої документації. Тому своєчасно враховуйте ці зміни у своїй роботі.
Як це зробити?
- Перевіряйте новини на сайті Державної податкової служби України.
- Використовуйте бухгалтерські програми, які автоматично оновлюють дані.
Наприклад, онлайн-бухгалтерія Dilovod завжди відповідає актуальним вимогам законодавства. Усі форми звітів і документів оновлюються автоматично, тож ви можете бути впевнені, що працюєте з найсвіжішими версіями документів. Вам не потрібно шукати та завантажувати їх самостійно.
2. Слідкуйте за термінами подачі звітності
Пропущені строки — одна з найпоширеніших причин накладення штрафів. Навіть один день затримки може обернутися неприємними наслідками для підприємця. Тому тримайте всі терміни під контролем.
Як це зробити?
- Збережіть податковий календар від ДПС. Фіскальна служба регулярно оприлюднює терміни подачі звітності та сплати податків. Додайте їх до свого електронного або паперового планувальника. Це простий, але ефективний спосіб бути в курсі всіх дат.
- Використовуйте програми для моніторингу термінів. Бухгалтерські програми, як Dilovod, дозволяють налаштувати нагадування про наближення строків подачі звітів чи сплати податків. Це допоможе уникнути ризику пропустити важливу дату через щільний графік.
- Враховуйте вихідні дні. Якщо граничний термін припадає на вихідний або святковий день, звітність можна подати наступного робочого дня. Але краще не відкладати це на останню хвилину — технічні збої чи перевантаження системи можуть завадити вчасній відправці.
«Стежте за тим, щоб відправити звітність до податкової служби, в якій ви стоїте на обліку. Якщо надішлете декларацію до іншого відділення, її не врахують, що може призвести до штрафів або виклику на перевірку», — зазначає Вікторія Любімцева.
3. Перевіряйте правильність заповнення форм
Навіть незначна помилка у формі може призвести до відхилення звіту чи додаткових аудитів. Наприклад, неправильно зазначений ІПН або неточний розрахунок податку створюють проблеми для підприємця.
«Якщо ви скористалися правом добровільної сплати ЄСВ у 2024 році, але в додатках до декларації все ж вказали нарахування цього платежу, система автоматично може розцінити це як наявність боргу. Це особливо поширено серед ФОПів, які подають звітність через портал «Дія». У таких випадках можливе блокування рахунку через несплату», — розповідає Вікторія.
Тому, щоб уникнути неточностей дотримуйтесь наступних рекомендацій.
- Перевіряйте вірність даних, реквізитів та сум, які зазначені у формах, перед їх відправкою.
«Дохід, зазначений у декларації, має бути відображений у правильному рядку, що відповідає вашій групі оподаткування. Наприклад, якщо ви ФОП на єдиному податку другої групи, але вказали дохід у рядку для загальної системи, це створює плутанину та привертає увагу податкової», — наголошує Вікторія.
- Використовуйте спеціальні програми, що дозволяють делегувати рутинні обчислення податків та гарантують точність оформлення звітної документації.
До речі, Dilovod автоматично розраховує податки та заповнює звіти на підставі ваших даних. Програма попереджає про можливі помилки і навіть розшифровує окремі показники.
«Декларуйте той дохід, який фактично отримали. Особливо це актуально для ФОПів, які використовують касові апарати. Податкові органи можуть легко перевірити ваші операції через систему РРО. Якщо задекларована сума не відповідає обсягу фактичних надходжень, це викликає підозру та може стати підставою для камеральної або фактичної перевірки», — попереджає Вікторія.
4. Оформлюйте та надсилайте звіти через відповідні програми
Електронне подання звітності — це швидко, зручно й безпечно. Однак навіть тут можливі нюанси: від помилок у передачі до відсутності квитанції про прийняття звіту.
«Наприклад ФОПи, які змінювали групу оподаткування протягом року, інколи подають форму декларації, яка не відповідає їхньому статусу. Наприклад, підприємець змінив третю групу на другу, але подав звітність за третю групу. Це може бути розцінено як помилка, що викличе перевірку», — підкреслює Вікторія.
Як правильно оформлювати та надсилати звітні документи?
- Обирайте програми, як Dilovod, що має перелік основних звітів, та дозволяє формувати й подавати декларації без зайвого клопоту.
- Використовуйте Електронний кабінет платника податків для відправлення інших специфічних документів.
- Переконайтеся, що ви отримали квитанцію про прийняття звіту — це підтверджує, що документація успішно подана.
Навіть найменша неточність у виборі форми декларації чи реквізитах може стати підставою для додаткової перевірки. Переконайтесь, що ваша звітність відповідає поточним умовам оподаткування і заповнена правильно.
5. Перевіряйте стан особового рахунку після сплати податку
Після здійснення платежу переконайтесь, що кошти зараховані на потрібний рахунок. Навіть якщо платіж проведено, бувають випадки, коли гроші не доходять до бюджету через технічні помилки.
Як це зробити?
- Контролюйте стан свого особового рахунку в Електронному кабінеті платника.
- Використовуйте бухгалтерські програми, які синхронізуються з податковими сервісами й відображають статуси платежів.
Наприклад, Dilovod показує стан звітності на всіх етапах: від відправлення до прийняття. Ви також отримуєте квитанції про отримання чи відхилення документів фіскальною службою, що дає впевненість у прозорості всіх операцій.
«Щоб уникнути помилок під час подання звітності, варто звернутися до фахівця у цій сфері. Як мінімум, отримайте консультацію або скористайтеся перевіреними джерелами з покроковими інструкціями заповнення звітів. Адже виправляти неточності, допущені під час подання некоректної звітності, може бути складно й дорого», — зазначає Вікторія.
Як підготуватись до податкової перевірки?
Ключ до успішного проходження інспекції — це розуміння її типів та завчасна підготовка.
Які ж є види податкових перевірок?
- Камеральна інспекція. Це найпоширеніший тип аудиту, який проводять дистанційно, без особистого контакту. ДПС аналізує подані декларації, звітність та інші документи, щоб перевірити їх відповідність законодавству.
- Документальна позапланова інспекція. Таку перевірку здійснюють, якщо податкова отримала скаргу або виявила підстави підозрювати порушення. Це може бути пов’язано зі скаргами контрагентів, невідповідностями у звітності чи іншими факторами.
- Фактична інспекція. ЇЇ проводять без попереднього повідомлення і вона спрямована на контроль господарської діяльності компанії. Зазвичай це стосується питань, які пов’язані із готівковими операціями, касовою дисципліною або дотриманням інших норм під час поточної діяльності.
- Інспекція фізичних осіб. Податкові органи можуть здійснювати контроль зобов’язань фізичних осіб, якщо виникають підозри щодо заборгованості або виявлено невідповідності в декларуванні доходів.
Щоб зустріти податкову перевірку без паніки, дотримуйтесь наступних кроків.
- Проаналізуйте податкову звітність. Перегляньте всі подані декларації та звіти, щоб переконатися, що в них немає помилок чи неточностей. Камеральна інспекція зазвичай фокусується саме на відповідності звітності податковим вимогам, тому цей етап особливо важливий.
- Перевірте наявність усіх документів. Вікторія Любімцева зазначає: «Під час перевірки, яка не була заздалегідь запланована, потрібно мати в наявності всі документи щодо діяльності. Це можуть бути договори, накладні, акти виконаних робіт, податкові накладні, ліцензії (за потреби) чи документи, що стосуються найманих співробітників (якщо вони є). Якщо ваша діяльність відповідає вимогам законодавства, будь-які перевірки будуть менш стресовими. Важливо вести порядок у документах і забезпечувати їх зберігання».
- Підготуйте співробітників. Попередьте своїх працівників про можливий візит податкової служби. Важливо, щоб усі знали, як себе поводити під час перевірки, які документи показувати і кому з інспекторів надавати інформацію.
- Проконсультуйтеся з бухгалтером. Регулярно тримайте зв’язок із вашим бухгалтером. Це дозволить заздалегідь обговорити питання, що можуть виникнути під час інспекції, а також підготуватися до несподіванок.
- Оцініть стан податкових зобов’язань. Завчасно перевіряйте, чи немає у вас боргів. Це можна зробити через електронні сервіси ДПС. У разі виявлення боргу погасіть його до початку аудиту, щоб уникнути штрафів.
- Залучіть юриста за необхідності. Якщо є потенційні ризики або невідповідності в документах, краще проконсультуватися з податковим юристом. Спеціаліст допоможе підготуватися до інспекції та мінімізувати можливі негативні наслідки.
Завжди зберігайте спокій і впевненість під час аудиту. Усі дії інспекторів мають бути обґрунтованими, тому не соромтеся уточнювати, на яких підставах проводиться перевірка і які документи їм потрібні.
Висновок
Уникнення помилок у звітності та успішна підготовка до аудитів — результат системного підходу та уважного ставлення до деталей.
Автоматизація облікових процесів значно полегшує цю роботу. Сучасні бухгалтерські програми, як Dilovod, допомагають не тільки звести до мінімуму людські помилки, але й забезпечують оперативний доступ до необхідної інформації. Це особливо важливо під час взаємодії з податковими органами.
Належне зберігання документів, чіткий порядок у звітності й використання актуальних технологій — запорука стабільної роботи бізнесу та впевненості в будь-яких обставинах.