9 кроків для переходу на нову облікову систему
Підготовка до переходу
Перехід на нову систему здається складним завданням, але за допомогою ретельної підготовки та чіткого планування його можна здійснити без проблем.
Крок 1. Визначтесь з необхідними ресурсами
Визначте, як ви будете здійснювати перенесення даних: самостійно, за допомогою служби підтримки чи потрібно буде додатково залучати програмістів. На це рішення зазвичай впливають три фактори - обсяг даних для перенесення, різноманітність видів цих даних, та необхідність розробки чи підключення інтеграцій:
Тут треба враховувати, що процес перенесення даних у нову програму повинен займати не більше декількох днів, а краще — декількох годин.
Крок 2. Сплануйте перенесення даних
Залежно від обраного варіанту, ретельно сплануйте перенесення даних. Визначте, хто відповідатиме за цей процес, встановіть терміни виконання, оцініть вартість та вирішіть, чи потрібно замовляти розробку додаткових механізмів.
Крок 3. Протестуйте перенесення даних
Спробуйте самостійно завантажити дані або доручіть програмістам виконати тестове перенесення. Порівняйте дані в старій і новій системах. Особливо зверніть увагу на перенесені залишки товарів, заборгованості та відпускні ціни.
Крок 4. Підготуйте та навчіть співробітників
Запропонуйте співробітникам навчання з нової облікової системи, щоб вони могли швидко її освоїти та розпочати роботу. Забезпечте доступ до ресурсів і підтримки, щоб працівники могли отримувати відповіді на запитання та вирішувати всі проблеми, які можуть виникнути.
Крок 5. Протестуйте програму на тестових даних
Спочатку всім працівникам потрібно назначити права доступу. Потім кожен співробітник, який працює в програмі, повинен протестувати її можливості. Згодом зберіть зворотний зв’язок та визначте обсяг необхідних доопрацювань.
Повторюйте кроки 2, 3 та 5, поки не отримаєте задовільний результат.
Крок 6. Визначте дату переходу на нову програму
З обраної дати всі поточні операції, включаючи документообіг (рахунки, накладні, оплати, касові операції та інше), повинні вводитися виключно в новій системі. Від цього моменту співробітники, що відповідають за внесення оперативних даних, повинні перестати користуватися старою програмою і перейти до роботи лише з новою.
Порада: оптимально проводити перехід на нову систему у вихідні дні, коли навантаження на бізнес знижене, щоб перехід відбувся плавно.
У день переходу
Перед початком переходу переконайтеся, що ви виконали всі кроки, описані в попередніх розділах.
Крок 7. Збережіть резервні копії даних і закрийте можливість змін у старій програмі
Перед початком переходу обовʼязково зробіть повні та надійні резервні копії. Це необхідний крок, який допоможе уникнути втрати потрібної інформації в разі непередбачених ситуацій, як-от технічні збої або помилки під час процесу міграції даних.
Крок 8. Підключіть працівників
Перенесіть актуальні дані в нову програму. У першу чергу почніть з підключення операційних користувачів, як-от відділи продажів, касири та комірники. Це ті, хто використовує програму найчастіше. Після того, як операційні користувачі успішно розпочали роботу, можна переходити до підʼєднання решти працівників.
Крок 9. Визначте успішність переходу
Оцінюйте роботу нової системи протягом перших декількох годин, днів, тижнів і місяців. Мета цього кроку — ідентифікувати будь-які проблеми та внести необхідні корективи.
Це допоможе вам визначити, що було зроблено добре, а що можна покращити в майбутньому.
Підбийте підсумки
Після впровадження нової системи потрібно моніторити її роботу та вносити необхідні корективи. Це важливо робити протягом перших декількох тижнів, а іноді й місяців після встановлення, щоб виявити та виправити проблеми, які можуть виникнути.
Згодом перевірте, чи досягли ви всіх цілей, які ви ставили при виборі нової програми. Оцініть бюджети, відзначте працівників, які брали активну участь і допомагали з переходом.
Проведіть оцінку результатів і виявіть сильні та слабкі сторони. Для подальшого вдосконалення процесів обліку в бухгалтерії зверніть увагу на недоліки, розробіть стратегію їх вирішення та впровадьте необхідні зміни.
Як відбувається перехід на Dilovod
Перехід на Dilovod зазвичай можливий без залучення дорогих спеціалістів.
Ось як ми можемо вам допомогти:
Більшість всіх робіт ми виконаємо безкоштовно. А головне, що служба підтримки буде завжди поруч, ви зможете звернутися у робочий час та одразу отримати консультацію або замовити зворотний дзвінок безпосередньо з програми. Таким чином, ми гарантуємо плавний і зрозумілий перехід на нашу систему.
Dilovod є комплексним рішенням, яке дозволить об’єднати роботу всіх працівників вашої компанії в одній системі.
Онлайн-бухгалтерія Dilovod поєднує в собі можливості автоматизованих програм та хмарних сервісів та надає всі необхідні інструменти для ведення бухгалтерського та управлінського обліку. Dilovod розроблена з максимально зрозумілим інтерфейсом та підказками. Більшість даних вносяться автоматично на основі первинних документів, що значно зменшує ризик помилок.
Dilovod — ваш надійний партнер у веденні обліку, який допоможе зекономити час, гроші та уникнути помилок.