Чому облік на папері — це дорожче, ніж здається
Деякі бізнесмени-початківці очікують, що витрати на облік не мають перевищувати вартість нового зошиту, а відмова від облікових програм навпаки допомагає зберегти бюджет. Проте з масштабуванням бізнесу та накопиченням даних вести облік власноруч стає все складніше. Звідси витікають касові розриви, відсутність чіткого планування тощо. Тож чи дійсно варто вести облік на папері, якщо ціна помилки постійно зростає?
Чому підприємці ведуть облік на папері
Для ручного обліку заводиться спеціальний зошит або книга. Які переваги такого обліку?
Це звично. Так робили із покоління в покоління.
Це просто. Не потрібно спеціальних навичок. Лише блокнот і ручка.
Це дешево, на перший погляд. Витрати лише на зошит.
Але на цьому плюси закінчуються. Перейдемо до мінусів.
До чого призводять спроби заощадити на обліку
Спочатку здається, що облік на папері — це простий та бюджетний шлях. Проте, навіть невелика помилка у цифрах може суттєво спотворити фінансовий звіт і передати власнику неточну інформацію про стан компанії.
Відсутність ефективної системи контролю часто призводить до зайвих витрат, зокрема:
- Неправильне управління залишками товарів на складі призводить до відсутності частини асортименту або, навпаки, до надмірних залишків, в яких «заморожені» грошові кошти.
- Спонтанне та нераціональне використання грошових коштів призводить до касового розриву.
- Некоректні дані у звітах погіршують якість стратегічних рішень. Наприклад, невірний розрахунок доходу може призвести до помилкової оцінки рентабельності бізнесу.
- Помилки в розрахунках кредиторської та дебіторської заборгованості спричиняють затримки в отриманні платежів або у сплаті рахунків.
Наведемо простий приклад. Власник будівельного магазину веде облік у зошиті і через велику кількість даних робить помилку у залишках на складі. Він відзначає певний товар як відсутній, хоча насправді цей товар був у наявності. Невелика помилка призводить до втрати продажів, зменшення лояльності клієнтів, а можливо і надмірної закупівлі товару, якого і так достатньо.
Автоматизація обліку дозволяє уникнути подібних помилок та заощадити час, а впровадження ефективної програми обліку стає ключовим елементом в управлінні підприємством.
Коли час задуматись над автоматизацією
Краще подумати про облік заздалегідь — на початку створення вашого бізнесу. Але якщо ви вже ведете облік на папері, як зрозуміти, що використання автоматизації більше не можна відкладати? Ось кілька сигналів:
— у вас збільшується кількість клієнтів і замовлень;
— розширюється асортимент товарів;
— немає впевненості, що поточний облік ведеться правильно;
— збільшується кількість помилок;
— немає розуміння, хто з менеджерів працює краще і робить більше продажів;
— ви не можете чітко зрозуміти скільки ви заробили чи втратили грошей.
Якщо у вас невелика компанія і ви працюєте самостійно, на початковому етапі справді можна фіксувати ключові фінансові показники власноруч. З розширенням персоналу, появою більшої кількості клієнтів і товарів, вам буде потрібно накопичувати інформацію.
З блокнота ви не зможете зрозуміти, який товар приносить більший прибуток з урахуванням усіх накладних витрат на придбання та реалізацію. Або хто з менеджерів продає більше і як правильно розподілити винагороду між працівниками. У таких випадках допоможе лише спеціальна програма для обліку.
4 причини перейти на бік автоматизації
1. Економія часу. Завдяки програмі всі рутинні, монотонні та трудомісткі справи виконуються швидко та легко. Наприклад, складання звітів займає кілька секунд замість годин.Теж саме стосується процесів інвентаризації, списання та переміщення товару.
2. Збільшення швидкості обробки замовлень. Процес обслуговування клієнтів значно пришвидшується.
3. Усі дані під рукою. Програма легко синхронізується з будь-якими пристроями: ви зможете переглядати всю необхідну інформацію в будь-якому місці, де є інтернет.
4. Скорочення витрат. До того ж маючи докладну аналітику, можна легко відслідковувати надмірні витрати та скорочувати їх.
Завдяки автоматизації рутинних процесів з Dilovod ви зможете вести облік товарів з різновидами, відстежувати оплати в режимі онлайн, планувати закупівлю товарів у постачальників — все в одній програмі. Просте, надійне, актуальне рішення з оперативною підтримкою, регулярними оновленнями та автоматичним копіюванням даних на резервні сервери. В онлайн-бухгалтерії можуть працювати декілька користувачів одночасно, що спрощує ведення обліку і заощаджує особистий час.
З Dilovod ведення обліку стає легким та зрозумілим. Спробуйте вже зараз за допомогою демонстраційної версії.